云南省会议定店管理制度

云南省会议定店管理制度第一章总则

一、为加强云南省会议定店管理工作，提高会议效率，确保会议质量，根据国家有关法律法规，结合本省实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于全省各级党政机关、人民团体、企事业单位召开的各类会议。

三、会议定店管理应遵循以下原则：

1.合理安排，避免资源浪费；

2.确保安全，保障会议顺利进行；

3.公开透明，接受社会监督；

4.便捷高效，提高会议质量。

四、各级会议主办单位应严格按照本制度规定，做好会议定店工作，确保会议的顺利进行。

五、各级会议主办单位应加强对会议定店工作的领导，明确责任，建立健全会议定店管理工作机制。

六、各级会议主办单位应定期对会议定店管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改，不断提高会议定店管理水平。

七、本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，按照本制度执行。如遇特殊情况，需经上级主管单位批准后，可适当调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：主办单位应根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标具有针对性和可操作性。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、预期成果等。

3.报批程序：会议方案应按照规定程序报批，经批准后方可实施。

4.发送会议通知：会议通知应明确会议主题、时间、地点、议程等内容，提前发送给参会人员。

二、会议报到

1.报到时间：会议通知中应明确报到时间，以便参会人员提前做好准备。

2.报到地点：选择交通便利、设施齐全的地点作为报到地点。

3.报到流程：参会人员到达报到地点后，按照工作人员的引导完成签到、领取会议资料等手续。

三、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人：由主办单位指定，负责组织、引导会议议程的进行。

3.会议议程：按照既定议程逐项进行，确保会议内容充实、有序。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括发言、讨论、表决等。

四、会议总结

1.会议总结报告：由主持人或指定人员在会议结束时对会议成果进行总结。

2.形成会议纪要：将会议内容、讨论结果、决策事项等整理成会议纪要，以便跟踪落实。

五、会议闭幕

1.主持人宣布会议闭幕，对参会人员表示感谢。

2.参会人员离开会场，工作人员负责会场整理、物资归档等工作。

六、会议后续工作

1.会议纪要的审批：会议纪要应报请主办单位领导审批，确保会议决策的准确性。

2.会议纪要的分发：将审批通过的会议纪要发送给参会人员和相关单位，以便落实会议决策。

3.跟踪落实：主办单位应指定专人负责会议决策的跟踪落实，确保会议成果得到有效执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确、完整。

2.会议纪要初稿应提交给主持人或相关负责人进行审核，确保会议决策和讨论内容得到准确反映。

3.审核通过的会议纪要，应按照规定程序报请主办单位领导审批。

4.审批通过的会议纪要，由主办单位进行正式发布。

二、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审批通过后，应以书面形式发布，同时可通过电子邮件、内部网络平台等方式传达给相关人员。

2.发布会议纪要时，应明确要求各相关部门和人员按照纪要内容执行会议决策。

3.对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，应组织专题会议或通气会，确保纪要内容得到充分理解和传达。

三、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要明确的任务分工，制定具体的执行计划和时间表。

2.主办单位应设立专门的工作小组或指定专人，负责对会议决策的执行情况进行监督和检查。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，应及时上报主办单位，寻求解决方案，确保会议决策的顺利实施。

四、会议纪要的反馈与评估

1.各责任部门在执行会议决策过程中，应定期向主办单位反馈工作进展和成效。

2.主办单位应定期组织会议纪要落实情况的评估，对执行不力的部门和个人进行督促和指导。

3.根据反馈和评估结果，对会议纪要的执行情况进行总结，形成改进措施，以提高会议管理工作的效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过的会议纪要应作为正式文件进行归档，以便日后查阅。

2.建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的透明度和可追溯性。

3.对于涉及敏感信息或内部资料的会议纪要，应按照相关规定限制查阅范围和权限。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.各单位需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议室管理部门根据申请进行统筹安排，确保会议室合理使用。

3.预订会议室的单位应按时使用，如需取消或变更，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室布置

1.会议室管理部门应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、设施齐全。

2.会议室内应保持整洁，会场布置应简洁大方，符合会议主题。

3.会议室内应配备必要的设备，如投影仪、音响、话筒等，并确保设备正常运行。

三、会议室使用

1.参会人员应遵守会议纪律，按时入场，将手机等通讯工具调至静音或振动状态。

2.会议期间，未经允许，不得随意离场或进入会场。

3.会议室内禁止吸烟、进食，不得乱丢杂物，保持环境整洁。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责管理和维护，确保设备状态良好。

2.使用会议室设备时，应按照操作规程进行，不得私自拆卸、改装或损坏设备。

3.会议结束后，使用单位应将设备归位，关闭电源，并向会议室管理部门报告设备使用情况。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保消防设施、安全通道等符合相关规定。

2.会议室内应采取必要的安全措施，如安装监控设备，保护会议资料和参会人员的安全。

3.对于涉及敏感信息或机密事项的会议，应采取保密措施，限制会议资料传播范围。

六、会议室维护与保洁

1.会议室管理部门应定期对会议室进行维护和保洁，确保设施完好、环境舒适。

2.发现会议室设施损坏或故障时，应及时报修，尽快恢复正常使用。

3.会议结束后，应由专人负责清理会场，保持会议室整洁。

第五章附则

一、本制度解释权归云南省会议定店管理工作领导小组。

二、本制度自