社区综合会议室管理制度

社区综合会议室管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强社区综合会议室的管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

2.本管理制度遵循公开、公平、高效、节俭的原则，旨在为社区各项工作提供便捷、规范的会议环境。

二、适用范围

1.本管理制度适用于社区内所有使用综合会议室召开的会议。

2.会议类型包括但不限于：社区工作例会、专题协调会、民主生活会、培训会等。

三、会议分类

1.按照会议的性质和内容，会议分为定期会议、临时会议和紧急会议。

2.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如社区工作例会。

3.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

4.紧急会议：针对突发性事件或紧急工作，需要立即召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，主持人应具备相应的业务能力和组织协调能力。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议通知、会议议程、参会人员名单等。

3.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，保持会议秩序。

五、会议决策与执行

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方面意见，形成决策。

2.会议决策应明确责任单位、责任人及完成时限，确保决策的贯彻执行。

3.会议决策的执行情况应作为下次会议的议题，进行跟踪反馈。

六、保密与宣传

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家有关法律法规进行保密。

2.会议的宣传报道应遵循实事求是的原则，不得泄露会议秘密，不得歪曲、篡改会议内容。

七、本管理制度的解释权归社区综合会议室管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目的。

2.拟定会议议程：会议组织者应根据会议主题，拟定详细的会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计时间等。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、主讲人、记录人及参会代表等。

4.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前，提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议主讲人按照议程顺序，对会议议题进行讲解和阐述。

4.参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见，提出建议。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论情况进行总结，梳理各方面意见。

2.针对议题，会议主持人组织参会人员进行表决，形成会议决策。

3.会议决策应明确责任单位、责任人及完成时限。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果进行总结，强调会议决策的执行。

2.会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

五、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议结束后，会议组织者应收集参会人员的意见和建议，为下次会议提供参考。

六、会议资料归档

1.会议纪要、签到表、会议决策等资料，应由会议组织者负责归档。

2.归档资料应保存完好，以备查阅。

七、会议通知与变更

1.如有特殊情况需变更会议时间、地点或议程，会议组织者应提前通知参会人员。

2.变更通知应明确变更事项，确保参会人员及时了解会议信息。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，应及时发布给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决策的分解与落实

1.会议决策应根据事项性质和责任划分，进行任务分解，明确责任人和完成时限。

2.责任单位或责任人应按照会议决策要求，制定具体实施方案，确保决策的落实。

3.会议组织者应对决策落实情况进行跟踪，提供必要的支持和协调。

三、进度报告与反馈

1.责任单位或责任人在执行过程中，应定期向会议组织者报告工作进度和存在的问题。

2.会议组织者应收集进度报告，及时向会议主持人汇报，以便于监督和指导工作的推进。

3.对于未能按期完成的任务，责任人需说明原因，并提出整改措施。

四、会议决策的评估与调整

1.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行评估，检查决策实施的效果。

2.根据评估结果，如需调整决策内容或实施方案，应提交给下一次会议讨论决定。

3.评估报告和调整建议应作为会议纪要的一部分，进行记录和发布。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其相关的进度报告、评估报告等资料，应由会议组织者负责归档。

2.归档资料应按照一定的分类和编码体系进行管理，便于查询和追溯。

3.会议纪要的归档管理工作应定期进行审查，确保资料的完整性和安全性。

六、问责与激励机制

1.对于未能履行职责、导致会议决策执行不力的责任人，应依据相关规定进行问责。

2.对于积极落实会议决策、工作成效显著的单位和个人，应给予表彰和奖励，激发工作积极性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重复预订的情况，会议组织者应根据实际情况进行协调。

3.会议组织者应在会议开始前，确认会议室预订情况，确保会议顺利进行。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保座位充足、通道畅通。

2.会议室内设备应保持完好，包括音响、投影仪、电脑等，会议组织者应在会议前进行测试。

3.会议期间，参会人员应爱护会议室设备，如有损坏，需按相关规定进行赔偿。

三、会议室卫生与安全

1.会议室卫生由专人负责，定期进行打扫，确保会议环境整洁。

2.会议室内禁止吸烟，禁止携带易燃、易爆物品。

3.会议组织者应确保会议室消防设施完好，熟悉消防逃生路线，提高消防安全意识。

四、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得随意离开会议室。

2.会议组织者应控制会议时间，按时开始和结束，避免影响其他会议的进行。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留垃圾。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据社区工作需要和实际情况进行安排，并在显著位置进行公示。

2.特殊情况下，会议室需临时关闭或调整开放时间，应提前通知相关人员。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议组织者有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.会议室管理工作人员应加强对会议室使用情况的监督，发现违规行为及时上报。

3.对于恶意损坏会议室设施、严重违反会议纪律的行为，将依法追究责任。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，适用于社区内所有使用综合会议室召开的会议。

二、本管理制