存档文件管理制度

存档文件管理制度1.前言存档文件是医院日常运营中产生的紧要资料，对于医院的管理和发展具有紧要意义。为了规范存档文件的管理，确保信息安全和便捷的使用，特订立本制度。2.定义2.1存档文件：指在医院业务运营过程中产生并具有长期价值的各类文件，包含纸质文档、电子文档等形式。2.2存档文件管理：指存档文件的收集、整理、保管、利用和销毁等过程中的管理活动。3.存档文件管理职责3.1院长：—对存档文件管理工作负总责，确保管档文件管理工作的顺利进行。—审批紧要存档文件的销毁申请。3.2行政部门：—负责订立和完善存档文件管理制度和相关规范。—组织实施存档文件管理工作，包含存档文件的收集、整理、分类、保管等。—定期进行存档文件的清理和整理工作。3.3各科室：—负责本科室存档文件的及时归档和保管。—搭配行政部门开展存档文件清理和整理工作。3.4信息科技部门：—负责电子存档文件的管理和维护，确保文件的安全可靠。—定期对电子存档文件进行备份，防止丢失或损坏。4.存档文件的收集和整理4.1全部部门在日常工作中产生的存档文件，必需依照规定的格式进行归档。4.2全部存档文件必需注明文件名称、编制者、日期等基本信息。4.3存档文件采用分类归档的方式进行存储，每个科室应设立存档文件柜，保证文件的整齐和方便查阅。4.4存档文件的电子版本应依照文件分类和文件名的规定进行命名，存储在网络服务器上，并定期备份。5.存档文件的保管和使用5.1存档文件的保管责任人应妥当保管存档文件，确保文件的安全和完整。5.2存档文件的保管室应做好防潮、防火、防盗措施，定期检查存档文件的存放环境。5.3存档文件的查阅需经过授权，授权范围内的人员可查阅相关存档文件，并填写查阅记录。5.4存档文件的复印和借阅需经过审批，并记录相关操作信息。5.5存档文件的使用应严格遵守文件保密制度，未经授权不得私自拷贝、传输和公开存档文件。6.存档文件的销毁6.1存档文件的销毁需经过申请，并经过审核批准后方可进行。6.2院长审批的紧要存档文件销毁申请，应订立认真的销毁方案和记录销毁过程。6.3存档文件的销毁应符合相关法律法规和保密要求。6.4存档文件的销毁记录应保管至少5年，供相关部门查阅。7.存档文件的备份与恢复7.1电子存档文件应定期进行备份，并将备份数据存放在合适的服务器和介质上，确保数据的安全性。7.2存档文件的备份数据应存放在与原数据分别的地方，以防止数据丢失。7.3文件备份数据的存放位置应定期进行巡检和维护，确保备份数据完整可用。7.4存档文件数据的恢复需经过授权，并做好操作记录。8.监督与评估8.1行政部门定期对存档文件管理情况进行评估检查，发现问题及时进行矫正和改进。8.2相关部门通过内部审核和外部审计的形式，对存档文件管理制度的执行情况进行监督。8.3存档文件管理存在违规行为的，将依据医院相关制度进行处理，包含纪律处分和法律追责。9.附则9.1本制度自发布之日起正式执行，对医院内全部相关人员具有管束力。9.2对于特殊存档文件的管理，可依据需要订立单独的管理方法，并纳入本制度的管理范围。9.3本制度的解释权归医院行政部门全部，如