大学会议中心管理制度

大学会议中心管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范大学会议中心的管理工作，提高会议效率，确保会议质量，促进决策的科学化、民主化。会议管理应遵循公正、公开、高效、节俭的原则。

第二条适用范围

本制度适用于大学会议中心内所有会议的组织、召开、管理及服务工作。包括但不限于校务会议、学术会议、教职工大会、学生代表大会等各类校内会议。

第三条会议分类

根据会议的性质和内容，会议分为以下几类：

1.决策性会议：讨论和决定学校重大事项、政策的制定与修订等。

2.学术性会议：交流学术研究成果，探讨学术问题等。

3.工作性会议：布置、落实、检查和总结各项工作。

4.交流性会议：加强各部门、各单位之间的沟通与协作。

第四条组织机构

会议中心设立会议管理领导小组，负责会议中心的全面工作。领导小组下设会议筹备组、会议服务组、会议纪要组、会议室管理组等，具体负责会议的组织、服务、记录和设施管理等工作。

第五条责任追究

会议中心工作人员应严格遵守本制度，如有违反，将按照学校相关规定追究责任。

第六条制度修订

本制度根据学校发展需要和实际情况适时进行修订，修订程序按照学校相关规定执行。

第七条解释权

本制度的最终解释权归大学会议中心所有。如有疑问，请向会议中心咨询。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.1会议主题与目的：会议召开前，应明确会议主题和目的，拟定会议议题，确保会议内容具有针对性和实用性。

1.2会议通知：提前向与会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员、注意事项等。

1.3会议材料准备：根据会议主题和议程，整理会议材料，并在会前分发给与会人员。

第二条会议召开

2.1会议签到：会议开始前，与会人员需签到，确保会议出席情况的真实性。

2.2会议议程：会议按照预定议程进行，主持人负责引导会议进程，确保会议议题的充分讨论。

2.3会议发言：与会人员应围绕会议主题和议题发言，做到观点明确、条理清晰、言简意赅。

第三条会议决策

3.1投票表决：对于需要决策的事项，采取无记名投票或记名投票方式进行表决，根据表决结果形成会议决策。

3.2决策公示：会议决策结果应在会议结束后及时公示，接受全校师生的监督。

第四条会议记录

4.1会议记录：指定专人负责记录会议过程，包括会议议题、与会人员发言、表决结果等。

4.2会议纪要：根据会议记录整理会议纪要，会议纪要应真实、全面、准确地反映会议内容。

第五条会议总结与反馈

5.1会议总结：会议结束后，组织者应对会议进行总结，分析会议效果，总结经验教训。

5.2会议反馈：与会人员可就会议组织、会议内容等方面提出意见和建议，以促进会议质量的提高。

第六条会议资料的归档与保管

会议结束后，将会议通知、会议材料、会议纪要等相关资料进行归档，并按照学校档案管理规定进行保管。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的审批与发布

会议纪要需经过会议主持人或相关部门负责人的审批，确保纪要内容准确无误。审批通过后的会议纪要应及时发布给所有与会人员，并在必要时公开给全校师生。

第二条任务分工与责任到人

根据会议纪要的内容，明确各项任务的责任人和完成时限。将任务分解至各个相关部门和人员，确保每一项决策都有人负责执行。

第三条执行情况的跟踪

建立会议决策执行情况的跟踪机制，定期检查任务进度，确保会议决策得到有效实施。对于执行中出现的问题，应及时上报并寻求解决方案。

第四条反馈与协调

对于执行过程中出现的争议、难题或跨部门的协调问题，应设立专门的协调机制，及时召开协调会议，确保问题得到快速解决。

第五条进度报告与评估

责任人需定期向会议管理领导小组提交任务执行进度报告。会议管理领导小组应定期对会议决策的执行情况进行评估，评估结果作为考核相关责任人的依据。

第六条结果的公示与监督

会议决策执行结果应在适当范围内进行公示，接受广大师生的监督。对于重大决策的执行结果，应通过学校公告或新闻发布等形式，向全校师生公开。

第七条后续整改与持续改进

根据执行结果和反馈意见，对存在的问题进行整改，完善相关制度和工作流程，确保会议决策的长期有效实施和持续改进。

第八条档案管理

会议纪要及其跟踪落实的相关资料应作为重要档案进行管理，按照学校档案管理的相关规定，做好归档和保存工作，以备查阅。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

会议室使用需提前预订，预订时应提供会议名称、时间、参会人数等信息。会议室预订遵循先到先得的原则，会议中心有权根据实际情况调整会议室分配。

第二条会议室设施管理

2.1设施检查：会议前应检查会议室内的设施设备，包括音响、投影、空调、照明等，确保设施正常运行。

2.2设施使用：与会人员应正确使用会议室设施，如有损坏，需按学校规定赔偿。

第三条会议室卫生与布置

3.1卫生管理：会议室应保持整洁卫生，会议前后应进行必要的清洁工作。

3.2布置要求：会议室布置应简洁大方，符合会议性质和氛围，未经许可不得随意更改室内布局。

第四条会议室安全

4.1安全检查：会议前应进行安全检查，确保会议室无安全隐患。

4.2疏散演练：定期进行会议室疏散演练，提高与会人员的安全意识。

第五条会议期间管理

5.1保持安静：会议期间，非与会人员不得擅自进入会议室，确保会议顺利进行。

5.2会议服务：会议服务人员应做好会务工作，包括茶水服务、资料分发等，为与会人员提供良好会议环境。

第六条会议室使用后的整理

会议结束后，责任人应确保会议室内的设施关闭，资料归档，会议室恢复原状，并告知会议中心管理人员。

第七条违规处理

违反会议室管理规定的行为，