档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用分析

现阶段，在社会科技不断发展过程中，计算机网络的普及程度越来越高，进一步完善了现代化档案管理技术，从而更加便利于人们的生活和工作。同时在现代化档案管理出现以后，大大凸显出了档案基础工作的主体性地位，这在档案管理中占据重要的位置，所以要想确保良好的管理效果，应对传统档案管理模式进行不断改善，并加强全新的技术手段的应用，发挥出对于档案管理基础工作的促进作用。一、档案管理基础工作的重要性分析对于档案管理基础工作来说，档案信息的登记、分类等是重要构成内容。其中，从档案管理规范出发，合理分类整理档案信息的内容、用途等。在档案信息登记过程中，应详细记录常规性的册、单、表等，不断提高档案整理、利用效率，从而避免原始档案出现不完整现象，而且给予档案安全性、完整性一定的保证。在档案管理基础工作中，档案健全管理至为关键，在档案具有高度完整的情况下，有助于档案信息使用效率的提升，而且还可以满足人力节约化需求，不断提高档案信息检索效率[1]。档案内容，企业和单位活动的重要信息必须要详细记录到位，满足其时效性等需求。加强档案管理工作项目的管理，可以更好地服务于使用者，并且还可以使档案基础工作变得越来越完善，同时还可以给予现代化档案管理水平强有力的保障。此外，现代化计算机技术的出现，可以使档案基础工作管理得到有效强化，从而进一步完善档案基础管理。二、档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用（一）提高档案管理标准基于社会经济发展角度，社会大众对于档案管理的要求越来越高。在科学技术不断更新的推动下，标准化、规范化在现代化档案管理中得到了充分体现。通常来说，档案管理发展速度较快，在管理方面，一些工作人员的能力与现代化档案管理需求并不相符，从而很难有效推动档案管理工作，所以加强档案管理工作人员管理意识的培养是至关重要的，确保工作人员对档案管理基础工作的重要性高度明确化，并加强基础能力的培养[2]，以便于更好地监督和管理档案保管工作，避免档案信息出现安全隐患。与此同时，应加强管理责任制度的构建，引导工作人员正确认识和对待自身的工作职责，同时促进档案管理工作，在奖罚制度的激励作用下，可以对员工的工作积极性予以充分调动，从而为档案管理工作的开展提供支撑。（二）筛选杂劣信息档案信息未编码等问题经常出现，一定程度上加剧了档案数据信息检索的难度性，所以应注重重新整理这一环节，剔除卷宗内的杂乱内容。在重新整理时，面对信息缺失的现象，尤其在目录、项目号、页码等方面，应做好相应的标注，避免档案信息的使用效率受到不必要的影响，并将档案数据信息的拓展性发挥出来，从而为实现档案管理的规范化、科学化目标奠定良好的基础。（三）促进档案管理规范化发展该项工作明确提出了对于管理工作人员的要求，尤其在工作技能和职业素养方面，而在管理能力提升方面，应完善案卷要求、归档要求等，从而促进档案管理工作的顺利进行。如果档案信息出现失误或档案内容缺失现象，即使应用计算机技术，也于事无补，很难推动档案管理工作水平的提升。对此对于档案管理部门来说，应加强规章制度的构建，并从自身实际情况出发，给予管理工作人员的日常行为一定的规范作用[3]，而且也要进行严格监督和管理，从而为档案管理基础工作水平的提升助益。此外在档案信息归档后，针对档案信息的保存，应加大管理力度，档案信息的归档入库，必须要满足时效性要求，更好地保存数据信息，以便于应用于未来的档案信息检索和应用等方面。（四）信息检索工作顺利应用在档案信息管理方面，基础工作内容主要包括档案信息的归档和录入，基础的档案管理工作的开展，与档案信息的现代化管理水平不谋而合，确保档案信息的准确无误。加强档案基础管理工作，可以发挥出检索功能对于使用者的服务职能，并且这对于使用者查找档案信息也具有极大的帮助[4]。在社会科技的强大推动下，网络信息化技术得到了广泛应用，通过在档案管理中的应用，可以满足公开性需求，同时符合现代化技术发展需求，共同致力于管理水平的提升。在人们数据信息检索时，在数据信息高度准确时，可以充分彰显出完善的数据信息检索服务的应用价值。除此之外，应加强档案信息收集小组的设置，合理收集和整理档案信息，为规范化目录的编制提供可行依据，然后进行保存，可以促进档案管理工作人员数据收集、整理工作的顺利进行。（五）提升档案利用率档案管理工作的开展，已经成为提高档案利用效率的重要方式方法之一。众所周知，基于档案管理部门视角，每年收集的档案信息具有海量化特点，对于管理工作人员来说，应从档案信息的重要性出发，为具体分类提供可行依据，合理管理重要的档案信息，然后对其他档案进行整理[5]，将档案管理效率提升上来，并高效化利用档案信息。在档案信息检索方法中，全新的电子技术的应用，使用者只要输入关键词，便可以获取相关档案信息，从而保证档案的高效化利用，从而为档案管理工作的实施助益。三、档案管理基础工作在现代化档案管理的实施要点（一）对案卷的重新组合对于工作人员来说，应重新组合内部较厚的案卷，节约在档案调取和查看中所需的时间。但是在这一过程中，对于相关联系的文件，应在同一卷档案内进行组合。而且在重新组合完成后，应借助计算机，及时输入重点内容，避免出现丢失现象，实现在企业内部的完整储存。（二）对档案的科学化编号在档案编号方面，计算机有助于提高统一可学化编号水平。对此对于相关工作人员来说，在内部档案编号工作中，应加强计算机科学技术的合理应用，加强档案的统一分类号的应用，给予案卷分类的合理性一定的保证。同时应不断更新自身的管理理念[6]，管理者也要予以较高的关注度，形成对档案基础管理工作的有效推动作用。（三）开展数据分析工作在提高档案利用效率方面，必须要借助于现代化的档案管理工作，将针对性发挥出来，从行业工作现状出发，加强社会发展需求的融合，合理区分重点文件工作。在基础工作中，出自对管理人员需求情况的分析，重点、次重点工作的分类是至关重要的，加强数据信息的有效处理，不断提高重点文件集中化管理水平。