供应商开发与管理程序

第第页供应商开发与管理程序目的为规范供应商的管理，使供应商管理的开发、评审、战略合作谈判与战略合作协议管理、辅导与沟通、合作绩效评估、激励措施实施等整个过程的各个环节的运作有遵从标准，并作为部门人员培训书面资料特制订本管理程序。范围适用于为公司、公司下辖各地的各分公司、各项目部生产经营活动提供所需资源和服务的物料供应商、机械设备设施租赁商和工程项目分包商管理。术语定义3.1本文件所称物料：为绿化苗木及其养护用品、园林建设用物资材料及其用品、办公生产施工所需工具设施设备及其用品等所需物资资源与服务的总称。3.2物料供应商：提供上述3.1所述物料的供应商。供应商包括物料供应商、设备租赁商与项目分包商。3.3设备设施租赁商：在本程序文件中主要指向公司提供生产经营活动所需的机械设备设施的租赁业务的供应商。3.4项目分包商：指以人工形式分包公司某项目的某项工程任务或某类工程任务的供应商。4.职责4.1采购部：承担提供公司生产经营活动所需各类资源的供应商的开发与管理的职责。4.2采购部供应商管理：承担合格供应商与战略供应商的开发、战略合作谈判、合作供应商与战略供应商的辅导与管理职责。4.3采购部文员：负责供应商开发与管理过程的各相关记录资料文档的整理、存档、维护与管理（包括纸质文档与电子文档）。4.4其他部门：业务部、成本部、设计部、工程部、财务部等部门协助配合采购部进行供应商开发管理，必要时依需要参加供应商评审小组，进行供应商的书面评审、供应商现场考察评审认证、合作供应商实绩的考核评估、采购合同与战略合作协议的合同评审。4.5财务部：负责配合采购部对合作的合格供应商与战略供应商实施供应商激励措施。5.内容5.1供应商开发计划制定采购部供应商管理组依据采购作业实际需要（如新物料采购）、供应商管理需要（淘汰换绩效较差供应商）、采购成本降低需要、公司或部门采购政策与目标要求等，制定长中短期的《供应商开发计划》，设定计划达成目标值。5.2供应商开发5.2.1供应商寻访各职能采购、供应商管理人员承担有计划有目的地采取多种手段、多种途径多渠道，寻访各类资源提供供应商的职责，并纳入个人绩效考核范畴。中标的新项目：适宜本地采购的物料资源，在项目启动前由总公司采购部派出专门小组前往项目所在的，进行所需各类资源供应商的本地寻访与开发其它主要物料、大宗物料、可以集中采购的物料由采购部采购文员将所需采购的物料清单、交期要求、交付方式与交付地点要求、公司规定的支付方式、规定的其它交易要素以及供应商资质要求、网络招标采购有效截止日期等，依设计制作的固定模式公开发布在有效的网络电子商务平台，以吸引广泛的供应商资源参与竞价竞标。供应商寻访渠道：杂志、报纸、专业期刊、供应商彩页等纸质媒介。电视、新闻、专业网站、电子商务交易平台等影视网络传媒。工商名录、电话黄页、户外广告等供应商名录与供应商产品信息。各地各区域的各种专业大市场。同事朋友熟人内部员工推介、供应商介绍、专业人员提供、同行介绍等各种人脉资源利用。其它手段、方式与渠道5.2.2《潜在供应商名册》管理将5.2.1采集到的各供应商基本信息，进行分类整理后及时列入《潜在供应商名册》进行管理《潜在供应商名册》必须依照要求进行存档与动态维护5.2.3甄别选择供应商调查对象依据《供应商开发计划》开发需求以及实际采购需要，从《潜在供应商名册》中选择五家或以上潜在供应商，以电话传真等方式进行供应商信息的核实（如供应商全称、具体地址、经营性质、经营范围等）、相关信息的补充（如供应商规模、供应能力、供应商网页网址、传真号码、具体联系人、联系电话等）、其它商务咨询与确认。综合已知的潜在供应商基本信息，从中甄别选择三家或以上，展开5.2.4供应商调查。5.2.4供应商调查：全方位地了解供应商向供应商发出《供应商基本信息调查表》，要求限期如实地完整填写后回传。同时要求提供营业执照、机构代码证、税务登记证、资质等级证等副本复印件并加盖公章，已获取的第三方其它认证证书复印件（质量管理体系认证证书如ISO9000证书、行业资质等级认证证书、国家强制的安规认证等），其它资质证明证书的复印件。要求供应商提供供应商慨况介绍、供应商彩页、产品目录、实物样品、相关图片影像资料、最优销售价格方案（报价清单）等5.3供应商资质评审5.3.1评审小组：由采购部组织采购人员、供应商管理人员、公司特定部门人员或指派人员，如有必要时邀请项目部或甲方或公司特定专业人员参与，组成评审小组。5.3.2由评审小组负责对供应商进行书面资质文件评审或现场考察评审，以评价其是否具备与公司进行业务合作的资格（资质）。5.3.3书面文件评审：依据5.1搜集到的供应商所有资质文件资料，以会议讨论决定形式进行的非现场的评审。国内或国际知名品牌供应商、经由具有公信力的第三方评审合格供应商、物料难以取得或产品独占市场的供应商、不能实施现场评审供应商可以不经评审直接经采购部主管领导批准后列入。5.3.4现场考察评审：经采购部事先沟通联络后，确定了具体评审小组成员(工程部、成本部、财务部、采购部及各部门指派人员)、考察评审行程与路线、评审内容与评审方式等的前往供应商生产经营现场的考察认证，以现场获取的物料实物、文件、供应商生产经营信息资料、现场摄录的影像资料为依据的现场评审。有甲方参与时，以甲方的意见为评审结论。5.3.5经评审合格的（即具有与公司业务合作资格）供应商，经采购部主管领导批准后，列入《合格供应商名册》，以供采购员实施采购作业时进行供应商的比较选择。5.3.6国内或国际知名品牌供应商、经由具有公信力的第三方评审合格供应商、物料难以取得或产品独占市场的供应商、难以实施现场评审供应商、甲方指定供应商，可以不经评审由采购部主管领导批准后，直接列入《合格供应商名册》。5.3.7原则上所有物料的采购均必须在《合格供应商名册》上的供应商处采购；每类物料必须有二至三家合格供应商：一家为主要供应商，一家为次要供应商，一家为试用后备供应商；大宗物料主要供应商可保持二家或以上；小宗物料或无固定需求物料或零星物料应采取：固定供应商（定点）、集中需求、定期申请、定期统一采购方式。5.3.8《合格供应商名册》需按要求进行分类有序整理后存档与维护。5.4战略供应商发展与管理原则上关系公司营运的主要资源、或构成公司业务主要成本的大宗资源（或高价值资源）、或虽不重要但有经常性需求的物料的合格供应商，都必须发展成为公司业务的战略合作伙伴关系，纳入战略供应商管理范畴。5.4.1与合格供应商更具竞争力的战略合作意向与战略合作细节谈判。战略合作策略宣导与意向沟通。与具有合作意向的供应商进入战略合作细节谈判（依制式《战略合作协议》条款内容）。战略合作交易价格以及价格异动的承诺与约定；产品与服务交期、交货防护以及质量的约定；货款结算与支付方式的约定（月结30日、60日、90日、120日……）；其他战略合作细节的约定；5.4.2签订《战略合作协议》：就双方洽定的战略合作细节约定签订战略合作协议。《战略合作协议》须经采购部主管领导审核并经公司总经理批准，加盖合同章后生效。5.4.3凡愿意与公司互惠互利共同发展、并签订有《战略合作协议》的供应商，经总经理（董事长）最终批准后，列入《战略供应商名册》进行管理。5.4.4所有物料的采购应优先选择《战略供应商名册》中的战略供应商，其次是《合格供应商名册》中的合格供应商。5.5供应商沟通辅导5.5.1与供应商沟通互动制订并实施邀请、接待供应商来公司或基地或知名项目参观交流互动，展示公司实力，宣传公司政策与理念制订并实施回访供应商计划，熟悉供应商人文环境，改善与提升供应商的服务支持与工作配合度定期规划、组织召集全体供应商会议(如每年年中或年底供应商会议)参与供应商重大庆典活动或邀请供应商参加公司组织的节日或庆典活动5.5.2供应商辅导合作供应商(包括战略供应商)在与公司合作过程中出现交期、质量、服务配合、技术、价格、公司政策认知等方面问题，导致其产品与服务不能满足公司需求时，由经办采购员协同供应商管理人员，与供应商进行及时有效沟通并予辅导，帮助其提升管理水平，提升服务意识，及时解决问题，明确并认同公司策略政策，明确公司对其产品与服务提供的完整要求，以保证其为公司营运提供稳定时续的资源。5.6供应商定期复审依据供应商经5.3评审认定的实际资质状况，以及依5.6评价的供应商合作绩效实际等级，针对不同层级的供应商分别制定各供应商资质的年度定期复审计划，由采购部供应商管理组依据复审计划，组织召集评审小组对合格供应商实施年度定期计划复审。绩优供应商可以减少复审频度甚至免予复审；绩差供应商必须加大年度复审频度（如由一年一次加至每季一次，由每季一次加至每月一次，由每月一次加至随时现场辅导审查）。5.7合作实际绩效评价对于合作中的供应商（包括战略供应商），按照供应商实际合作表现，依《供应商评价制度》（另文规定），定期（每月一次）从交期、质量、服务配合支持度、技术性、成本、诚信度等方面，由项目部施工员、仓管员、采购部采购员、财务部单独或联合对供应商逐一进行综合评价，按优秀（A级）、良好（B级）、合格（C级）、不合格（D级）标准评定实际等级。5.8奖惩与激励依据《供应商合作实绩评价制度》（另文规定），对依5.6评定的各级供应商实施奖惩与激励。5.8.1综合评价好的供应商给予签订战略合作协议加为战略合作伙伴、续订或延长合作期限、增加采购份额、地位晋级（如：次要供应商升为主要供应商）、新项目优先选择合作、优先付款、产品或服务免检免验、资质免予复审、其它奖励与表彰等激励措施。5.8.2综合评价较差的供应商给予限期改进、减少采购份额、地位降级（如主要供应商降为次要供应商）、延长付款期限、产品或服务加严验收标准、资质复审增加频度（如由每年一次更改为每半年一次）、处罚索赔，甚至暂时终止合作关系、取消合格供应商资格、列入供应商黑名单等惩处；如D级供应商给予直接从合格供应商名册中除名处置。5.9供应商名册动态维护5.9.1《潜在供应商名册》采购部文员负责及时整理并录入、补充与修正供应商基本信息包括：搜集增加的新供应商信息、现有供应商补充信息、经联系核实有差错需修正信息。对于评审前期经核实为过期、失效、不实、虚假、与公司业务无关等无价值的供应商与供应商信息，以及评审后期经评审小组评价为不合格的供应商与供应商信息，必须立即从《潜在供应商名册》中予以清理删除，相关档案予以作废或销毁。经评审合格的供应商移至《合格供应商名册》管理。5.9.2《合格供应商名册》经采购部经理批准同意列入《合格供应商名册》的供应商与供应商信息及时录入《合格供应商名册》；依5.6供应商定期复审、5.7合作实际绩效评价与5.8奖惩与激励等供应商管理执行结果予以及时记录（主、次、试用供应商地位变更、合作绩效评价等级变更。）2)依5.6供应商定期复审评价为不合格供应商、或依5.8奖惩与激励应当予以除名的供应商，由采购部文员及时从《合格供应商名册》中予以清理删除。5.9.3《战略供应商名册》经总经理（董事长）批准加入《战略供应商名册》的供应商与信息及时录入《战略供应商名册》；依5.6供应商定期复审、5.7合作实际绩效评价与5.8奖惩与激励等供应商管理执行结果予以及时记录（主、次、试用供应商地位变更、合作绩效评价等级变更）依5.6供应商定期复审评价为不合格战略供应商、或依5.8奖惩与激励应当予以除名的战略厂商，由采购部文员及时从《战略供应商名册》中予以清理删除。5.10资料存档与管理《合格供应商名册》、《战略供应商名册》中的各供应商，其：基本信息资料（如回传的调查表、营业执照等）、资质证明资料（如第三者认证