上海会议室管理制度

上海会议室管理制度上海会议室管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室管理，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及会议室的管理。

第三条基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节约的原则。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，确保会议内容的针对性和实用性。

3.与会人员应按时参加，遵守会议纪律，积极参与讨论。

第四条职责分工

1.会议组织部门：负责会议的筹备、通知、组织、主持等工作。

2.行政部门：负责会议室的日常管理、维护、预定等工作。

3.与会人员：按时参加，积极参与，遵守会议纪律。

第五条会议分类

1.公司级会议：全体员工或各部门负责人参加的会议。

2.部门级会议：各部门内部召开的会议。

3.项目级会议：针对特定项目召开的会议。

第六条会议召开时间

1.定期会议：按照公司规定的时间周期召开。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开。

第七条会议通知

会议组织部门应在会议召开前，通过邮件、电话或其他方式，向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

第八条会议记录

会议组织部门应指定专人负责会议记录，确保会议内容的完整性、准确性。

第九条本制度的解释权归公司行政部门所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议目的和议题：会议组织者应明确会议的目的，拟定会议议题，并根据议题准备相关资料。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议议题制定详细的会议议程，包括会议主题、各议题讨论时间、发言人等。

3.确定与会人员：根据会议性质和议题，明确与会人员范围，并向相关人员发送会议邀请。

4.会议室预定：会议组织者需提前向行政部门预定会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

二、会议通知

1.会议通知内容：包括会议时间、地点、议程、与会人员、会议主持人等。

2.通知方式：通过邮件、电话、即时通讯工具等多种方式通知与会人员。

3.通知时间：会议召开前至少3个工作日发送会议通知，特殊情况除外。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在会议签到表上签到。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

3.会议发言：会议发言人应按照议程顺序发言，发言内容应简明扼要，突出重点。

4.会议讨论：与会人员可就会议议题展开讨论，提出建议和意见。

四、会议记录

1.会议记录人：会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议议题、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录要求：会议记录应真实、准确、完整，字迹清晰。

3.会议记录归档：会议结束后，会议记录应及时整理归档，以备查阅。

五、会议决策

1.会议决策依据：会议决策应基于充分讨论和民主集中原则。

2.决策结果：会议主持人应总结会议讨论结果，形成决策意见。

3.决策通报：会议决策结果应及时通报全体与会人员，并按要求进行公示。

六、会议结束

1.会议总结：会议主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策事项和下一步工作要求。

2.会议散会：会议结束后，与会人员应有序离开会议室，关闭电源、投影仪等设备，保持会议室整洁。

七、会议后续工作

1.会议纪要：会议记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给与会人员。

2.任务分工：会议组织者应根据会议决策，明确任务分工，确保会议决策的落实。

3.跟踪落实：会议组织者应对会议决策的执行情况进行跟踪，并及时向公司领导汇报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要编制：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要审核：会议纪要完成后，需提交给会议主持人进行审核，确保纪要内容符合会议实际情况。

3.发布会议纪要：审核通过的会议纪要应以书面形式发送给所有与会人员，以便各方了解会议决策和任务分工。

二、任务分工与责任落实

1.明确任务分工：会议组织者应根据会议纪要中的决策内容，明确各相关部门和人员的具体任务分工。

2.责任到人：将每项任务明确到具体责任人，确保任务有人负责，避免工作漏洞。

3.任务完成时限：为每项任务设定合理的完成时限，以保证工作进度。

三、跟踪监督与汇报

1.跟踪监督：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，了解工作进度，确保任务顺利进行。

2.汇报机制：建立会议决策执行情况的汇报机制，要求各部门定期向会议组织者汇报工作进展。

3.反馈与协调：会议组织者应及时收集反馈信息，对存在的问题进行协调解决，确保会议决策落实到位。

四、评估与总结

1.评估会议决策执行效果：在任务完成后，对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足。

2.总结经验教训：针对会议决策执行过程中的问题，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.改进措施：根据评估和总结结果，制定相应的改进措施，完善会议管理制度。

五、激励机制

1.表扬与奖励：对会议决策执行过程中表现优秀的部门和个人给予表扬和奖励，激发工作积极性。

2.考核与问责：对未按要求完成任务的部门和个人进行考核，根据情况实施问责，促使任务落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定

1.预定流程：各部门需提前向行政部门提交会议室预定申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.预定原则：会议室预定遵循“先申请、先安排”的原则，行政部门有权根据实际情况进行调整。

3.预定确认：预定成功后，行政部门将通知申请部门，并在会议室内张贴会议通知，以免误用。

二、会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室使用规定，爱护公物。

2.设备使用：与会人员应熟悉会议室设备的使用方法，如遇问题应及时联系行政部门协助解决。

3.会议开始前，会议室负责人应检查设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

三、会议室维护

1.日常清洁：行政部门应定期对会议室进行清洁，保持环境整洁。

2.设备维护：行政部门负责会议室设备的日常维护，确保设备正常运行。

3.报修与更换：如遇设备故障，行政部门应及时报修或更换，以免影响会议使用。

四、会议室安全

1.安全检查：行政部门应定期进行会议室安全检查，排除安全隐患。

2.紧急疏散：会议室内应明确紧急疏散路线，并在显眼位置张贴疏散图，确保与会人员熟悉疏散路线。

3.保密要求：涉及公司内部机密的会议，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

五、会议室资源配置

1.会议资源合理分配：行政部门应根据公司实际情况，合理分配会议室资源，提高使用效率。

2.会议设施完善：根据会议需求，逐步完善会议室设施，提升会议体验。

3.会议服务支持：行政部门应提供会议服务支持，如茶水、投影仪等，确保会议顺利进行。

六、违规处理

1.违规预定：对违反预定规定的部门或个人，行政部门有权取消其预定资格，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.违规使用：对违反会议室使用规定的部门或个人，将视情节严重程度给予相应处罚，并要求赔偿损失。

3.违规维护：行政部门应加强对会议室维护工作的