企业会议室使用管理制度

企业会议室使用管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强企业内部会议室的使用管理，提高会议效率，保障会议资源的合理利用，制定本管理制度。本制度依据公司相关管理规定，结合实际情况，明确会议室使用的原则、流程及要求。

第二条适用范围：本管理制度适用于公司内部所有会议室的使用、预定、召开及管理活动。

第三条会议类别：会议分为例行会议、临时会议和特殊会议。例行会议指定期召开的如周例会、月度总结会等；临时会议指因特殊情况临时召集的会议；特殊会议指对公司有重大影响或需邀请外部人员参加的会议。

第四条会议室使用原则：

1.公平公正原则：会议室资源按照预约顺序和会议的重要性进行分配，确保各部门公平使用。

2.效率优先原则：优先保障重要、紧急及大型会议的需求，提高会议室使用效率。

3.节约原则：合理规划会议时间，减少无效、重复会议，降低会议成本。

第五条责任划分：

1.行政管理部门为公司会议室管理的归口部门，负责会议室的日常管理、维护及监督。

2.各部门负责本部门会议室使用的申请、组织和实施。

3.会议召集人负责会议的筹备、通知、主持及会议纪要的跟踪落实。

第六条会议纪律：

1.与会人员应按时参加，迟到、早退需向会议召集人说明原因。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

3.会议内容涉及公司机密时，与会人员需签订保密协议，严守公司机密。

第七条制度修订：本管理制度根据公司发展需要和实际情况，由行政管理部门负责适时修订，报公司领导审批后发布实施。

第二章会议流程

第八条会议预约：

1.会议召集人应根据会议性质、参会人数及时间安排，提前通过公司内部会议预约系统提交会议室预约申请。

2.会议预约需提供会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并注明是否需要额外设备或服务。

3.行政管理部门收到会议预约申请后，应在2个工作日内审核并反馈预约结果。

第九条会议通知：

1.会议召集人应在会议开始前至少1个工作日，通过邮件、短信或电话等方式通知与会人员，包括会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知中应明确会议重要性、参会要求及注意事项，提醒与会人员做好相关准备。

第十条会议筹备：

1.会议召集人负责组织会议材料的准备，包括会议议程、报告、数据等，并确保材料在会议前送达与会人员。

2.行政管理部门协助会议召集人完成会议室布置、设备检查等会前准备工作。

第十一条会议召开：

1.会议召集人应按时召开会议，宣布会议主题，引导与会人员围绕议程展开讨论。

2.会议期间，记录员负责记录会议内容、决议及待办事项。

3.会议召集人应控制会议进程，确保会议内容紧凑、高效。

第十二条会议纪要：

1.会议结束后，记录员应在2个工作日内整理完成会议纪要，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决议及待办事项等。

2.会议纪要由会议召集人审核后，发送给与会人员，并在公司内部平台公示。

第十三条会议反馈：

1.与会人员对会议纪要内容如有异议，应在收到会议纪要后2个工作日内提出。

2.会议召集人根据反馈意见进行修改，确保会议纪要准确无误。

第十四条会议延期与取消：

1.如因特殊情况需延期或取消会议，会议召集人应提前通知与会人员，并通过会议预约系统及时更新会议信息。

2.延期或取消的会议，视同重新预约，需按照会议预约流程重新提交申请。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条纪要发布：

1.会议纪要经会议召集人审核无误后，应通过公司内部通讯系统发布，并确保所有与会人员及相关部门能够及时接收。

2.对于涉及公司机密内容的会议纪要，应按照公司保密规定进行适当级别的保密处理。

第十六条决议执行：

1.会议纪要中明确的决议和待办事项，各责任部门和相关人员应按照既定的时间表和标准执行。

2.会议召集人应定期检查决议的执行进度，确保各项决策得到有效落实。

第十七条跟踪监督：

1.行政管理部门负责对会议纪要的执行情况进行跟踪监督，并对执行过程中出现的问题提供协调和支持。

2.对于执行难度大或长期未解决的问题，应上报公司高层，寻求解决方案。

第十八条反馈机制：

1.各责任部门在执行会议决议过程中，应定期向会议召集人反馈工作进展和存在的问题。

2.会议召集人应根据反馈情况，调整工作计划，必要时召集临时会议，研究解决措施。

第十九条结果评估：

1.会议纪要执行完毕后，会议召集人应组织相关人员对执行结果进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.评估结果应在公司内部进行分享，以提高会议效率和决议执行的准确性。

第二十条归档管理：

1.会议纪要及其执行情况的记录，应由行政管理部门按照档案管理规定进行归档，以备日后查询。

2.归档资料应包括会议纪要、决议执行报告、反馈信息等，确保资料的完整性和可追溯性。

第二十一条问责机制：

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和个人，应建立问责机制，追究相关责任。

2.问责结果应作为个人和部门绩效考核的依据之一，以促进会议纪要的高效执行。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订管理：

1.会议室预订采用先到先得的原则，各部门应合理规划会议时间，避免长时间占用会议室资源。

2.如遇紧急或重要会议，行政管理部门有权对会议室使用进行调配，确保公司利益最大化。

第二十三条会议室使用规范：

1.使用会议室时，应保持室内整洁，不得在室内吸烟、进食或乱丢垃圾。

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，关闭电源，确保设备安全。

第二十四条会议室设备管理：

1.会议室内的设备由行政管理部门负责维护和管理，各部门使用前应确保设备正常运行。

2.如发现设备故障或损坏，应及时向行政管理部门报修，并填写相关报修记录。

第二十五条会议室安全与保密：

1.会议室使用期间，与会人员应遵守公司安全规定，不得携带危险物品进入。

2.会议室内讨论涉及公司机密时，应采取措施确保信息不外泄。

第二十六条会议室环境卫生：

1.行政管理部门定期对会议室进行清洁、消毒，确保卫生条件达标。

2.各部门使用会议室时，应配合行政管理部门做好环境卫生工作。

第二十七条会议室钥匙管理：

1.会议室钥匙由行政管理部门统一管理，使用时应遵循相关规定，用后及时归还。

2.丢失钥匙需立即上报行政管理部门，并按公司规定承担相应责任。

第二十八条违规处理：

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政管理部门有权进行提醒、警告，直至限制其会议室使用权限。

2.严重违反规定导致公司损失或声誉受损的，将按照公司相关规定追究责任。

第二十九条持续改进：

1.行政管理部门应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

2.各部门应积极参与会议室管理，共同提升会议环境和工作效率。

第五章附则

第三十条制度解释：本管理制度的最终解释权归公司行政管理部门所