第五章-电脑短训标准教程

电脑短训标准教程五用Excel2010制作电子表格目录CONTENTSExcel2010使用基础工作簿基本操作工作表基本操作5.15.25.3在工作表中输入数据5.4美化工作表使用公式和函数管理数据5.65.75.8使用图表5.9编辑工作表数据和工作表5.5打印工作表5.10Excel2010是Microsoft公司研发的办公自动化组件之一，与Word2010文字处理软件是姊妹软件，因此它在操作界面、操作方法以及部分对象处理等方面与Word相似。Excel2010是目前功能最强大、应用最广泛的电子表格处理软件。准确地说，Excel2010是一个集成了快速制表、数据分析、数据管理以及数据图表化等功能的软件包。它可以管理和组织复杂的数据，并经分析、处理后以图表等方式直观地反映出数据分析和处理的结果，准确完成一系列工程、财务、科学统计和商业任务。5.1Excel2010使用基础5.1Excel2010使用基础5.1.1熟悉Excel2010的工作界面Excel2010的工作界面：工作区：窗口中有浅色表格线的大片空白区域，由单元格组成，用户可以对任一单元格进行操作，是用户输入数据、创建表格的地方。列标：用英文字母A，B，C…表示，单击可选定该列。行号：用数字1，2，3…表示，单击可选定该行。单元格区域全选按钮行号列标活动单元格工作簿名称及程序名称工作表标签插入工作表按钮工作表标签滚动按钮名称框编辑栏工作区滚动条视图按钮5.1Excel2010使用基础名称框：显示当前正在操作的单元格或单元格区域的名称或引用。编辑栏：当向单元格输入数据时，输入的内容都将显示在此栏中，也可以直接在编辑栏对当前单元格的内容进行编辑、修改。工作表标签：启动Excel2010后会自动建立一个名为“工作簿1”的新工作簿，其中默认包含3个空白的工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作区的下方是工作表标签栏，显示该工作簿所包含的工作表的名称，一个工作表标签对应一个工作表，用来识别工作表的名称。视图按钮：包括普通视图、页面布局视图和分页预览视图。单击某一按钮可切换至对应的视图方式。5.1Excel2010使用基础5.1.2认识工作簿、工作表和单元格Excel2010工作簿就是一个Excel数据文件，其内是若干数据的集合。Excel2010文件的扩展名为.xlsx。1工作簿在Excel2010中，工作表是工作簿中的一张工作表格，是由行和列构成的二维网格，用来分析、存储和处理数据，是用户工作的主要窗口。它主要由单元格、行号、列标和工作表标签等组成。行号显示在工作表窗口的左侧，依次用数字1，2…1048576表示；列标显示在工作表窗口的上方，依次用字母A，B…XFD表示。默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，用户可以根据需要添加或删除工作表。2工作表5.1Excel2010使用基础在Excel2010中，工作表内行和列相交叉处的方格称为单元格。单元格是工作表的基本组成元素，单元格的地址用其所在的列标和行号来表示，且列标在前，行号在后，如A5，G21，XEQ3等，如图所示。在每个工作表中只有一个单元格是当前正在操作的，称为活动单元格，也称为当前单元格。活动单元格的边框为加粗的黑色边框，相应的行号与列号反色显示。在Excel2010中，相邻的一组单元格构成的矩形区域称为单元格区域。单元格区域的地址用其对角的两个单元格地址来表示，中间用冒号（:）分隔，如：A1:D3，A3:D1。3单元格和单元格区域5.1Excel2010使用基础文本型数据：是指字母、汉字，或由任何字母、汉字、数字和其他符号组成的字符串，如“季度1”“AK47”等。文本型数据不能进行数学运算。数值型数据：它用来表示某个数值或币值等，一般由数字0～9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“$”或“￥”和千位分隔符“，”等组成。时间/日期型数据：它属于数值型数据，用来表示一个日期或时间。日期格式为“mm/dd/yy”或“mm-dd-yy”；时间格式为“hh:mm(am/pm)”。4数据类型公式和函数是Excel最重要的功能之一，利用它们可以对数据进行各种运算。5公式和函数5.2工作簿基本操作通常情况下，启动Excel2010时，系统会自动新建一个名为“工作簿1”的空白工作簿。若要再新建空白工作簿，可按【Ctrl+N】组合键，或单击“文件”选项卡，在打开的界面中单击“新建”项，在窗口中部的“可用模板”列表中单击“空白工作簿”项，然后单击“创建”按钮，或直接双击“空白工作簿”项。5.2.1新建工作簿5.2工作簿基本操作选择“样本模板”项，可以创建由Excel提供的一些模板文件，也就是具有特定格式的新工作簿。选择“根据现有内容新建”项，可以根据已经存在的工作簿来创建新的工作簿。如果要创建的工作簿与已有的工作簿基本相似，此时可以使用这种方法创建，之后仅需要对创建的工作簿进行稍微修改即可。5.2工作簿基本操作5.2.2保存和关闭工作簿步骤1

单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮、按【Ctrl+S】组合键，或在“文件”列表中选择“保存”项。步骤2打开“另存为”对话框，在其中选择工作簿的保存位置，输入工作簿名称，然后单击“保存”按钮。要关闭工作簿，可单击工作簿窗口右上角的“关闭窗口”按钮或在“文件”列表中选择“关闭”项。若工作簿尚未保存，此时会打开一个提示对话框，用户可根据提示进行相应操作。5.2工作簿基本操作步骤1

在“文件”列表中选择“打开”项，打开“打开”对话框。步骤2

找到工作簿的放置位置，选择要打开的工作簿，单击“打开”按钮。此外，在“文件”>“最近所用文件”界面中列出了用户最近使用过的25个工作簿，单击某个工作簿名称即可将其打开。5.2.3打开工作簿5.3工作表基本操作要编辑某张工作表，必须先选择它，然后再进行相应操作，常用选择方法如下：选择单张工作表：打开包含该工作表的工作簿，单击要进行操作的工作表标签。选取相邻的多张工作表：单击要选择的第一张工作表标签，然后按住【Shift】键并单击最后一张要选择的工作表标签，选中的工作表标签都变为白色。选取不相邻的多张工作表：要选取不相邻的多张工作表，只需先单击要选择的第一张工作表标签，然后按住【Ctrl】键再单击其他工作表标签即可。选择全部工作表：在右击工作表标签的快捷菜单中选择“选定全部工作表”项。5.3.1选择和切换工作表1选择工作表5.3工作表基本操作用户在使用工作表时可能需要在工作表之间切换，常用的切换方法如下：直接用鼠标在标签栏的目标工作表标签名称上单击，该工作表被切换为当前工作表，其内容随即显示在文件窗口中。使用快捷键切换：按快捷键【Ctrl+PageDown】，可切换到当前工作表的下一张工作表；按快捷键【Ctrl+PageUp】，可切换到当前工作表的上一张工作表。如果一个工作簿所包含的工作表数目比较多，在标签显示区中不能显示全部工作表标签，此时可借助标签显示区左侧的4个标签滚动按钮来显示其他工作表标签。2切换工作表5.3工作表基本操作步骤1

单击要在其左侧插入工作表的工作表标签，将其选中。步骤2

单击“开始”选项卡“单元格”组中的“插入”按钮，在展开的列表中选择，系统自动在当前工作表标签的左侧插入一张新工作表。步骤3若单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，则可在现有工作表的末尾插入新工作表。5.3.2插入、删除、重命名、隐藏和显示工作表1插入工作表5.3工作表基本操作步骤1

单击要删除的工作表标签，如插入的新工作表Sheet4。步骤2

单击“开始”选项卡“单元格”组中的“删除”按钮，在展开的列表中选择“删除工作表”项，或右击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“删除”项，然后在打开的提示对话框中单击“删除”按钮。2删除工作表提示删除工作表时一定要慎重，因为删除的工作表将被永久删除，且不能恢复。5.3工作表基本操作默认情况下，新建工作簿或插入工作表时，工作表都是以“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”…的方式命名，为方便管理，经常需要将工作表重命名。步骤1

双击要重命名的工作表标签，此时工作表标签名以黑色底纹显示，如图5-9所示，或右击工作表，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”项。步骤2输入工作表名称并按【Enter】键即可。3重命名工作表5.3工作表基本操作步骤1

切换到要隐藏的工作表，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，从弹出的列表中选择“隐藏和取消隐藏”>“隐藏工作表”项即可。步骤2要显示被隐藏的工作表，可在“格式”列表中选择“隐藏和取消隐藏”>“取消隐藏工作表”项，打开“取消隐藏”对话框，在“取消隐藏工作表”列表框中选择要显示的工作表，单击“确定”按钮。若重复该操作可将隐藏的多个工作表显示。4隐藏和显示工作表5.3工作表基本操作在同一个工作簿中，直接拖动工作表标签至所需位置即可实现工作表的移动；若在拖动工作表标签的过程中按住【Ctrl】键，则表示复制工作表。5.3.3移动和复制工作表1同一工作簿中移动和复制工作表5.3工作表基本操作2不同工作簿间移动和复制工作表步骤1打开要进行移动或复制的源工作簿和目标工作簿，单击要进行移动或复制操作的工作表标签。步骤2

单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“移动或复制工作表”项，打开“移动或复制工作表”对话框。步骤3

在“将选定工作表移至工作簿”下拉列表中选择目标工作簿；在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表复制或移动到目标工作簿的位置；若要复制工作表，需选中“建立副本”复选框。步骤4

单击“确定”按钮，即可实现不同工作簿间工作表的移动或复制。5.4在工作表中输入数据5.4.1选择单元格及单元格区域1选择单元格要选择单个单元格，方法如下：直接用鼠标单击目标单元格，这种方法快捷、简单。在“编辑栏”左侧的“名称框”中输入目标单元格引用地址并按【Enter】键确定，该地址所指的单元格立刻被选定为活动单元格。通过键盘上的方向键将单元格光标移动到目标单元格，这种方法适用于目标单元格距当前单元格比较近的情况。5.4在工作表中输入数据2选择单元格区域选择单元格区域用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住鼠标左键不放，拖动光标到需要选取区域的右下角即可，如图5-15所示。此外，也可用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住【Shift】键再单击要选取区域右下角的单元格。选择不相邻单元格单击选中其中一个单元格，然后按住【Ctrl】键再分别单击其他各个需要选择的单元格，直至选择完毕。5.4在工作表中输入数据3选择行、列或整个工作表选择整行或整列：要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行左侧的行号或该列顶端的列标上方，当鼠标指针变成向右或向下的黑色箭头形状时单击即可。参考同时选择多个单元格的方法，可同时选择多行或多列。选取整个工作表：要选取工作表中的所有单元格，可按【Ctrl+A】组合键，或单击工作表左上角行号与列标交叉处的“全选”按钮。5.4在工作表中输入数据步骤1

选择要输入数据的单元格，如选择“销售明细表”工作簿“西北区”工作表的A1单元格。步骤2

输入数据，如“员工销售明细表”。输入的数据会显示在单元格和编辑栏中。若发现输入错误，可按【Backspace】键删除。5.4.2直接输入数据5.4在工作表中输入数据步骤3按【Enter】键、【Tab】键，或单击编辑栏上的“√”按钮确认输入。其中，按【Enter】键时，当前单元格下方的单元格被选中；按【Tab】键时，当前单元格右边的单元格被选中；单击“√”按钮时，当前单元格不变。步骤4

继续在其他单元格中输入数据。默认情况下，在单元格中输入的文本型数据会沿单元格左侧对齐，数值型数据靠单元格右侧对齐。输入数值型数据的注意事项如下：输入分数：例如“3/4”，通过直接输入的方式并不能输入分数，系统会自动识别为日期类型的数据，应先输入一个“0”和一个空格，再输入分数部分。输入负数：必须在数字前面加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。输入的数字超长时，会以科学记数法显示。5.4在工作表中输入数据5.4.3快速输入数据1利用自动填充功能输入有规律的数据步骤1

在单元格输入初始数据，如在“西北区”工作表的A3单元格输入XB001。步骤2

选中输入数据的单元格，然后将鼠标指针放在其右下角的填充柄上，当鼠标指针变为形状时，向下（或向右）拖动填充柄至要填充的单元格区域，如拖过A3:A11单元格区域。步骤3

释放鼠标后，拖过区域自动填充了数据。若填充的数据不符合需要，如本来要填充序列数据的，却填充了相同的数据，此时可单击填充区域右下角的智能标记，从弹出的列表中选择一种填充方式。例如，要填充序列数据，可选择“填充序列”；要填充相同数据，可选择“复制单元格”。5.4在工作表中输入数据要填充指定步长的等差或等比序列，可在前两个单元格中输入序列的前两个数据，如在A1、A2单元格中分别输入5和7，然后选定这两个单元格，并拖动所选单元格区域的填充柄至要填充的区域，释放鼠标左键即可。也可输入等差和等比序列的第一个数值，然后选定要进行填充的单元格区域，再在“开始”选项卡“编辑”组中的“填充”下拉列表中选择“系列”项，打开“序列”对话框。在其中设定序列产生在“行”还是“列”，选择系列类型，并设置“步长值”和“终止值”，最后单击“确定”按钮。5.4在工作表中输入数据5.4在工作表中输入数据步骤1

选定要输入相同数据的单元格区域，如选择“西北区”工作表的C4、C6、C8、C10和C11单元格。步骤2

输入数据，如输入“男”，然后按【Ctrl+Enter】键。步骤3使用以上方法在该列的其他单元格输入“女”，完成“西北区”工作表基本数据的输入。2利用快捷键在多个单元格中输入相同数据5.5编辑工作表数据和工作表5.5.1编辑工作表数据要在同一工作表，或不同的工作簿、工作表之间复制数据，操作步骤如下：步骤1

选中要复制数据的单元格或单元格区域，如选中“西北区”工作表的A1:F11单元格区域，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮。步骤2

选中要复制到的目标单元格或单元格区域，如切换到另一个工作表，选择A1单元格，然后单击“剪贴板”组中的“粘贴”。1复制数据5.5编辑工作表数据和工作表如果是在同一工作表中复制数据，则还可以使用拖动方式，操作步骤如下：步骤1

选中要复制数据的单元格或单元格区域，然后将鼠标指针移到所选单元格或单元格区域的边缘上，此时鼠标指针变为形状。步骤2

按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键并拖动，到目标单元格区域后松开鼠标左键，再松开【Ctrl】键。5.5编辑工作表数据和工作表移动数据同样有两种方法：一种是使用鼠标拖动，操作过程与复制数据相似，只是无需在拖动时按住【Ctrl】键；另一种是使用剪切和粘贴命令，操作过程也与复制数据相似，只是需要将“复制”命令换成“剪切”命令。移动数据后，在源单元格中不再保留数据。2移动数据3清除单元格清除单元格是指清除单元格中的数据：选择单元格后，按【Delete】键或【Backspace】键。选择单元格后，使用“清除内容”命令删除数据：单击“开始”选项卡“编辑”组中的“清除”按钮，在展开的列表中选择“清除内容”项。清除单元格后，单元格仍然存在。将单元格的格式、内容、批注全部清除仅将单元格

的格式取消仅将单元格的批注取消仅将单元格的

超链接取消，

格式还在5.5编辑工作表数据和工作表在Excel2010中，可以在当前工作簿、工作表（组）及选定的单元格区域中快速查找指定的数据内容，并可根据需要将查找到的所有内容部分或全部替换成指定数据。其操作方法与在Word中查找和替换文档中的指定内容相同，都是按快捷键【Ctrl+F】，或在“开始”选项卡的“编辑”组单击“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“查找”项，系统弹出“查找和替换”对话框。在其中通过相应设置进行查找操作，查找到的数据单元格被自动选择为活动单元格。4查找和替换数据5.5编辑工作表数据和工作表5.5.2插入、删除单元格插入单元格的操作步骤如下：步骤1

在要插入单元格的位置选中与要插入的单元格数量相同的单元格，如B5和B6单元格，然后选择“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉拉列表中的“插入单元格”项。1插入或删除单元格5.5编辑工作表数据和工作表步骤2

弹出“插入”对话框，选择一种插入方式，如“活动单元格右移”。各插入方式的意义如下：活动单元格右移：在当前所选单元格处插入单元格，当前所选单元格右移。活动单元格下移：在当前所选单元格处插入单元格，当前所选单元格下移。整行：插入与当前所选单元格行数相同的整行，当前所选单元格所在的行下移。整列：插入与当前所选单元格列数相同的整列，当前所选单元格所在的列右移。步骤3

单击“确定”按钮，插入与所选单元格数量相同的单元格。5.5编辑工作表数据和工作表插入行：选择要插入行的位置（单元格或行），然后选择“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉列表中的“插入工作表行”项。插入列：选择要插入列的位置（单元格或列），然后选择“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉列表中的“插入工作表列”项。删除行或列：选择要删除的行或列，然后单击“单元格”组中的“删除”按钮。2插入或删除行、列5.5编辑工作表数据和工作表5.5.3合并单元格步骤1选中要合并的单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的按钮，或单击其右侧的三角按钮，在展开的列表中选择一种合并方式，即可将所选单元格合并。步骤2

用同样的方法可将A13和B13、A14和B14单元格进行合并。要拆分合并的单元格，可选中合并的单元格，然后单击“对齐方式”组中的“合并及居中”按钮即可。5.5编辑工作表数据和工作表5.5.4调整行高和列宽在对行高度和列宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。步骤1

将鼠标指针指向要调整行高的行号的下边框线上，如第1行的下边框线上（或要调整列宽的列标交界处），当鼠标指针变为（或）形状时。步骤2

按住鼠标左键并上下（或左右）拖动。到合适位置后释放鼠标，即可调整行高或列宽。步骤3

要同时调整多行（或多列），可同时选择要调整的行（或列），然后使用以上方法调整。1鼠标拖动法5.5编辑工作表数据和工作表若要精确调整行高度或列宽度，操作步骤如下：步骤1

选中要调整列宽的列（或要调整行高的行），如D列。步骤2

单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“列宽”（或“行高”）项。步骤3

打开“列宽”（或“行高”）对话框，输入列宽（或行高）值，然后单击“确定”按钮即可。2精确调整

5.6美化工作表5.6.1设置单元格的字符格式步骤1

选定要设置字符格式的单元格或单元格区域，如A1单元格。步骤2

在“字体”组的字体、字号和字体颜色下拉列表中分别选择隶书、22和蓝色。步骤3

选择工作表中的其他单元格区域，在“字体”下拉列表中选择“楷体”和“TimesNewRoman”，再在“字号”下拉列表中选择12。单元格字符格式字体字形字号字体颜色5.6美化工作表除上述方法外，还可以利用“设置单元格格式”对话框对单元格的字符格式进行更多设置。方法如下：单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，打开“设置单元格格式”对话框，接着在“字体”选项卡中进行设置并确定即可。其设置方法与在Word2010中相似，此处不再重复。5.6美化工作表5.6.2设置单元格的数字格式步骤1

选择要设置格式的单元格区域，如选择“西北区”工作表中的F3:G12单元格区域。步骤2

单击“开始”选项卡“数字”组中“会计数字格式”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“中文”项，即可为所选单元格区域设置数字格式为中文会计数字格式。5.6美化工作表此外，若希望为数字格式设置更多选项，可单击“数字”组右下角的对话框启动器按钮，或在“数字格式”下拉列表中选择“其他数字格式”项，在打开的“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。①选择数字格式②设置所选数字格式的样式5.6美化工作表5.6.3设置单元格的对齐方式步骤1

选中单元格或单元格区域，如选择单元格区域A2:H12。步骤2

在“开始”选项卡的“对齐方式”组中设置单元格的垂直和水平对齐方式。5.6美化工作表对于较复杂的对齐操作，例如，想让单元格中的数据两端对齐、分散对齐或设置缩进量对齐等，则可以利用“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡来进行。“两端对齐”只有当单元格的内容是多行时才起作用，表示其多行文本两端对齐；“分散对齐”是将单元格中的内容以两端撑满方式与两边对齐；“填充”对齐通常用于修饰报表，当选择该选项时，Excel会自动将单元格中已有内容填满该单元格选中“缩小字体填充”复选框，Excel将自动缩减选中单元格中字符的大小，以使单元格中的所有数据调整到与列宽一致选中“自动换行”复选框，可将单元格内容以多行显示5.6美化工作表5.6.4设置单元格的边框和底纹步骤1

选中A1单元格，在“填充颜色”下拉列表中选择“橄榄色，强调文字颜色3”的填充色。步骤2

选中A2:H14单元格区域，然后在“边框”下拉列表中选择“所有框线”项，为单元格区域添加简单框线。5.6美化工作表使用“边框”和“填充颜色”下拉列表进行单元格边框和底纹设置有很大的局限性，如边框线条的样式和颜色比较单调，无法为所选单元格区域的不同部分设置不同的边框线，以及只能设置纯色底纹等。若想改变边框线条的样式、颜色，以及设置渐变色、图案底纹等，可利用“设置单元格格式”对话框的“边框”和“填充”选项卡进行设置。5.6美化工作表5.6.5自动套用样式选中要套用单元格样式的单元格区域，然后单击“开始”选项卡“样式”组中的“其他”按钮，在展开的列表中选择要应用的样式。也可在选择单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“套用表格格式”按钮，在展开的列表中单击要使用的表格格式，在打开的“套用表格式”对话框中单击“确定”按钮。

5.7使用公式和函数5.7.1认识公式

公式运算符算术运算符比较运算符文本运算符引用运算符操作数具体的常量单元格地址函数…5.7使用公式和函数下面简单讲解一下公式中的各类运算符。算术运算符：用来完成基本的数学运算，并产生数字结果，包括“+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）等。比较运算符：包括“>”（大于）、“<”（小于）等，用于比较两个值，并得出一个逻辑值，即“TRUE”（真）或“FALSE”（假）。文本运算符“＆”：用于将两个或多个文本串起来产生一个连续的文本。引用运算符：用于对单元格区域进行合并计算，包括“:”（区域运算符）和“,”（联合运算符）等。例如，A3:B4，表示引用A3、B3、A4和B4单元格。

5.7使用公式和函数5.7.2创建公式步骤1

选择要输入公式的单元格，如单击“西北区”工作表中的G3单元格。步骤2

输入=（等号），再输入操作数和运算符“E3*F3”。步骤3

按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮，即可在G3单元格中显示E3和F3单元格中数据相乘的结果。

5.7使用公式和函数5.7.3编辑公式在单元格中输入公式后，如果发现错误，可以对其进行修改。为此，可单击含有公式的单元格，然后在编辑栏中进行修改，修改完毕按【Enter】键即可。

1修改公式5.7使用公式和函数使用填充柄：在Excel中，若想将某个单元格中的公式复制到同列（行）中相邻的单元格，可通过拖动“填充柄”来快速完成。方法是：按住鼠标左键向下（也可以是上、左或右，据实际情况而定）拖动要复制的公式的单元格右下角的填充柄，到目标位置后释放鼠标即可。使用“选择性粘贴”：复制含有公式的单元格，单击要将该公式粘贴到的目标单元格，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组中“粘贴”按钮下方的三角按钮，在展开的列表中选择“公式”项即可。

2复制公式5.7使用公式和函数5.7.4单元格引用相对引用指的是单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格，如B5，或用引用运算符表示单元格区域，如B5:D15。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。引用单元格区域时，应先输入单元格区域起始位置的单元格地址，然后输入引用运算符，再输入单元格区域结束位置的单元格地址。

1相对引用5.7使用公式和函数绝对引用是指引用单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关，其引用形式为在列标和行号的前面都加上“$”符号。例如，若在公式中引用$B$5单元格，则不论将公式复制或移动到什么位置，引用的单元格地址的行和列都不会改变。

2绝对引用引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。3混合引用5.7使用公式和函数5.7.5使用函数函数结构函数以等号（=）开始，后面紧跟函数名称、括号和函数参数。函数参数参数可以是数字、文本、逻辑值（例如TRUE或FALSE）、数组、错误值（例如#N/A）或单元格引用。指定的参数都必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数。

1认识函数=AVERAGE(A1,B2:C3,D6)函数名称函数参数函数结构AVERAGE(number1,(number2),(number3)(number4),…)参数提示5.7使用公式和函数

2使用函数例如，要利用函数求销售额的排名，操作步骤如下：步骤1

单击要输入函数的单元格，在“编辑栏”单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框。步骤2

在“或选择类别”下拉列表框中选择函数类型，如“统计”，在“选择函数”列表框中选择函数，如选择排名函数“RANK.EQ”。步骤3

单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，在Numer编辑框单击，然后在工作表中选择要进行计算的单元格G3。5.7使用公式和函数

步骤4

在第2个函数参数对话框单击，在工作表选择要参与计算的单元格区域G3:G11。选中该单元格区域后按【F4】键将单元格地址转换为绝对引用。步骤5

单击“确定”按钮，显示函数的计算结果。向下拖动H3单元格右下角的填充柄到H11单元格，计算出所有员工的销售额排名。5.7使用公式和函数

此外，也可单击“开始”选项卡“编辑”组中“自动求和”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择要使用的函数，然后在工作表中拖动鼠标选择函数的作用区域。例如，可利用该列表中的求和、最大值和最小值函数计算出销售数量和销售金额的合计值、销售金额的最大值和销售数量的最小值。5.8管理数据5.8.1数据的排序例如，要对销售业绩统计表中的合计和年终奖数据都按升序排序，操作步骤如下：步骤1

打开素材文件，然后单击数据表中的任一单元格或将数据区域选中。步骤2

在“数据”选项卡的“排序和筛选”组单击“排序”按钮，Excel系统打开“排序”对话框。对主要关键字进行设置，如选择主要关键字为“合计”，排序方式为升序。步骤3单击按钮添加次要排序关键字，并为次要关键字设置排序依据和排序方式。5.8管理数据步骤4根据数据区域实际情况确定是否选择“数据包含标题”，单击“确定”按钮，可得到操作结果。5.8管理数据5.8.2数据的筛选自动筛选包括按选定内容筛选，适用于简单条件。高级筛选适用于复杂条件。筛选5.8管理数据例如，要筛选出销售业绩统计表中“华北”地区的销售业绩情况，操作步骤如下：步骤1

单击要进行筛选操作的数据区域中的任一单元格或选中要进行筛选的数据区域，如单击D4单元格。步骤2

在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，此时在筛选区域列标签的右侧显示“自动筛选”按钮。1自动筛选5.8管理数据步骤3

设置筛选条件。单击作为筛选条件关键值的列标签右侧的，这里单击“区域”列标签右侧的筛选按钮，在展开的筛选条件列表中设置筛选条件。如取消“全选”复选框，然后只选中“华北”复选框，单击“确定”按钮，得到筛选结果。5.8管理数据自动筛选时，若希望自定义筛选条件，如筛选出销售业绩统计表中合计值大于等于650000的记录，可执行以下操作步骤：步骤1

在上图所示的筛选列表中单击“合计”标签右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“数字筛选”>“大于或等于”项，。步骤2

打开“自定义自动筛选方式”对话框，设置筛选条件，如在“合计”下拉列表框中选择“大于或等于”，在其右侧的编辑框中输入650000。5.8管理数据步骤3

单击“确定”按钮，所有满足条件的记录都被筛选出来。5.8管理数据例如，要同时筛选出第四季度销售额大于160000，且合计值大于640000的记录，操作步骤如下：步骤1

打开素材文件“销售业绩统计表”，设置筛选条件。根据“同行求与，隔行求或”原则，在相对于源数据的独立单元格区域内设置筛选条件。例如，在K2:L3单元格区域输入筛选条件。步骤2

单击要进行筛选操作的数据源区域中任一单元格，或选中源数据区域。2高级筛选5.8管理数据步骤3

在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击按钮，系统打开“高级筛选”对话框，确认“列表区域”编辑框中的单元格地址是否正确，不正确的话，可在工作表中重新选择。保持“在原有区域显示筛选结果”单选钮，表示系统将在原数据区域显示筛选结果，不满足筛选条件的记录被暂时隐藏。步骤4

在“条件区域”编辑框单击，然后在工作表中选择筛选条件所在区域K2:L3。步骤5

单击“确定”按钮，筛选的结果随即出现在原数据区域。5.8管理数据3取消筛选当采用自动筛选或“在原有数据区域显示筛选结果”的高级筛选时，直接单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮或按钮，即可取消筛选而显示原来的完整数据。5.8管理数据5.8.3分类汇总要对销售业绩统计表按区域进行合计值汇总，操作步骤如下：步骤1

打开素材文件“销售业绩统计表”，确保要进行分类汇总的数据表的每一列都有标志字段（如A列的标志字段为“编号”），并且同一列中应包含相似的数据，在数据区域中没有空行或空列。步骤2

对汇总数据按分类字段进行排序。例如，要对数据表按“区域”进行分类汇总，要先按“区域”进行排序（本例为升序）。1创建分类汇总5.8管理数据步骤3

选中源数据区域，或在数据表中单击，再在“数据”选项卡的“分级显示”组单击“分类汇总”按钮，系统弹出“分类汇总”对话框，在其中设置分类字段为区域，汇总方式为求和，选定汇总项为合计。分类字段：选择分类依据列的列标志字段。汇总方式：选择进行分类汇总的汇总方式（函数），如求和、计数、平均值、最大值等方式。选定汇总项：选择需要进行汇总的列标志字段，不一定是分类字段。5.8管理数据步骤4

单击“确定”按钮，得到分类汇总结果。这种分类汇总方式也就是我们平常说的简单分类汇总。5.8管理数据2分级显示数据在分类汇总显示的结果中，根据需要可控制汇总项与明细数据的显示或隐藏。步骤1

在汇总数据表的左侧出现（分级显示控制）按钮分别单击1、2和3级按钮，汇总数据表在总汇总结果数据、各分类汇总结果数据和明细数据间切换。步骤2

单击其下对应的和按钮，可对指定分类组进行汇总结果数据和明细数据间的切换。不需要分级显示时，可以根据需要将其部分或全部的分级删除。步骤1选择要取消分级显示的行，然后单击“数据”选项卡“分级显示”组中的“取消组合”>“清除分级显示”项，可取消部分分级显示。步骤2

要取消全部分级显示，可单击分类汇总工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡“分级显示”组中的“取消组合”>“清除分级显示”项。5.8管理数据若要清除分类汇总，可以在“分类汇总”对话框单击“全部删除”按钮。删除分类汇总时，Excel将删除与分类汇总一起插入列表中的分级显示和任何分页符。3清除分类汇总5.9使用图表5.9.1创建图表步骤1在工作表中输入或选中要创建图表的数据区域，如选择“销售业绩统计表”中的B3:B7和H3:H7单元格区域（不连续的区域可以通过【Ctrl】键配合选择）。5.9使用图表步骤2在“插入”选项卡的“图表”组单击“柱形图”按钮，在展开的列表中选择所需的图表子类型，如“簇状圆柱图”，系统自动快速在工作表中创建图表。5.9使用图表5.9.2编辑图表步骤1

单击图表将其选中，在“图表工具/设计”选项卡的“数据”组中单击“选择数据”按钮，打开“选择数据源”对话框，系统自动选中创建图表的数据区域。1添加图表数据