项目管理制度会议纪要

项目管理制度会议纪要第一章总则

项目管理制度会议纪要旨在确保公司会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度，规范会议流程，明确会议纪要的跟踪落实，以及完善会议室的管理。以下总则对会议管理制度的基本原则和适用范围进行规定。

一、基本原则

1.高效决策：会议应围绕项目目标，充分讨论，高效决策，确保会议成果具有指导性和可操作性。

2.公开透明：会议内容、参会人员、会议时间等信息应公开透明，确保全体与会人员了解会议内容。

3.责任明确：会议纪要中应明确责任人和完成时限，确保决策的落实和执行。

4.持续改进：会议管理制度应不断总结经验，持续改进，提高会议质量。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类项目会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会等。

2.本制度适用于公司全体员工，包括但不限于项目经理、项目成员、相关部门负责人等。

3.本制度适用于会议的筹备、召开、纪要整理、跟踪落实以及会议室管理等环节。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据项目需要，临时组织的会议，如项目协调会、专题讨论会等。

四、会议纪律

1.与会人员应准时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音，不得随意离场。

3.会议内容应保密，未经允许不得泄露给无关人员。

4.与会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，遵守会议主持人安排。

五、会议管理制度修订

1.本制度如有变更，由公司决策层提出，经相关部门审议后，予以公布。

2.修订后的会议管理制度自公布之日起生效。

六、其他

1.本制度的解释权归公司决策层所有。

2.如有未尽事宜，可根据实际情况，参照本制度基本原则予以处理。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，现将会议流程具体规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目需求，明确会议目的和讨论重点，制定会议议程。

2.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保涵盖项目所需的各方代表。

3.通知与议程发放：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并提供相关会议资料。

4.会场布置：根据会议类型和参会人数，安排合适的会议室，并提前布置好会场，确保设施设备齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，以便统计参会人数和人员。

2.会议主持人发言：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.各部门报告：按照议程安排，各部门负责人或代表进行工作汇报、问题阐述等。

4.讨论与决策：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，形成决策意见。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论成果进行总结，明确责任人和完成时限。

三、会议纪要整理

1.纪要编制：会议结束后，由专人负责整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.纪要审批：会议纪要应提交给会议主持人或相关部门负责人审批，确保内容准确无误。

3.纪要发布：审批通过的会议纪要应尽快发送给参会人员，以便了解会议内容并执行相关决策。

四、会议后续工作

1.任务分配：根据会议纪要，将决策事项分解为具体任务，明确责任人和完成时限。

2.跟踪落实：专人负责对会议决策事项的执行情况进行跟踪，确保各项任务按时完成。

3.反馈与汇报：责任人应及时向会议主持人或相关部门汇报任务执行情况，以便协调解决问题。

五、会议评估与改进

1.会议评估：会议结束后，收集与会人员的意见和建议，评估会议效果，查找不足。

2.改进措施：针对会议评估结果，制定相应的改进措施，提高会议质量。

3.持续优化：不断总结经验，完善会议管理制度，确保会议流程的持续优化。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，现将会议纪要的跟踪落实规定如下：

一、会议纪要的传达与接收

1.会议纪要经审批通过后，由专人负责发送给所有参会人员，确保相关人员了解会议内容与决策。

2.与会人员收到会议纪要后，应及时查看并确认接收，如有疑问或异议，应在规定时间内提出。

二、任务分解与责任落实

1.根据会议纪要内容，将决策事项分解为具体任务，明确任务名称、责任人、完成时限等。

2.责任人应主动承担起任务，确保按照会议纪要的要求按时完成。

三、跟踪监督与进度汇报

1.设立专门的跟踪监督机制，对会议决策事项的执行情况进行定期跟踪。

2.责任人需定期向会议主持人或相关部门负责人汇报任务进展情况，确保任务按计划推进。

四、问题协调与解决

1.在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应主动寻求帮助，及时协调相关部门予以解决。

2.对于重大问题，会议主持人或相关部门负责人应组织专题会议，研究解决方案。

五、会议纪要落实评估

1.对会议纪要中明确的任务，完成时限到期后，进行落实情况的评估。

2.对未按期完成的任务，分析原因，追究责任人，并提出相应的改进措施。

六、激励机制与责任追究

1.对按期完成任务的责任人，给予适当的奖励和表彰，激发工作积极性。

2.对未按期完成任务的责任人，视情节轻重，给予相应的处罚和教育。

七、持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，查找存在的问题和不足。

2.针对问题，制定并实施改进措施，不断提升会议纪要的跟踪落实效果。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，维护良好的会议环境，以下对会议室的管理规定进行详细阐述：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门或项目组根据会议需求提前预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便于会议室管理部门进行统筹安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、喧哗、乱丢垃圾等行为。

2.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于待机状态，节约能源。

3.未经允许，不得随意更改会议室设备设置，不得擅自携带会议室设备外出。

三、会议室设备管理

1.定期对会议室设备进行维护、检修，确保设备正常运行。

2.会议室内设备出现故障时，应及时报告给会议室管理部门，以便及时维修。

3.对于重要设备，应制定备份方案，以防突发情况影响会议进行。

四、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，确保环境卫生。

2.会议室内应配备足量的垃圾桶，便于与会人员丢弃垃圾。

3.与会人员应共同维护会议室环境卫生，不得在会议室内用餐或携带食物进入。

五、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，包括防火、防盗等措施。

2.会议室内应配备足量的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

六、会议室资源调配

1.会议室管理部门应合理调配会议室资源，优先满足重要会议和紧急会议需求。

2.对于冲突的会议预约，会议室管理部门有权进行调整，确保会议室的充分利用。

3.鼓励采用视频会议等远程会议形式，节省会议室资源。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，会议室管理部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.对于严重违反规定的行为，将通报批评，并追究相关责任人的责任。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司决策层所