人才驿站会议室管理制度

人才驿站会议室管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保人才驿站会议室（以下简称“会议室”）的有效管理与合理使用，提高会议效率，制定本管理制度。本制度遵循公开、公平、高效、节约的原则，保障驿站各项会议的顺利进行。

二、适用范围

本管理制度适用于在人才驿站会议室召开的各种形式的会议，包括但不限于座谈会、培训会、研讨会等。

三、会议分类

1.固定会议：按照驿站工作计划定期召开的会议；

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议；

3.大型会议：参会人数较多，需提前申请的会议。

四、责任部门

1.驿站综合管理部门负责会议室的日常管理、维护及预约工作；

2.驿站各部门负责本部门会议的召开及会议纪要的跟踪落实；

3.驿站领导负责审批会议室预约申请及监督会议管理制度执行。

五、会议室使用原则

1.优先保障固定会议和大型会议；

2.鼓励各部门共享会议室资源，提高使用效率；

3.会议室使用需遵循预约制度，未经预约不得擅自使用；

4.会议室使用过程中，应爱护公物，保持环境整洁。

六、制度执行与监督

1.驿站各部门应严格遵守本管理制度，如有违反，将视情节给予相应处理；

2.驿站综合管理部门应加强对会议室的管理与监督，定期检查设备设施，确保会议室的正常使用；

3.驿站领导应加强对会议管理制度的宣传与教育，提高全体员工遵守制度的自觉性。

本章内容旨在明确会议室管理的基本原则和责任分工，为后续章节的具体规定提供指导。请各部门认真贯彻执行，共同维护驿站会议秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人应根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，制定会议议程。

2.提交会议申请：会议发起人向综合管理部门提交会议申请，内容包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.审批会议申请：综合管理部门收到会议申请后，进行审批，确认会议室是否可用，并在1个工作日内给予答复。

4.通知参会人员：会议申请批准后，会议发起人应及时通知参会人员，确保相关人员按时参加。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议负责人需做好签到记录。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程逐项进行讨论，鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.会议主持人负责把控会议进程，确保会议内容紧扣主题，避免跑题和拖延。

三、会议记录与纪要

1.指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论和待办事项。

2.会议结束后，会议记录人应在2个工作日内整理出会议纪要，提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，将会议纪要发送给参会人员，并抄送相关部门。

四、会议决策执行与跟踪

1.各部门根据会议纪要中确定的待办事项，制定执行计划，明确责任人、完成时间和验收标准。

2.会议发起人负责跟踪督促待办事项的执行进度，确保会议决策得到有效落实。

3.各责任部门应定期向会议发起人报告待办事项的执行情况，直至完成。

本章详细阐述了会议的筹备、召开、记录与纪要以及决策执行与跟踪等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。各部门应严格按照本章规定执行，确保会议目标的实现。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应准确反映会议的讨论内容、决策结果和具体的行动措施。

2.会议纪要的整理应清晰、条理分明，便于参会人员理解和执行。

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，应及时通过邮件、内部通讯平台等方式发布给所有参会人员和相关利益方。

二、会议纪要的审批与确认

1.发布会议纪要前，应由会议主持人或指定负责人进行审批，确保纪要内容的准确性和完整性。

2.会议纪要发布后，参会人员应对纪要内容进行确认，如有异议或补充，应在1个工作日内提出。

3.会议纪要的最终版本需得到会议主持人的再次确认，并作为后续执行的依据。

三、行动措施的分解与责任分配

1.根据会议纪要确定的行动措施，各部门应将其细化为具体的任务，明确每项任务的责任人、完成时间节点和预期成果。

2.责任人应清晰了解自己的任务要求，并承诺按计划执行。

四、执行进度的监控与报告

1.会议发起人或指定跟踪人应定期检查行动措施的执行进度，确保各项任务按时完成。

2.责任人应定期向会议发起人报告任务进展情况，对于执行中遇到的问题和困难，应及时沟通并寻求解决方案。

3.对于关键任务或重要问题，可设立专项会议进行讨论和决策，确保问题得到及时解决。

五、结果评估与反馈

1.任务完成后，责任人应提交成果报告，会议发起人应对执行结果进行评估。

2.对于执行效果良好的措施，应给予肯定和奖励；对于执行不力的，应分析原因，制定改进措施，并在后续工作中予以落实。

3.评估结果和改进措施应记录在案，作为未来工作的参考。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，确保会议决策不流于形式，而是转化为实际行动和成果。各环节的严格执行是提高会议效率和执行力度的关键。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向综合管理部门预约会议室，并提供会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.预约确认：综合管理部门收到预约申请后，应在1个工作日内进行确认，如有冲突，需与申请部门协商解决。

3.会议室使用：会议开始前，预约部门应确保会议室整洁，并按照预定时间开始使用。会议结束后，应恢复会议室原状，关闭设备电源，确保门窗关闭。

二、会议室设备管理

1.设备维护：综合管理部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.使用培训：对于专业设备，综合管理部门应提供使用培训，确保各部门能正确操作设备。

3.故障处理：如遇设备故障，综合管理部门应及时联系维修人员处理，确保会议顺利进行。

三、会议室环境卫生

1.会议室卫生：综合管理部门应定期对会议室进行清洁，保持环境整洁。

2.会议期间卫生：参会人员应保持会议室卫生，不乱丢垃圾，不在室内吸烟。

3.突发事件处理：如会议期间发生卫生问题，综合管理部门应立即处理，确保会议正常进行。

四、会议室安全管理

1.人员安全：会议期间，参会人员应遵守安全规定，注意人身安全。

2.信息安全：会议内容涉及敏感信息时，参会人员应遵守保密规定，防止信息泄露。

3.紧急疏散：综合管理部门应制定会议室紧急疏散方案，并在会议开始前告知参会人员。

本章详细阐述了会议室的预约与使用、设备管理、环境卫生和安全管理等方面的规定，旨在为会议室的管理提供明确指引，确保会议室的高效、安全、整洁使用。各部门应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常运行。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度的解释权归人才驿站综合管理部门所有。

三、各部门可根据本管理制度制定实施