数智化下财务人员转型问题及对策研究

引言20世纪80年代，IT技术的发展显著提高了企事业单位工作的效率，但随着业务的复杂性和管理要求的精细化，企业逐渐从“数字化”加速向“数智化”演进。近年来，国务院出台了《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》等红利政策，掀起了数智化时代的浪潮，如何充分利用信息化数据向智能化迈进，实现数据业务化成为当下的热点。随着信息技术的发展，云计算、物联网、人工智能的不断成熟，企业中不乏数据共享和信息化平台建设的优秀案例，也为高校财务数智化提供了变革方向。近年来，高校财务信息化改革也不断深入，有关高校财务信息化建设的文章逐年增加，但是大部分研究主要从宏观层面进行分析，从高校财务信息化平台建设、创新管理模式、构建高校内控体系等角度进行探索，相对比较笼统。因此本文拟以A高校为例，深入剖析了A高校财务管理面临的挑战，针对财务人员所处的困境，借助智能问答、差旅平台、智能预警和共享服务中心等信息技术帮助高校财务人员摆脱“忙”“茫”“盲”的困境，并给出财务人员转型的具体对策，以期能加快A高校财务转型的进程，降低财务风险，提高办事效率，进而为高校高质量发展提供支持。一、A高校财务管理现状分析（一）A高校简介A高校是江苏省省属高校，入选江苏省中国特色高水平高职院校，全校占地825亩，固定资产约9亿余元，办学条件优越，师资力量优良，共有教职工700多名，在校学生约1.3万余人。该校财务处设有结算科、综合科和预决算科共3个科室，共计13名会计人员，其中硕士学历6人，副高及以上职称5人，90后4人。近年来，该校财务处不断加强信息化建设，努力实现“数据多跑路，师生少走路”的服务宗旨。随着信息化技术的不断发展更新，该校财务处引进了预约报账系统、电子发票系统、缴费平台、薪酬系统、预决算系统等服务系统，基本实现线上报销、线上审批、零接触投递、自动生成凭证，一定程度上减轻了财务工作者的工作压力，但随着高校经费支出的不断增长，原有的财务管理模式也暴露出诸多问题，如何推动财务管理转型、优化财务服务模式、构建新的财务管理体系，成为该校财务处面临的挑战与契机。（二）A高校报销流程A高校目前是将报销业务分为日常报销业务、差旅业务、酬金业务和借款业务四个业务类型。教职工通过在线填写报销单并上传报销附件材料，经证明人、负责人（项目负责人、各级领导）在线审批后，打印预约报销单，并粘贴报销附件材料；扫描报销单二维码，装袋后把报销材料投递进财务专用投递柜；财务处定期取出投递柜中报销单，分配给制单会计人员；制单会计人员审核报销单后通过输入预约单号自动生成双分录会计凭证，打印会计凭证；传递给复核岗会计人员，经过再次复核后交由出纳支付该笔报销。尽管近两年来A高校基本实现了零接触审批、零接触投递，但是需要高校教职工到校完成报销单的投递，尤其是当新冠肺炎疫情封校时当前报销模式的问题也逐渐暴露出来。（三）A高校财务管理面临的挑战随着高校教育经费支出的不断增长，A高校总支出从2017年2.6亿元增长到2021年的3.1亿元。与此同时随着信息技术的发展应用，A高校近年来引入了电子发票查重系统、缴费平台等多项新系统，系统的设置和维护管理不再完全依赖服务商，系统管理员岗位应运而生。2019年《政府会计制度》改革落地，重构了会计核算模式，是2015年以来又一次全新变革，“双功能”“双基础”“双报告”的核算模式让会计人员不得不重新学习。2020年省教育厅发布的《全面实施预算绩效管理的通知》（苏教财函〔2020〕52号）对预算绩效管理提出明确要求。逐年增加的财务业务活动和外部环境变化带来的更高要求，A高校并未增加财务处会计人员数量，因此财务处会计人员面对更加复杂多变的工作倍感压力，又不得不加快自身转型以应对新形势。二、财务转型视角下A高校财务工作的困境财务人员处于“忙”“茫”“盲”的困境中。“忙”是因为财务人员似乎总有忙不完的工作，A高校财务处13人，结算科6人，一半以上的财务人员疲于应付日常报销，尽管信息化技术的提高，能自动生成双分录凭证，但是原始单据的审核仍依赖财会人员的经验判断，发票是否合规？发票有无过期？该笔报销缺少哪些附件等等，都需要制单人员仔细核对，发现问题需要与报销人取得联系解释原因。即使系统能根据报销单自动生成凭证摘要，一般也需要制单人员再次完善或精简修改，并不能真正实现一键生成保存。此外，报销的教职工中部分是科研岗、教师岗，他们专注于自身的专业领域，对于报销知识不是很了解，在填写报销单时需要财务人员予以指导辅助。财务人员的日常基本在审核制单、解答老师关于报销的疑问和查账中度过，从事的仍主要是低附加值的工作，无法体现财务真正的价值。“茫”是指财务人员看不清现在，对未来感到迷茫。主要因为现在对数据信息要求更高、更加精细化、时效性更强，高校财务人员经常要应学校、省教育厅、财政厅要求及时提供财务信息数据，填写各种各样的报表和表格，但是由于报表中某些数据通常需要人事处、科技处、教务处等部门协同完成填写，各部门系统间并未实现数据同源，因此在申报填写时往往需要反复确认核对增加财务人员的工作量，也使得财务人员对高校家底并不完全了解，不能辅助高校管理层提供准确标准的决策信息。对未来感到迷茫是因为数智化时代背景下，高校对财务的需求由传统的做账稽核变为管理会计、数据分析挖掘和战略财务等复合型人才，“财务转型”“业财融合”成为高频词汇和研究热点，但是大部分研究仍为理论研究，或偏向企业财务转型，高校弱化了财务在单位的战略地位，并未针对财务人员进行转型培训或信息技术培训，财务人员不知道如何应对外部环境变化，而对未来深感担忧和迷茫。“盲”是指财务人员把控不了风险，统筹不了资源。财务是内部控制的关键一环，一般各高校也都由财务处牵头完成内部控制工作，但在实际操作中，财务处主要采用线下梳理内控风险点，宣传内控知识，并未从源头上控制风险。内部控制要想落实落细，需要“人防”+“技防”双重手段进行严防，以信息化技术为内控实施保驾护航，降低人为因素干扰。但目前高校信息化水平较低，各部门系统间还存在信息壁垒，内控常态化亟待实现。统筹不了资源是指高校业财融合程度较低，系统集成度低，信息无法共享，各个系统的数据间难以相互支撑，因此财务想要做全面的数据挖掘分析有一定难度，无法实时反馈全校经济活动动态，难以为领导决策提供有力的数据支持。目前的财务分析还主要停留在从财务系统导出数据提供各部门经费执行率，缺乏更深层次的财务分析，以优化高校教育资源分配，统筹使用教育经费，实现高校平稳长期健康发展。正是由于财务人员处于“忙”“茫”“盲”的困境中，高校财务转型才迫在眉睫，如何利用当前信息化技术，帮助财务人员从“忙”中解脱出来；高校可以做出哪些改变，帮助财务人员看清财务转型所需，理清职业规划，提升自身素质助力业财融合，不再对未来感到“茫然”；如何整合各个系统，做好风险防范，让财务人员不再“盲目”。三、A高校财务转型的保障及对策（一）A高校财务转型的技术保障企业财务转型进行得如火如荼，高校也应该加紧信息化建设的步伐，紧跟时代潮流，学习企业财务转型成功经验，合理布局高校智能财务建设，以技术赋能高校财务发展。根据A高校财务管理现状，可以通过以下技术减轻财务人员工作压力，提高财务服务水平和服务满意度。1.智能问答财务人员“忙”的一部分原因是需要在QQ、企业微信和电话中不断解答教职工关于报销、预算等方面的疑问，而很多问题是重复或相似的，智能问答平台的出现，可以从一定程度上帮助财务人员从烦琐重复的问答中解脱出来。通过梳理业务大类、常问问题和当前热点，教职工可以在智能问答平台自助获取答案。智能问答的知识库一方面可以由财务人员根据制度和当前热点不断更新完善，另一方面也可以通过机器自我学习，将服务咨询的经验不断扩充问答知识题库，完成自身优化。通过与财务公众号、官网链接，方便教职工随时随地查询财务报销相关知识。2.差旅平台差旅报销业务是高校财务报销中最常见的业务之一，由于差旅报销附件多、票据粘贴杂乱导致财务人员审核起来较为费力，加上涉及补贴、住宿标准等要素的计算导致退单率高，降低了报销效率。智能差旅平台通过对接OA出差审批，自动获取教职工出差审批单，并于第三方商旅服务平台签订战略合作协议，教职工可在商旅服务平台完成订车票、住宿、租车，财务处定期与该平台服务商进行结算，教职工行程结束后一键生成报销单，免去人工填写的计算错误，简化报销手续，提高教职工报账效率。此外，由于全流程在线完成，提高了报销业务透明度，保障了财政资金安全。3.智能预警财务报销主要依赖财务人员人工审核，因此财务人员要熟悉并不断学习各部门和财务报销相关的最新制度，熟悉并牢记报销审核点，近几年高校支出不断增加，报销单据显著增多，高强度、高压力的财务制单工作压得财务人员喘不过气。通过把智能预警系统嵌入内控系统和报销系统中，系统智能判断报销的真实性、内容合规性、时间合理性和逻辑合理性，并把制度红线通过预警的方式予以提醒警告，报销人员在提交报销单时系统判断是否触发报销预警规则，在事前予以提醒制止。在财务人员制单时仅需要判断难以用系统审核的特殊情况，在事中完成风险控制，提高财务人员工作效率。4.共享服务中心为打破高校各部门系统间信息沟通壁垒，提高数据信息准确性，高校可以模仿企业建立共享服务中心，通过接口平台搭建一套完善的数据标准体系，有效融合教务、人事、资产、科研等非财务系统数据，在共享服务中心内部实现全数据查阅分析，减少信息沟通成本，让财务人员有机会以战略角度进行全校数据分析，加强成本控制，提高高校资金使用效益。（二）A高校财务转型的具体对策1.强化财务在学院中的战略地位信息化助力财务管理服务水平不断提升，真实、准确且详细的财务数据分析可以为高校决策管理提供辅助支持。高校领导要积极探索，不断深化业财融合，重新定位高校财务的地位，将财务职能上升到深层次的战略服务上，同时重视财务发展。加强职能财务建设以优化财务管理模式，强化财务数据挖掘分析能力，动态追踪全校经济活动，把控财务资金流向，强调成本管控，进而合理配置高校资源，实现高校高质量发展。2.提高财会人员素质由于高校财务人员对处于“茫”然的状态，理不清现在，看不清未来，所以较为抵触财务转型，而财务转型是高校财务发展的必然趋势，因此高校可以通过培训，让财务人员了解财务信息化转型是解放财务人员，让他们有更多精力参与到信息化建设中，从事高附加值的财务工作，让他们消除排斥心理，积极参与到财务转型中去。此外，高校可以请有成功转型经验的企业财务负责人开展讲座，理清财务人员当前需要学习哪些知识，通过培训提高财务人员分析、运维能力，帮助财务人员从核算会计转为管理会计、战略会计，帮助学校管好钱，控好风险。3.完善财务人员队伍建设财务人员对财经知识掌握较好，但是对于如何用信息系统控制风险，如何统计分析统筹管理，财务人员依然是盲目的，术业有专攻，因此，高校应该加强财务处统计学、计算机专业等人才储备，优化人才结构，以弥补财务人员专业的局限性。随着财务信息系统的增加，系统、网络安全风险值得关注，财务队伍有了计算机专业人员的加入，可以进一步改善单纯依赖第三方软件商维护系统的尴尬处境。而统计专业的人才可以辅助生成多维度的数据分析报告，提高信息处理质量，提高资金使用效益，助力高校高质量发展。结语财办会〔2021〕39号《会计信息化“十四五”规划》对财务信息化建设提出更高要求，高校作为教育、科研重点，财务作为其经济管理的基础，承担着内控规范、经费使用安全、服务广大师生的重任，就好比车之两轮，鸟之双翼。随着信息化技术的不断成熟，传统的财务管理方式已经不能适应当前高校所需，高校财务管理改革是高校治理现代化的内在要求，也是促进高校健康发展的必然选择。高校数智化转型摸索前进