烟草公司会议管理制度

烟草公司会议管理制度第一章总则

为了加强烟草公司会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保决策的科学性和有效性，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.传达政策、部署工作、研究问题、沟通交流、提高工作效率。

2.集思广益、民主决策、凝聚共识、推动公司发展。

二、会议原则

1.精简高效：减少会议数量，缩短会议时间，提高会议质量。

2.严谨规范：会议议题明确，议程安排合理，会议记录完整。

3.公开透明：会议内容、参会人员、会议结果公开，接受监督。

4.分类管理：根据会议性质和内容，实行分类管理，确保会议效果。

三、适用范围

本制度适用于烟草公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、通知、主持等工作。

2.参会人员：按时参加meetings，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实情况。

五、制度执行

1.各级管理人员应严格遵守本制度，确保会议的顺利进行。

2.对违反会议管理制度的行为，视情节给予相应处理。

本制度的解释权归烟草公司董事会所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者根据公司工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议组织者根据会议主题，制定详细的会议议程，包括议题、时间、地点等。

3.确定参会人员：根据会议性质和议程，确定参会人员范围，通知相关人员按时参加。

4.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

二、会议召开

1.会前签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人：主持人简要介绍会议主题、议程，明确会议目的和纪律要求。

3.依次进行会议议程：按照议程安排，逐一进行议题讨论，确保会议内容全面、深入。

4.会议发言：参会人员应积极参与讨论，发言时注意观点明确、简洁明了。

三、会议决策

1.主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，表决方式可根据实际情况采取口头表决或投票表决。

3.形成会议决议：会议决议应记录在案，作为会议纪要的组成部分。

四、会议总结

1.主持人对会议进行总结，概括会议成果，强调会议决议的执行要求。

2.对参会人员的意见和建议给予回应，确保会议的沟通效果。

五、会议结束

1.会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要经主持人审核后，发送给参会人员，以便了解会议内容。

3.会议组织者负责收集会议纪要的反馈意见，为后续工作提供参考。

六、会议记录与归档

1.会议记录人将会议纪要及相关材料整理归档，以便查阅。

2.会议纪要作为公司决策的重要依据，应妥善保管，确保信息安全。

本章内容旨在规范会议流程，确保会议高效、有序进行。各级管理人员应认真执行，不断提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，由会议主持人审核批准，然后发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议决议的分解与责任分配

1.根据会议纪要中的决议内容，将任务分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.各责任部门或个人应对照行动计划，制定详细的执行方案，确保决议得到有效实施。

三、跟踪监督与进度反馈

1.设立专门的监督机制，对会议决议的执行情况进行跟踪监督。

2.定期收集责任部门或个人的进度反馈，了解实施过程中的问题和困难，并及时协调解决。

四、执行结果的评估与汇报

1.责任部门或个人在任务完成后，应提交执行结果报告，包括完成情况、遇到的问题及解决措施等。

2.会议组织者应对执行结果进行评估，并向公司管理层汇报，确保决策效果与预期目标相符。

五、会议纪要的闭环管理

1.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新明确责任人和完成时限。

2.整改完成后，再次进行评估和汇报，确保所有会议决议得到闭环管理。

六、持续改进与优化

1.通过对会议纪要跟踪落实情况的总结分析，发现管理流程中存在的问题，提出改进措施。

2.不断完善会议管理制度，提高会议决策的执行力和公司管理的效率。

本章强调会议纪要的跟踪落实，旨在确保会议决策得以实施，促进公司目标的实现。各级管理人员应高度重视，认真执行，不断提升会议管理的水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门或个人需提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门根据预订情况合理安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并定期检查维护，确保设备正常运行。

2.会议室布局应合理，座位安排便于参会人员交流。

3.保持会议室整洁卫生，提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生习惯。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意离开会议室。

3.未经允许，不得携带无关人员进入会议室。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、安全通道等，确保参会人员安全。

2.会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议结束后，及时清理会议室内文件、资料，防止遗失或泄露。

五、会议室资源优化利用

1.提高会议室使用效率，避免长时间占用或空置现象。

2.鼓励部门间共享会议室资源，合理安排会议时间，减少冲突。

3.定期对会议室使用情况进行统计和分析，为会议室管理提供决策依据。

本章对会议室管理规定进行详细阐述，旨在提高会议室使用效率，创造良好的会议环境，确保会议的顺利进行。各级管理人员应严格遵守，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归烟草公司董事会所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

三、各级管理人员应认真贯彻执行本制度，如有违反，将视情节给予相应处理。

四、本制度的修改和废止，应按照公司