期货公司会议管理制度

期货公司会议管理制度第一章总则

一、为加强期货公司会议管理，提高会议效率，明确会议决策的执行和跟踪，确保公司运营管理的科学性和规范性，根据公司章程及相关规定，特制定本会议管理制度。

二、本制度适用于公司董事会、经理办公会、专题会等各类会议的管理。各部门应严格按照本制度规定组织、召开和参与会议。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简高效：严格控制会议数量和规模，减少无效会议，提高会议效率。

2.预案先行：会议组织者应提前准备会议预案，明确会议主题、议程、参会人员等。

3.讨论充分：会议主持人应引导参会人员充分发表意见，确保决策的科学性和民主性。

4.决策明确：会议形成的决策应具有明确性、可操作性和约束力。

5.跟踪落实：会议纪要应明确责任人和完成时限，确保会议决策得到有效落实。

四、公司各部门应加强会议管理，提高会议质量，减少无效会议，降低会议成本。会议组织者应确保会议内容充实、务实，避免形式主义。

五、本制度解释权归公司董事会，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门可根据本制度制定实施细则，报公司董事会批准后执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者应根据公司业务需要和实际工作情况，明确会议主题和目的，制定会议预案。

2.会议预案应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、会议资料等。

3.会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，将会议预案和会议资料发送给参会人员，以便参会人员提前准备。

二、会议通知

1.会议组织者应通过公司内部通讯系统、邮件或其他方式，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括紧急程度、会议性质（如必须参加、选择性参加等），以便参会人员合理安排工作。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责参会人员的签到工作。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便统计参会情况。

四、会议议程

1.会议主持人应按照预案规定的议程逐项进行讨论。

2.会议议程可根据实际情况进行调整，但需经会议主持人同意，并确保不影响会议总体进程。

五、会议讨论与决策

1.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题充分发表意见，确保讨论的充分性和决策的科学性。

2.会议决策应明确、具体，具有可操作性和约束力。

3.会议形成的决策需经参会人员表决，表决通过后形成会议决议。

六、会议纪要

1.会议组织者应指定专人负责记录会议纪要，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策等。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并由会议组织者审核、签发。

七、会议结束

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，并对参会人员提出的工作要求进行强调。

2.会议组织者应确保会议纪要得到及时发送，并跟踪落实会议决策。

八、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议预案、会议通知、会议签到表、会议纪要等资料整理归档，保存期限至少为3年。

2.会议资料的归档工作应在会议结束后1个月内完成。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要经会议组织者审核、签发后，应通过公司内部通讯系统、邮件或其他方式，及时发送给所有参会人员及相关部门。

2.会议纪要应明确标注阅读反馈时限，要求接收人员在规定时间内完成阅读，并提出意见或建议。

二、会议决策的责任分解与落实

1.会议组织者应根据会议纪要内容，将会议决策分解为具体的任务，明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议决策要求，制定详细的实施计划，并在规定时限内完成任务。

3.会议组织者应定期跟踪会议决策的落实情况，对进度滞后或存在问题的事项，及时采取措施予以解决。

三、会议决策的监督与评估

1.公司设立专门的监督评估小组，对会议决策的落实情况进行监督和评估。

2.监督评估小组应定期对会议决策的执行情况进行检查，并向公司董事会报告。

3.对于未按期完成或落实不到位的会议决策，监督评估小组应提出整改措施，并追究相关责任人的责任。

四、会议纪要的更新与反馈

1.会议组织者应根据会议决策的落实情况，对会议纪要进行更新，记录决策的执行进度和结果。

2.参会人员及相关部门在阅读会议纪要后，如有意见或建议，应及时向会议组织者反馈，以便完善决策和改进工作。

五、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要的最终版应在决策任务完成后进行归档，作为公司决策执行的依据和记录。

2.会议纪要应作为公司内部培训和经验分享的资料，以提高公司决策执行力和管理水平。

3.会议纪要的归档和应用工作由会议组织者负责，确保资料的安全保管和有效利用。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门提出申请。

2.预订会议室时，会议组织者需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.行政管理部门应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

3.会议组织者可根据会议需要，提前向行政管理部门申请特殊设备或服务。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态。

3.会议组织者应在会议结束后，及时清理会议室，确保场地整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，会议组织者应确保会议室的安全，禁止无关人员进入。

2.对于涉及公司机密的会议，会议组织者应采取相应的保密措施，如设置密码锁、签订保密协议等。

3.会议结束后，会议组织者应确保会议资料的安全归档，防止泄露公司机密。

五、会议室维护与优化

1.行政管理部门应定期对会议室进行维护保养，确保设施设备完好。

2.根据会议室使用情况和反馈，行政管理部门可对会议室进行优化调整，提高使用效率。

3.会议组织者如有改进会议室设施设备或管理的建议，可向行政管理部门提出，共同促进会议室管理水平的提升。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会。

二、本制度自颁布之日起实施，如有未尽事宜，