电话会议 管理制度

电话会议管理制度第一章总则

为确保电话会议的高效性、规范性和保密性，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有电话会议的组织、召开及参与，旨在明确会议流程、职责分工、会议纪要的跟踪落实以及会议室管理规定，从而提高会议质量，促进决策的贯彻落实。

一、会议目的

1.电话会议旨在加强各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，解决跨区域工作中的问题。

2.电话会议应聚焦于公司战略规划、业务发展、项目推进等方面的重要议题。

二、会议类型

1.定期会议：按照既定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

三、参会人员

1.与会议议题相关的各部门负责人及工作人员。

2.特邀嘉宾，如外部专家、合作伙伴等。

四、会议组织与主持

1.会议的组织者负责确定会议议题、时间、参会人员等。

2.会议主持人由会议组织者指定，负责主持会议，确保会议的顺利进行。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议秩序。

2.参会人员应准时参加，如因特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

3.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格遵守保密制度，不得泄露。

六、会议记录与归档

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，确保会议内容的完整性。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论结果等内容。

3.会议纪要应在会议结束后及时整理、审批、发布，并归档保存。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本管理制度，共同维护电话会议的秩序与效果。

第二章会议流程

为确保电话会议的顺利进行，明确以下会议流程：

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，确定会议议题、目标、时间、预计时长及参会人员。

2.会议组织者提前至少三个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、预计时长、参会人员、会议接入号码及密码等信息。

3.会议组织者应确保会议通知中包含会议议程，以便参会人员提前准备相关材料。

二、会议召开

1.会议主持人提前至少10分钟进入会议，检查话筒、音量等设备，确保会议设备正常运行。

2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、目标及议程，明确会议纪律。

3.会议期间，主持人应引导讨论，确保会议内容紧扣议题，避免跑题。

4.会议主持人根据会议议程控制会议时间，确保每个议题得到充分讨论。

三、会议记录

1.会议记录人负责记录会议过程中的关键信息，包括议题讨论结果、决策事项、责任人和完成时限等。

2.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议组织者审核。

3.会议纪要应清晰、简洁，便于参会人员了解会议内容。

四、会议决策

1.会议期间，主持人应引导参会人员就议题进行充分讨论，形成决策。

2.决策事项应明确责任人、完成时限及验收标准。

3.会议组织者应在会议纪要中详细记录决策事项，以便跟踪落实。

五、会议结束

1.会议主持人对会议进行总结，确认决策事项和责任人。

2.会议主持人宣布会议结束，提醒参会人员注意会议纪要的发布和执行。

六、会议纪要的发布与反馈

1.会议纪要经会议组织者审核后，及时发布给参会人员。

2.参会人员应在收到会议纪要后48小时内查看，并对纪要内容提出意见或建议。

3.会议组织者根据反馈对会议纪要进行调整，确保纪要内容的准确性。

本章所述会议流程适用于各类电话会议，如有特殊情况，可根据实际需要适当调整。全体员工应遵循本章规定，共同提高电话会议的效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、责任分配与任务明确

1.会议纪要中应明确记录各决策事项的责任人，确保每一项任务都有明确的执行主体。

2.责任人应在会议纪要发布后两个工作日内确认接收到任务，并对任务的完成时限、所需资源等提出初步意见。

3.如有任务涉及多个部门或人员，会议组织者应协调各方，确保任务衔接顺畅。

二、任务执行与进度监控

1.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的任务执行计划，并按照计划推进。

2.责任人应定期向会议组织者汇报任务进度，会议组织者负责监控整体执行情况。

3.会议组织者可通过定期检查、听取汇报、查阅相关文件等方式，了解任务执行情况，确保决策落实到位。

三、问题反馈与协调解决

1.在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，并提出解决方案。

2.会议组织者应协助责任人解决问题，如有需要，可组织相关人员召开协调会议，共同商讨解决措施。

3.对于重大问题，会议组织者应及时向公司领导层汇报，寻求支持与指导。

四、成果验收与评估

1.任务完成后，责任人应提交相关成果报告，会议组织者负责组织验收。

2.验收合格后，会议组织者应对任务完成情况进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

3.对于未按要求完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快完成。

五、会议纪要的闭环管理

1.会议组织者应确保每一份会议纪要中的决策事项均得到有效执行。

2.会议纪要的闭环管理情况将作为评价相关部门和人员工作绩效的依据。

3.定期对会议纪要的执行情况进行总结，为公司决策提供参考。

本章所述会议纪要的跟踪落实规定，旨在确保会议决策的执行力度，提高公司工作效率。全体员工应严格遵守，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

为保障电话会议的顺利进行，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需使用会议室召开电话会议的部门，应提前至少一个工作日向行政管理部门预订会议室。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、预计时长、参会人数等信息。

3.行政管理部门根据预订情况进行会议室分配，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室设施与设备

1.行政管理部门应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

2.会议室内应配备电话会议系统、投影仪、白板、笔纸等必要的会议设施。

3.如需使用特殊设备，预订部门应提前通知行政管理部门，以便做好相应准备。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.会议召开过程中，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，手机调至静音或振动。

3.会议结束后，预订部门应负责整理会议室，将设备归位，关闭电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如门禁、监控等，确保会议安全。

2.会议室内讨论的内容涉及公司内部信息，参会人员应严格遵守保密制度，不得泄露。

3.行政管理部门应加强对会议室的保密管理，防止会议信息外泄。

五、会议室资源调配

1.行政管理部门根据公司实际情况，合理调配会议室资源，提高使用效率。

2.如有紧急会议需求，行政管理部门应优先保障重要会议的召开。

3.鼓励部门间共享会议室资源，减少空置现象，提高会议室利用率。

本章所述会议室管理规定适用于公司内部所有电话会议，全体员工应遵循规定，共同维护会议室的正常秩序。行政管理部门负责监督本章规定的执行，并根据实际情况予以调整。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，明确以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司行政管理部门所有。

三、如有特殊情况下需对本管理制度进行调整，由行政管理部门提出方案，报公司领导审批后予以实施。

四、全体员工