技术部日常会议管理制度

技术部日常会议管理制度第一章总则

一、目的

为确保技术部日常工作高效、有序地进行，提高决策效率，加强部门内部沟通与协作，制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于技术部各类日常会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、技术研讨会等。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、民主、创新的原则。

2.会议组织者应确保会议内容的针对性和实用性，严格控制会议规模和时间。

3.与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，共同为部门工作出谋划策。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间周期召开的会议，如部门周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如项目协调会、技术研讨会等。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，主持人应具备相关经验和能力。

2.会议主持人负责制定会议议程，提前通知与会人员，并确保会议资料的准备工作。

3.会议主持人应确保会议秩序，引导与会人员围绕议题进行讨论，避免跑题和无效发言。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，因故不能参加的，应提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人说明情况。

3.会议内容涉及敏感信息或商业秘密的，与会人员应严格保密，不得擅自泄露。

七、本制度的解释权归技术部所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人提前至少三个工作日，向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

3.与会人员收到会议通知后，应及时回复，如有特殊原因不能参加，需提前向会议主持人请假。

4.会议主持人根据会议主题和议程，准备相关会议资料，提前至少一个工作日发送给与会人员。

二、会议签到

1.会议开始前，由专人负责会议签到，确保与会人员准时到场。

2.会议主持人应在会议开始前5分钟，提醒与会人员到场，并做好会议签到工作。

三、会议议程执行

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议按照既定议程逐项进行，会议主持人应确保每个议题都得到充分讨论。

3.与会人员围绕议题积极发言，提出建议和解决方案。

4.会议主持人负责引导讨论，确保会议内容紧扣主题，避免偏离议题。

四、会议决策

1.会议主持人对讨论成果进行总结，形成决策方案。

2.对于重大事项，应实行表决制度，确保决策的民主性和科学性。

3.会议决策结果应记录在案，由专人负责整理归档。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果、不足和改进措施进行总结。

2.与会人员对会议效果进行评价，提出意见和建议。

3.会议主持人根据会议总结，对下一次会议进行改进和优化。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.与会人员离开会场时，应将个人物品带走，保持会场整洁。

3.会议主持人应将会议纪要和决策结果及时发送给与会人员，以便跟踪落实。

七、会议流程的优化与调整

1.会议主持人应根据实际会议情况，不断优化和调整会议流程。

2.定期收集与会人员的意见和建议，对会议流程进行改进，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写与发布

1.会议纪要应由专人负责编写，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、与会人员、主要讨论内容、决策结果等。

3.会议纪要编写完成后，由会议主持人审核，确认无误后及时发布。

4.会议纪要应在会议结束后两个工作日内发送给所有与会人员。

二、会议决策的落实与跟踪

1.会议决策的责任人应明确，确保每项决策都有人负责执行。

2.责任人根据会议决策，制定具体的实施计划，明确时间表和完成标准。

3.责任人定期向会议主持人汇报决策执行情况，会议主持人负责监督和协调。

4.对于未按计划执行的决策，应分析原因，制定整改措施，并及时调整实施计划。

三、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查找和追溯。

2.归档的会议纪要应包括电子版和纸质版，确保资料的安全性和完整性。

3.会议纪要的查阅权限应严格控制，防止泄露敏感信息。

四、会议纪要的跟踪评估

1.定期对会议决策的执行情况进行评估，检查实施效果与预期目标的差距。

2.根据评估结果，对会议决策进行优化和调整，以提高决策的准确性和有效性。

3.对会议纪要中提出的改进措施和建议进行跟踪，确保问题得到解决。

五、会议纪要的反馈与改进

1.鼓励与会人员对会议纪要的内容和执行情况进行反馈，提出意见和建议。

2.会议主持人根据反馈，对会议纪要进行修订，完善会议管理制度。

3.通过持续改进，提高会议纪要的质量和会议决策的落实效果。

六、会议纪要的公开与透明

1.在确保信息安全的前提下，适当公开会议纪要，增加部门工作的透明度。

2.公开的会议纪要应侧重于展示部门工作成果和团队协作精神，提升部门形象。

3.通过公开会议纪要，促进部门内部信息共享，提高工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由专人负责管理。

2.需要使用会议室的人员应提前向会议室管理员提交申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.会议室管理员根据申请信息，合理安排会议室使用，避免时间冲突。

4.会议室预订成功后，申请人需按时使用，如需取消或变更，应提前通知会议室管理员。

二、会议室设备管理

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等。

2.使用会议室的人员应熟悉设备操作，如有问题，及时向会议室管理员求助。

3.使用完毕后，应确保设备关闭，线缆整理，保持会议室整洁。

三、会议室环境与秩序

1.会议室应保持安静、整洁、舒适，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内物品应摆放整齐，不得随意搬动或损坏。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向会议主持人说明情况。

四、会议室使用与维护

1.定期对会议室进行清洁和保养，确保设备正常运行。

2.会议室管理员应定期检查会议室设施设备，发现问题及时报修。

3.鼓励与会人员爱护会议室设施，共同维护良好的会议环境。

五、会议室安全管理

1.会议室应遵循公司安全规定，确保消防设施正常，通道畅通。

2.会议室管理员应了解应急预案，遇到突发情况时，及时采取措施确保人员安全。

3.会议室使用完毕，应确保关闭门窗，断电断水，防止安全事故发生。

六、会议室使用评价与反馈

1.定期收集与会人员对会议室使用情况的评价与反馈，了解存在的问题和不足。

2.根据反馈，对会议室管理规定进行修订和完善，提高会议室使用效率。

3.鼓励提出建设性意见和建议，共同优化会议室管理。

第五章附则