部门联系会议管理制度

部门联系会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保部门联系会议的有序、高效进行，加强部门间的沟通与协作，提高决策效率，制定本管理制度。本制度按照公开、透明、参与、集中的原则，对会议的组织、流程、记录及跟踪等进行规范。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部各部门之间召开的各类联系会议，包括但不限于定期工作汇报会议、项目协调会议、专题讨论会议等。

三、会议性质与分类

1.定期会议：按照公司规定的时间节点，定期召开的会议，如每周、每月、每季度、每年等；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，包括应急会议和专题会议；

3.内部会议：仅限于公司内部人员参加的会议；

4.外部会议：与公司外部单位或个人共同参加的会议。

四、会议的组织与管理

1.会议的召集：由会议主持人或相关部门负责人负责召集；

2.会议通知：会议召集人需提前向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容；

3.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确保会议的出勤情况；

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容包括会议议题、讨论结果、决议事项等；

5.会议资料的准备与发放：会议召集人负责会议所需资料的准备和发放。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退；

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向主持人报告；

3.会议内容涉及公司内部信息或商业秘密的，与会人员应严格保密；

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要的要求，及时落实相关工作。

六、本管理制度的解释与修订

1.本管理制度的解释权归公司管理部门；

2.如有需要，公司管理部门可根据实际情况对本管理制度进行修订，并及时通知相关部门。

后续章节内容请按照公司需求进行补充和完善。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议的针对性和实效性；

2.拟定会议议程：会议召集人应根据会议主题，拟定详细的会议议程，包括各议题的讨论时间、顺序等；

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，明确与会人员范围，包括主持人、记录人、参会部门代表等；

4.发布会议通知：会议召集人应在会议召开前一定时间（如提前3-5天），向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出勤情况；

2.会议主持人开场：主持人简要介绍会议主题、议程和目的，宣布会议开始；

3.会议议题讨论：按照议程安排，逐一讨论各个议题，各部门代表可就议题发表意见和建议；

4.会议决策：针对各议题，主持人组织与会人员进行讨论，形成决策或共识；

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作要求。

三、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议过程，包括议题讨论、决策事项、与会人员发言等；

2.会议纪要整理：会议结束后，记录人应根据会议内容，整理会议纪要，明确会议成果和待办事项；

3.会议纪要审批：会议纪要需经主持人审批后，发送给与会人员。

四、会议后续工作

1.会议纪要的传达与落实：各部门负责人应将会议纪要传达到本部门相关人员，并按照会议决议，组织落实相关工作；

2.会议决议的跟踪：会议召集人应定期跟踪会议决议的执行情况，确保各项工作有序推进；

3.会议效果评估：公司管理部门可对会议效果进行评估，根据评估结果对会议流程和制度进行优化。

本章内容旨在规范会议流程，提高会议效率，确保会议成果的落实。后续章节将继续阐述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要的审批：会议纪要整理完成后，需提交给主持人进行审批，确保纪要内容的准确性和完整性；

2.会议纪要的发布：审批通过的会议纪要，应以书面形式发放给与会人员，并抄送相关部门；

3.会议纪要的传达：各部门负责人应将会议纪要内容及时传达给本部门相关人员，确保全体人员了解会议决议和后续工作要求。

二、会议决议的执行与跟踪

1.任务分解：各部门根据会议纪要，将涉及本部门的任务进行分解，明确责任人和完成时限；

2.跟踪执行情况：会议召集人或指定专人负责对会议决议的执行情况进行跟踪，确保各项工作按计划推进；

3.定期汇报：各部门应定期向会议召集人汇报会议决议的执行进度，及时反馈问题和困难；

4.协调解决：会议召集人应协调相关部门，解决执行过程中出现的问题，确保会议决议的顺利实施。

三、会议纪要的归档与管理

1.纪要归档：会议纪要应按照规定进行归档，以便日后查询和追溯；

2.纪要管理：会议纪要的保管应由专人负责，确保纪要的完整性和安全性；

3.纪要查阅：相关人员如有需要查阅会议纪要，应按照公司规定流程进行申请和审批。

四、会议决议的评估与改进

1.定期评估：公司管理部门应定期对会议决议的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足；

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，优化会议流程和决议执行机制；

3.持续优化：通过不断总结经验，完善会议管理制度，提高会议效率和决议落实效果。

本章内容旨在强化会议纪要的跟踪落实，确保会议成果转化为实际工作效果。后续章节将阐述会议室管理规定等相关内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订应遵循“先到先得”的原则，确保公平使用；

2.预订方式：公司设立会议室预订系统，相关人员可通过该系统在线预订会议室；

3.预订时间：预订会议室需提前一定时间（如提前3天），以便于会议通知的发送和会议准备工作；

4.预订信息：预订时应填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会议室管理员进行安排。

二、会议室配置与维护

1.基本配置：会议室应配备必要设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等；

2.环境布置：会议室应保持整洁、安静，适当布置绿植，提供良好的会议环境；

3.设备维护：会议室设备应由专人负责维护，确保设备正常运行；

4.定期检查：会议室管理员应定期检查会议室设施，发现问题及时报修。

三、会议室使用规范

1.使用时间：会议开始前15分钟，会议室管理员应确保会议室已准备就绪，会议结束后，与会人员应尽快离开会议室，以免影响后续会议；

2.使用要求：会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律；

3.会议服务：会议室管理员可根据需要提供会议服务，如茶水、资料发放等；

4.能源节约：会议结束后，应及时关闭会议室内的电源、空调等设备，节能减排。

四、会议室安全管理

1.保密要求：涉及公司内部信息或商业秘密的会议，会议室应采取保密措施，如安装隔音设备、限制人员出入等；

2.安全检查：会议室管理员应定期进行安全检查，确保消防设施齐全、通道畅通；

3.紧急情况处理：如遇紧急情况，应立即启动应急预案，组织人员疏散。

本章内容旨在规范会议室的管理和使用，为会议提供良好的环境和设施支持。第五章附则将对本管理制度的相关补充和说明进行阐述。

第五章附则

一、本管理制度的解释权归公司管理部门所有。

二、本管理制度自发布之日起实施，如有变更，公司将及时通知相关部门和人员。

三、各部门应遵循本管理制度，如有特殊情况需另行规定，可由相关部门提出申请，经公司管理部门审批后实施。

四、本管理制度作为公司内部管理文件，应予以妥善保管，相关人员未经许可不