广州市增城区人民医院人事档案管理存在的问题及对策分析

PAGEAnalysisontheProblemsandCountermeasuresofPersonnelRrchivesManagementinZengchengDistrictPeople'sHospitalofGuangzhouCityAbstractWiththerapiddevelopmentofscienceandtechnology,thedegreeofinformationisconstantlyimproving,forthehospital,themostimportantjobisthepersonnelfilemanagement.However,underthenewsituation,influencedbymanyfactors,thehospitalpersonnelfilemanagementstillhasmanyproblemsandchallenges.Basedonthis,thispaperanalyzestheproblemsexistinginthehospitalpersonnelfilemanagementunderthenewsituation,andputsforwardtherelevantcountermeasurestoprovidesomehelpfortheoperationofpublichospitals.Thispaperfirstanalyzesthebackgroundofhospitalpersonnelfilemanagementinourcountry,andstudiesthesignificanceofthistopic,andhasapreliminaryunderstandingofthecurrentsituationofhospitalpersonnelfilemanagementinourcountry.BystudyingthecurrentsituationofpersonnelfilemanagementinZengchengdistrictpeople'sHospitalofGuangzhouCity,thecurrentproblemsofthehospitalarefoundout.Thefollowingproblemsaresummarizedinthepersonnelfilemanagementofthe(1)Thestart-upstage:notwellprepared;(2)Planningperiod:relativelyhurriedwhenissuingorders;(3)Useepoch:nodetailedrules;(4)Controllingprocess:thesolutionstrategydiffersgreatlyfromtheactualdemand;(5)Theclosingstage:thereportisnotdeepenough.SoastosolvethepresentproblemsofpersonnelfilemanagementinZengchengregionpeople'sHospitalofGuangzhouCity,thisessaycomesupwithfourtermsofsettlements:(1)StrengtheningtheconstructionofPersonnelArchivesManagementSystem.(2)Refinethecollectionpointsofpersonnelfiles.(3)Conductrelevanttraininglecturesandactivitiesregularlytostrengthenmanagementawareness.(4)Optimizerelevantinfrastructure.Inviewoftheexternalcausesofpersonnelfilemanagementproblems,thefollowingtwocountermeasuresareputforward:(1)Thestateimprovestherulesandregulations,increasesthepropagandaofgovernmentaffairs.(2)Quickensthepaceofestablishingthepersonnelfileinformationsystemwithelectronicdata.Keywords：Hospital,PersonnelFile,PersonnelFileManagement,Solutions目录25459第1章绪论 119691.1研究背景和意义 1265691.1.1医院人事档案管理的背景分析 1131791.1.2本课题的研究意义 1217971.2文献综述 2183901.2.1国内研究 2304411.2.2国外研究 3270511.3课题研究方法和内容 343861.3.1研究方法 3236741.3.2研究内容 4129061.4理论综述 5207701.4.1界定人事档案的概念 5312461.4.2人事档案管理的概念及特点 531746第2章广州市增城区人民医院的人事档案管理现状 672102.1公立医院人事档案管理现状 6135902.2广州市增城区人民医院人力资源状况 6317032.3广州市增城区人民医院人事档案管理的现状 8148392.3.1广州市增城区人民医院人事档案管理的流程 8132182.3.2广州市增城区人民医院人事档案管理现有的渠道 9104742.3.3广州市增城区人民医院人事档案管理的状况 926343第3章广州市增城区人民医院人事档案管理存在的问题及原因分析 12177643.1广州市增城区人民医院人事档案管理存在的问题 12191343.1.1启动阶段：没有做好准备工作 12229573.1.2计划时期：指令匆忙 1229743.1.3实施期间：无专门规则 12262403.1.4控制过程：方式与实际相差大 1374033.1.5归纳进程：无深刻反思 1363723.2广州市增城区人民医院人事档案管理的原因分析 13107513.2.1内部原因 13326533.2.2外部原因 1423665第4章解决广州市增城区人民医院人事档案管理的对策 1611614.1解决内部原因的对策 1624734.1.1加强人事档案管理制度建设 1653764.1.2细化人事档案资料的采集要点 16107554.1.3定期开展相关培训讲座以及活动，加强管理意识 16287554.1.4积极应对科学技术的新变化并利用信息化手段建立电子信息库 17199774.1.5优化相关基础建设 1884184.2解决外部原因的对策 18109004.2.1国家完善规章制度 18297524.2.2拓宽政务信息宣传渠道，提高曝光度 1923247第5章结论 2013686参考文献 2112141致谢 23PAGE23第1章绪论1.1研究背景和意义1.1.1医院人事档案管理的背景分析医院在我国的地位极其重要，我国是人口大国，医院人事管理系统备有一定数量的职工信息，很大程度相当于电子档案。在这紧迫的情况下，相对于其他行业而言，医院将受到巨大影响，一个有力的人才管理体系迫在眉睫。近年来，“珠三角地区”医院受到国际金融危机的影响减弱，企业生产经营情况有所改善，用工需求量也增加了。因此，医院的管理者也开始逐渐意识到人事档案管理规范化的重要性，但是很多医院由于在开展人事档案管理过程中存在指引上及指引过程中的查错，导致在日常人事工作中遇到诸多问题。这篇文章以“广增医”（全称“广州市增城区人民医院”）为例展开相关研究，此医院位于广东省增城区，是一家汇聚教学、科研、医疗等为五位一体的综合性三级医院。在人事档案管理工作的开展上从不落后，但是结果往往不尽人意。通过这项研究，既能了解职工的人生轨迹，又能为组织合理配置人力资源，更规范、科学地预测人力资源需求。因此希望通过建立课题研究，结合实习调研，分析广增医的人事档案现状发现问题，并且搜集相关文献资料乃至结合相关调查分析存在的问题，制定解决对策，解决医院现存的档案管理问题，提高人事工作效率。除此之外，期冀于发现在其管理过程中的普遍性问题，给全国各级医疗单位以启示。1.1.2本课题的研究意义医院人事后续管理工作的基础性环节是开展有效人事档案管理，但医院人事档案管理难度大主要体现在分散管理，医院只有重视人事档案，优化管理模式，努力解决档案管理过程中出现的问题，人事工作才会得到更进一步的发展。广增医的人事档案管理制度并非很完善，操作过程中仍存在很多不足，所以通过这次的课题教研，针对相关的问题作出相应的调查、分析以及总结，找出原因，再参考相关文献提出有效的建议，制定相应的对策，让广增医制度能更加有效地发挥实际作用，解决人事档案管理问题，提高人事工作效率。1.2文献综述1.2.1国内研究有关国内医院人事档案管理制度不严谨的原因及特点，部分学者对此作了研究。戚洁戚洁.人事档案管理存在问题及改进措施[J].戚洁.人事档案管理存在问题及改进措施[J].中外企业家,2015(20):271.doi:10.3969/j.issn.1000-8772.2015.20.211陈颖颖.人事档案制度功能失范现象研究[D].华东师范大学,2018.部分学者对医院人事档案管理中存在的问题也做了研究及分析。赵岚（2020）赵岚.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2020(02):121-122.、黄海蓉（2019）黄海蓉.卫生事业单位人事档案管理的问题及对策[J].管理观察,2019(36):175-176.、李艳利（2020）李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(01):147+149.、宋平（2019）赵岚.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2020(02):121-122.黄海蓉.卫生事业单位人事档案管理的问题及对策[J].管理观察,2019(36):175-176.李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(01):147+149.宋平.事业单位人事档案管理必要性及策略[J].管理观察,2019(33):95-96.黄芳.流动人员人事档案管理存在的问题及优化措施[J].城建档案,2019(11):66-67.在众多的影响因素中，不得不提到有关本国内部影响因素，根据有效的调查研究来看，这也是当中存在的一个显著原因。学者李冰华（2013）李冰华.区域医疗信息共享中健康档案安全与隐私保护的领域分析[D].中南大学,2013.李冰华.区域医疗信息共享中健康档案安全与隐私保护的领域分析[D].中南大学,20国外研究因为这个问题出现过于频繁，不论是国内外都对此高度重视。佚名（2012）PerioperativeNursingClinics[M].\o"Gototableofcontentsforthisvolume/issue"Volume7,Issue2PerioperativeNursingClinics[M].\o"Gototableofcontentsforthisvolume/issue"Volume7,Issue2,

June2012,Pages223-235Kashliev,Andrii.(2016)EijiHayashi.UniAuth:BuildingaHuman-CenteredIdentityManagementSystem[D].EijiHayashi.UniAuth:BuildingaHuman-CenteredIdentityManagementSystem[D].CarnegieMellonUniversity,2016\o"SergejZerr"SergejZerr,\o"WolfgangNejdl"WolfgangNejdl（2008）\o"SergejZerr"SergejZerr,\o"WolfgangNejdl"WolfgangNejdl.PrivacypreservingdocumentindexinginfrastructureforadistributedenvironmentInProc.oftheVLDB,2003,pp1638-1643.在《Privacypreservingdocumentindexinginfrastructureforadistributedenvironment》认为在分布式环境下，我们要有给人事档案加强基础设施建设，像索引基础设施是其中一个重要渠道。然而，在很多单位的部门分布中，人事部门都是一个“保姆”\o"SergejZerr"SergejZerr,\o"WolfgangNejdl"WolfgangNejdl.PrivacypreservingdocumentindexinginfrastructureforadistributedenvironmentInProc.oftheVLDB,2003,pp1638-1643.1.3课题研究方法和内容1.3.1研究方法本论文在撰写过程中主要运用了以下三种研究方法：理论研究法：整合人事档案管理相关的理论。文献调查法：指的是根据研究课题，通过使用搜索引擎等手段在网上搜集相关资料，文章，书籍等。除了所需资料外，还需要搜寻的内容关键词及相关人事档案管理理论。案例分析法：对广增医的人事档案实地考察，档案管理工作进行分析、整合，制定改善方案。1.3.2研究内容（1）研究内容本论文一共分为五个部分，具体内容安排如下：第1章：绪论。简要归纳了此课题当前的状态及研究的作用。其次，简要地介绍了人事档案的概念及特征，以及对人事档案管理概念行了界定。第2章：广州市增城区人民医院人事档案现状。这部分内容简单介绍了当前医院有关人事档案的管理状况。第3章：广州市增城区人民医院人事档案存在的问题及原因分析。通过实地调研，发现并且收纳整理了其现状的现存问题，并且深入问题的本质，寻找其出现理由。第4章：解决广增医人事档案管理问题的对策。借用上一部分内容的分析对比，针对具体问题寻找解决办法。第5章：结论。总结全文，得出结论。（2）技术线路图1-1本文写作技术路线图1.4理论综述1.4.1界定人事档案的概念人事档案，简单来说，是一种记录了个人基本信息并且以纸质或者电子表格的形式储存的一种手段。可以帮助用人单位了解应聘者的基本情况并且判断他的能力，例如人际交往能力，观察力等。本质上来说是通过收搜集，整理、鉴定、分析等步骤来一步步采集信息，以此比对是否符合当前公司所需人才的要求。人员是企业发展的中坚力量，因此人事档案管理体制的变革具有战略性意义。1.4.2人事档案管理的概念及特点一般来说，这是一项规规矩矩必须按照步骤有序开展的工作，通过汇集、统一整理、统计分析和提供利用等社会活动规整为一个个文件夹。以此作为依据，审核雇员。档案主要内容包括了所有人员的年龄、教育程度、社会关系、业务考核等各个方面的原始记录。建立人事档案管理制度，不仅为了保持档案的机密与完整，也是方便日常工作的需要。人事档案具有五类管理制度，其基本内容包括归档、检查校对、传送、保密、统计这五块，而良好的人事档案管理还要不断更新内容，以适应社会的变化。掌握这几点就能准确地理解人事档案管理的含义。因为经济社会的不断发展，不断进行入职离职等活动，做好一份人事档案还需要把握其全面性及灵活性等特点。第2章广州市增城区人民医院的人事档案管理现状2.1公立医院人事档案管理现状随着我国新医改的浪潮，公立医院在管理方面里更加科学化，在人事聘用方面更加具有自主权，对公立医院的人事档案管理既是新突破也是新挑战。公立医院人事档案管理存在3个普遍现状：第一，多半公立医院主要注意院内医疗设备的档案管理。相反，常常忽视对人才归档的管理，使得管理效力偏低，出现了更多问题，在一定程度上阻碍医院更长远的发展。第二，公立医院的人事部门内部存在职能交叉不清的问题，经常出现“互相推诿、效率低下”等现象，且档案管理人员综合素养偏低。第三，由于对档案管理的忽视，同样的也造成了其管理制度的陈旧。根据调查研究来看，我国大部分的公立医院在这个方面管理随意，不论是在其归档模式还是管理方式上都无专门规定。同时，在公立医院OKR考核方案中，并没有在目标考核中融入人事档案管理内容，严重影响了人事档案管理工作的质量和效率。最后，为了提高人事工作决策的高效性，公立医院不仅需要健全人事档案管理制度，还需要提高档案管理人员的综合素质。否则不能按照实际状况开展管理工作，甚至人事档案管理中的多重问题愈加凸显。2.2广州市增城区人民医院人力资源状况广州市增城区人民医院建于1949年，总共约4.5万平方米，现有职工2203人。以科室为主，如（图2-1）。高层管理人员8人，占0.54%，中层管理人员92人，占6.23%，基层管理人员2010人，占91.24%，职员93人，占4.26%，其中男、女比例为：0.95:1.15。大多数医疗类职工文化水平较高，其中博士生导师26人，硕士生导师18人，高级职称人员119人，中级职称人员228人，医学博士30人，硕士117人。图2-1广州市增城区人民医院组织架构图2.3广州市增城区人民医院人事档案管理的现状2.3.1广州市增城区人民医院人事档案管理的流程自他建成91年以来，有关人才管理工作一直开展，但由于是一项长远性的任务，虽然院方也在根据新的变化不断升级更新其工作步骤及其招聘流程，但是由于缺乏相关专业人员的指导，一味与企业管理模式相近，仍存在着很多问题。结构如下（如图2-2）：图2-2人事档案管理流程图（1）材料收集：根据《职工人事档案目录》，进行通知科室并上交。（2）材料整理：对应《职工人事档案目录》，筛选、核对、标记、排序。（3）档案保管：统一按要求归入指定档案袋和录入对应系统。（4）材料鉴定：按批次二次复核，标记问题档案。（5）信息归纳：归纳所需资料后上交。（6）提供利用：对修改人事制度提供参考、招聘过程的人员信息调配、职工的薪资调整、购买五险一金等。2.3.2广州市增城区人民医院人事档案管理现有的渠道广州市增城区人民医院的人事档案管理渠道主要包括：（1）纸质档案储存：它是人事档案接收中常见的类型。就纸质档案类来看，一般包含入职登记表、个人信息表、家庭信息表、各类证件等。（2）电子存档：这是一种通过使用计算机结合互联网的网络化储存手段，主要是通过建立信息库的方式来留存人员信息。在其实际运用中，具有极大的便利性，当有查阅需求时，可以点击搜索引擎随时随地取用。比传统意义上的留存方式更节省时间且保密性强。2.3.3广州市增城区人民医院人事档案管理的状况广州市增城区人民医院的人事部门档案管理压力越来越大，实际归档数远少于应有归档数，个人档案完整率很低，2019年年度人事总档案数是2203份，而符合目录清单要求并通过鉴定的档案仅为2010份，个人档案材料完整率仅为66%。本文选取2019年度的人事档案情况，从两个方面进行剖析。（1）归档完整率呈现出整体不高、类别差异大的特点表2-12019年不同类型职工人事档案归档完整率情况工号类型现有档数2019年实际归档数2019年应归档数调用期内实际归档数调用期内归档完整率2019年度归档完整率B00001-B00823在编职工8207108230086%B80001-B81009研究生以下合同工980970100951051%64%B60001-B60044研究生合同工41444400100%B50001-B50362工勤人员36228636232088%42%总计22032010223883037%66%注：①调用期内归档完整率=（期间调用实际归档数/期间调用的总档案数）*100%②年度归档完整率=（实际归档数/累计现有归档数）*100%广州市增城区人民医院人事档案相比与其他医用档案相比与其他部门档案管理压力较大，且调用期内调用数也大，其中研究生学历以下合同工档案实际归档数是970份，是其他性质职工档案实际归档数的倍数。然而调用期内实际归档数仅为510份，归档完整率仅为51%。不同类型职工人事归档完整率情况见上表（表2-1）。通过对以上数据进行分析，可以知道广州市增城区人民医院的年度归档数为2010份，总归档完整率为66%，调用期内实际归档数有830份，调用期内归档完整率37%。然而研究生合同工的比例高达100%，这个比列同时也远远高于有编工作人员，他们的比率仅有86%。在调用期内归档完整率最高的是工勤人员，其次是研究生以下合同工。2019年在编职工现有档案820份，实际归档数710份，其中0份在调用期内使用，试用期内归档完整率为0。工勤人员实际归档档案362份，应归档案数362份，实际归档档案数比应归档数多，其中调用期内实际归档数有320份，调用期内归档完整率88%，高次于研究生以下合同工，年度归档完整率42%。可见研究生以下合同工不管是年度归档完整率还是调用期内归档完整率都较低，且研究生以下合同工的现有档数最多。在有新职工入职的情况下，只有在编职工与研究生合同工在调用期内没有档案被调出使用，其余类型均有人员档案在调用期内被调用并进行了归档。（2）流动性也呈现类别差异化的特点档案、空档是医院中常见的问题，而企业的流动率和利用率能直接反映了人事档案归档完整度的高低。下面是广州市增城区人民医院2019年各类型职工人事档案流动情况，具体数据如下表（表2-2）。表2-2广州市增城区人民医院2019年度人事档案流动统计表工号类型流动档案数已有档案数档案流动率B00001-B00823在编人员267104%B80001-B81009研究生以下合同工49997051%B60001-B60044研究生合同工54411%B50001-B50362工勤人员5628620%合计586201029%注：①档案流动率=（期间流动总档案数/期间已有总档案数）*100%从上表可以知道，研究生以下合同工档案流动性最强，其他类型的职工档案流动性较低，而且研究生以下合同工档案相比于工勤人员档案流动性强，也较难归档。档案流动率最低的是在编人员，档案流动率仅为4%，其次是研究生合同工档案流动率，仅仅11%。广州市增城区人民医院人事档案管理存在的问题及原因分析3.1广州市增城区人民医院人事档案管理存在的问题3.1.1启动阶段：没有做好准备工作（1）模糊的启动目标。由于广增医属于二级公益事业单位，办事是从于上级政府机关红头文件与指示。因此，在启动创三甲的2019年里，医改政策偏向于人事管理其他模块，同时其管理也是参照中山大学孙逸仙医院的人事管理制度和模式，从而导致设定目标时较为模糊，缺乏自主性。（2）主管人员无实权。由于实习生不参与过多会议，因此获取的信息十分有限，且获取到的信息具有滞后性。（3）模糊的检查规则。创三甲涉及的条款检查只有定期检查某个科室的达标情况，但科室并没有明细到人事档案要规范的标准，尚且实习生自己规范并定义，因此许多后续操作总出现重复动作。（4）方向未融入规则。管理层提及向其他医院观摩学习，将档案进行数字化存储并运用，明确了具体的发展方向，但未将这块的发展方向纳入制度内。3.1.2计划时期：指令匆忙（1）任务分工不明确。由于业务繁忙，职务工作交叉复杂进行，事先尚未安排妥当。（2）没有设置进度条。领导安排实习生自主设置进度条，实际操作中，却难以完成相对应工作。3.1.3实施期间：无专门规则（1）管理项目不当。中层管理者没有过多跟进，无法推进下一轮人事档案管理。（2）没有跟进项目进度。运用了数据化手段进行档案管理，但是没有专用科学系统存储个人档案，难免出差错，就造成信息的一个空白或缺失现象。（3）缺少沟通协作。实习生之间配合不到位，职员之间信息没传达到位，和领导汇报工作不够及时。3.1.4控制过程：方式与实际相差大（1）理想与实际偏差较大。领导初步说明目标，实际操作中发现任务和目标具有距离性，存在许多突发事件和客观因素，如收集的文件很凌乱、档案袋破损、所置位置容易潮湿，从而导致任务不能及时完成。（2）数据可用性弱。虽然有表格做简单统计，但是往往会出现计划数据高于实际数据，导致任务堆积，增加后期繁琐归档和通知工作。3.1.5归纳进程：无深刻反思在两周一次工作汇报中，关于人事档案这块的汇报工作较少，有了问题的记录，欠缺问题的分析，如一批人体检前档案的取出和体检后的回归档数相差较大，不同时期档案留档数时多时少，导致的统计数据和内容都有缺陷。3.2广州市增城区人民医院人事档案管理的原因分析3.2.1内部原因（1）指引因素：人事档案制度本身缺乏前瞻性，且现有的管理模式落后人事工作高峰期立刻用档案，大批出入，根本毫无计划可言，档案永远都会缺档或直到下一次才找回缺档，这样不但体现日常人事档案管理制度不规范，而且连原始数据记录都没有，无法确保回收的档案的可信度和可靠性。而中层领导经常说档案很重要，但在实际操作却把忘得一干二净，并没有建立起健全的人事档案制度。大数据时代，每个单位都会与时俱进改变自身人事档案管理模式，不仅包括了观念，还有采集和处理环节、安全性、管理体系的改变，以跟上时代的脚步。广增医人事档案管理主要以纸质存储为主、云端存储为辅，数据电子信息化程度较低，现有数据信息系统还不够强大，且业务范围有局限性，线上操作起来存在一定困难，与职工少了参与互动，管理模式较落后。（2）操作因素：信息欠缺，反应慢根据统计，医院人数高达2203人，然而却没有发现一份完整的资料，都或多或少的存在问题。三个例子可以清楚的看出：第一，内容真实性低。主要是个人材料由本人填写，填写完提交给负责人进行审核，由于人事档案收集工作量大，许多信息无法确证，无法保证档案信息的真实性及准确性。同时，个别部门查找人事档案时，为了便利，不到档案室查阅档案，也不要求人事科工作人员提交，而是本人自己提交并查阅，容易造成个别人档案可进行造假、涂改行为，大大降低了档案的真实性。第二，缺乏工作人员的基本资料的完整性。部分信息由其他部门填写，易造成人事部门的空挡、缺档。第三，胡编乱造现象严重。在招聘、报考、职称晋升阶段，职能科室使用人事档案频率高于平时，造成在人员调配过程中人事档案转移不及时而造成缺档或空挡。业务科室没有及时将资料提交回来，从而导致人事归档工作滞后。（3）人为因素：非科班出身，中层不重视在实际工作中，由于广增医并不重视对档案管理这项工作，因此选用人事档案管理专员并不考虑其专业素养，采用了非专业“实习生”，往往无法满足这块工作的需求。同时，实习生尚未受过专业性知识的培训，对相关业务不熟悉；新任用的实习生往往采用手工方式进行调档和数据录入，容易导致纸质发黄、字迹褪色等现象，严重影响人事档案管理水平。（4）技术因素：医院信息技术水平较低目前来看，共同问题是技术落后。即使广增医积极推进电子化办公，但要将大量的纸质材料转化为无纸化还存在一定的困难。此外，因为公立医院人事档案保密性较强的特点，加上只有专属的人事系统，无专属的档案管理系统，使得医院人事档案信息化管理存在较大风险，同样阻碍了医院人事档案信息化管理的进程。（5）环境因素：基础设施不完善。3.2.2外部原因（1）政治因素：国家的政策缺陷从外部环境来看，国家政策是影响人事档案管理的重大因素，政策的倾向直接影响到单位制度的走向。由于我国人事档案制度里缺少保护条例，因此缺少禁止、打击档案造假的措施。再者就是，网络化信息化时代，由于泄露个人隐私的事件频发，个人档案管理严格鲜少开放。我国采用严格保密的方式，对个人的人事档案进行管理，以至于部分退休的人都没见过自己的人事档案，也无从了解档案内容的真实性，这与个人具有知情权和发言权产生悖论。最后，各类问题都会层出不穷，对改革形成不同程度的冲击，从而阻碍医院人事体制改革，最后影响人事档案管理制度的改革。（2）社会因素：政务工作宣传覆盖面小随着大数据时代的到来，许多一二线城市公司或单位能够合理利用电子信息化技术，用科学的手段，从政务系统获取信息，不仅提升电子档案的使用效率，还促使它们管理模式顺利转变，更好地为医院及其他组织服务。尽管政务工作向着科学化角度出发，单位的需求也越来越大，但三四线城市的政务发展仍滞于前沿城市，许多偏远地区仍未被覆盖或覆盖不完整。而资金成本及人力资源都是阻碍政务工作普及的因素。广增医的线上政务工作尚未普及到人事档案管理工作，因此这也给人事工作带来不便。第4章解决广州市增城区人民医院人事档案管理的对策4.1解决内部原因的对策4.1.1加强人事档案管理制度建设广州市增城区人民医院加强人事档案管理制度建设，可以通过以下几个步骤来实施：第一，从实事求是的角度更新体制，升级有关流程。第二，优化流程，加快效率。需要降低新员工的信息管理难度等。第三，定期清点档案数量并建立年月汇报制度，汇报内容包括实有档案数量、新增档案数量、过期档案数量等各类原始信息。第四，定期进行档案信息录入，加强档案信息的核对，进行可追索的档案信息制度，将结果纳入绩效考核中，同时针对人事档案管理人员的办事效率和效果将进行服务评分，每一位和档案人员有工作联系的职工将有权对档案人职工作效果进行打分并提出建议。4.1.2细化人事档案资料的采集要点要想从根本上提高工作水平，首先应该改变由人事部门主动索要的方式，转化成档案主动而非部门主动，这些有利于迅速更新归档新增的人员的基本信息。收集之前，需要和职工签订一份档案管理契约，双方都有职责去做好各项工作，要求个人提交具有真实可靠的材料，人事科专门负责检查并将情况反馈到职工的科室，对于缺交的资料要让个人和科室开具盖有公章或科室章的证明，如检验无误就可以将职工的人事档案进行归档保管。4.1.3定期开展相关培训讲座以及活动，加强管理意识当前，广增医中出现的很多问题与人事档案管理人员责任意识不强，缺乏思想觉悟挂钩。第一，积极开展相关讲座及活动，推动工作人员思想上的积极，由思想指导行动。第二，建立相关监督小组，对人事管理人员进行绩效考核，设置奖惩制度，来激励其工作的积极性。第三，通过会议等形式讨论引进专门的工作人员帮助加强档案管理的可行性并付诸实践。第四，由科教科学年组织一次人事档案业务知识培训（如信息技术以及管理学），增强全科室档案管理责任心，提高人事档案管理人员的业务能力。最后，为了使档案管理人员能安心本职工作、具有奉献的精神，所以可以提高其的待遇，使其能安心工作。4.1.4积极应对科学技术的新变化并利用信息化手段建立电子信息库建立档案的电子信息库也是一项大工程，首先要收集，归纳，整理通过电子计算机变成文档才能进行保存。此外，南京医科大学宋兵,朱卫华,邵悦,徐长江,朱一新,王虹,丁强.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理,2014(10):227-229.宋兵,朱卫华,邵悦,徐长江,朱一新,王虹,丁强.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理,2014(10):227-229.通过当前对我国医院情况的大致了解，发现其缺乏对自身的深刻认识。因此加快建立电子化现代化的信息系统尤为必要，首先可以通过一些调查仔细深刻分析自身，并结合实际运用，形成自己的独有的数据库。无论是在日常运用或自身下一步升级上都大有裨益。广增医网络中心可参照南京医科大学的人事档案管理系统，构建如下图（图4-1）操作系统。图4-1人事档案信息系统数据管理结构图4.1.5优化相关基础建设第一，要创设一个良好的网络环境，为网络化电子信息系统提供有力的支持。比如政府民情平台等。第二，完善相关硬件设施，建设大容量的数据库才能更好的加快现代化认识档案管理的步伐是不可或缺的。其次，根据2017年我国《人事档案管理办法》第十五条规定，档案硬件设施要符合“六防三配一隔，唯有进一步完善，工作效率才能大大提升。同时，医院要向增城区政府争取加大广增医人事档案基础建设的资金投入，为档案的存放提供整洁干燥且环境良好的环境，使人事档案发挥更大得作用。第三，引进优秀的软件工程人员充实技术部门，利用其专业技能革新软件系统，弥补现存系统的缺陷。才能不断推动人事管理工作又好又快的进行，既保障员工的利益也提高管理水平。4.2解决外部原因的对策4.2.1国家完善规章制度人事档案作为开展一系列工作的有力手段，它在挑选人才的选拔等方面具有巨大作用。在本国管理体制存在缺陷，亟需变革的情况下，借鉴国外经验是不二之选。首先，加大监管力度，加速制修订与现行人事档案管理不合理的法律法规。结合当下疫情，国家对于医院人事信息的要进一步鉴定、披露与查询，从而明确如何完善违法者该承担的法律责任制度。再者，员工具有知情权。国家应当严格遵照信息自由法和隐私法的规定，既尊重个人隐私，又对外开放符合条件的信息，要将“档案内容和管理过程向公民本人公开”武建权.我国人事档案法律制度中的个人信息自决[D].华东政法大学,2014.武建权.我国人事档案法律制度中的个人信息自决[D].华东政法大学,2014.最后，须落实责任制。由于档案关乎到人力资源工作的方方面面，对于人事档案管理人员出现的标准型错误，相关领导要连带处罚，唯有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，以提高包括广增医外的事业机关单位人事档案管理的质量。4.2.2拓宽政务信息宣传渠道，提高曝光度从当前情况来看，做好人事档案工作的宣传渠道拓宽是必经之路。2018年8月，芝兰街道佚名.创新线上公开新渠道，扩大政务信息覆盖面[J].武陵区人民政府./zt/wlzt/jczwgksdzl/jcsdcg/jctp/content_146840,2018-8-24为了适应中心城区特点，以“社区云”佚名.创新线上公开新渠道，扩大政务信息覆盖面[J].武陵区人民政府./zt/wlzt/jczwgksdzl/jcsdcg/jctp/content_146840,2018-8-24届时，结合国家档案局政策解读.国家档案局对《电子公文归档管理暂行办法》作出局部修改./show/2019/02/10/452607.html,2019-02-10.提出了为电子文件归档和电子档案管理提供更加科学、实用，后续将全面制修有关档案信息化工作的法律规定，国家可通过推动线上政务制度及渠道的进一步改革，实现创新发展，以创新推动政务曝光，反过来人事档案政务曝光政策解读.国家档案局对《电子公文归档管理暂行办法》作出局部修改./show/2019/02/10/452607.html,2019-02-10.第5章结论本文对广州市增城区人民医院更好的优化人事档案管理提供了一部分可供参考的对策建议。这篇文章从两个方面了解并分析了在广增医存在的一些人才信息管理问题，认识到解决问题必须从实际出发，因地制宜发现问题并解决问题。本文以广州市增城区人民医院为例，针对启动阶段：没有做好准备工作、计划时期：指令匆忙、实践过程：无专门规则、控制过程：方式与实际相差大、归纳进程：无深刻反思，进行了具体分析存在的原因，得出了主要有医院内部原因以及外部原因造成。内部原因主要括了人事档案制度本身缺乏前瞻性，且现有的管理模式落后；信息欠缺，反应慢；非科班出身，中层不重视；医院信息技术水平较低；基础设施不完善。外部原因主要包括国家的政策缺陷，政务工作宣传覆盖面小。针对以上引发问题的原因，本文还提出了相对应的改善建议：（1）加强人事档案管理制度建设；（2）细化资料采集要点；（3）定期开展相关培训讲座以及活动，加强管理意识；（4）优化相关基础建设；（5）国家完善规章制度。（6）拓宽政务信息宣传渠道，提高曝光度。综上所述，要想让我院人事管理变得井然有序，不仅要不断优化和改善人事档案的管理制度，也要学会使用灵活管理人事档案，同时响应国家政策。只有这样才能从根本上解决如今人事档案管理工作所存在的问题，保证医院人才密度稳定、持续上升。由于所学知识有限，以及文章篇幅有限等原因，对于很多人事档案管理可能存在问题，本文并没能深入的研究，需要以后更进一步的研究。参考文献[1]戚洁.人事档案管理存在问题及改进措施[J].中外企业家,2015(20):271.doi:10.3969/j.issn.1000-8772.2015.20.211[2]陈颖颖.人事档案制度功能失范现象研究[D].华东师范大学,2018.[3]黄海蓉.卫生事业单位人事档案管理的问题及对策[J].管理观察,2019(36):175-176.[4]赵岚.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2020(02):121-122.[5]李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2020(01):147+149.[6]宋平.事业单位人事档案管理必要性及策略[J].管理观察,2019(33):95-96.[7]黄芳.流动人员人事档案管理存在的问题及优化措施[J].城建档案,2019(11):66-67.[8]李冰华.区域医疗信息共享中健康档案安全与隐私保护的领域分析[D].中南大学,2013.[9]PerioperativeNursingClinics[M].\o"Gototableofcontentsforthisvolume/issue"Volume7,Issue2,

June2012,Pages223-235[10]EijiHayashi.UniAuth:BuildingaHuman-CenteredIdentityManagementSystem[D].CarnegieMellonUniversity，2016.[11]\o"SergejZerr"SergejZerr,\o"WolfgangNejdl"WolfgangNejdl.PrivacypreservingdocumentindexinginfrastructureforadistributedenvironmentInProc.oftheVLDB,2003,pp1638-1643.[12]BenjaminP.(2016).DigitalKeywords:AVocabularyofInformationSocietyandCulture.Archive(pp.45-53).Princeton:PrincetonUniversityPress.[13]佚名.创新线上公开新渠道，扩大政务信息覆盖面[J].武陵区人民政府/zt/wlzt/jczwgksdzl/jcsdcg/jctp/content_146840,2018-8-24[15]政策解读.国家档案局对《电子公文归档管理暂行办法》作出局部修改./show/2019/02/10/452607.html,2019-02-10.[14]武建权.我国人事档案法律制度中的个人信息自决[D].华东政法大学,2014.[15]宋兵,朱卫华,邵悦,徐长江,朱一新,王虹,丁强.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理,2014(10):227-229.致谢四年的大学生活已经接近尾声，四年来，我在广州大学松田学院这里，结识了很多老师、师兄师姐、同学、朋友。因为他们，我的大学生活过得多姿多彩。在论文完成之际，我要向所有在这期间给予我支持、鼓励以及帮助的人表示我感谢。首先，我要特别感谢我的论文指导潘春玲老师，她从我刚出社会实习带我到现在，无论在学习上，还是在生活上给予了我很多指导，令刚出社会的我少走很多弯路。在完成这次的毕业论文过程中，我们修改过很多稿的论文，对于我们提交上去的每一稿论文，潘春玲老师都细心地批改，并耐心地知道我们修改。我们修改论文的过程是很痛苦，但潘春玲老师指导我们修改论文的过程更辛苦。因此，我要特别感谢潘春玲老师，谢谢她对我们的不离不弃。其次，感谢我的舍友们，在这期间我们经常交流一些工作上，生活上的，以及学习上问题、烦恼。我们彼此聆听对方的苦恼，同时也会互相鼓励。在繁忙的工作生活中，我们遇到问题常常会联系，相互帮助，解决问题。在完成论文的过程中，我们也会相互交流，提出各自的意见，使我的论文更加完善。最后，感谢我的家人、单位的领导、同事以及朋友。感谢他们在此期间给予我的包容、关爱与鼓励。在以后的工作和生活中，我会铭记大家支持与鼓励，继续不断努力向前迈进一大步。在此，祝愿各位身体健康，工作顺利！

文献资料检索的步骤与筛选利用检索文献资料信息是一项实践性很强的过程，检索的一般步骤有以下几种。在检索完成之后，才能对文献资料进行筛选利用。文献检索是利用文献的第一步，如何将其应用在毕业设计（论文）课题研究过程中，对检索到的文献资料进行认真筛选、消化和吸收是关键。只有经过这个过程，才能达到查阅文献的真正目的一一一利用文献1、文献资料检索的步骤（1）明确检索范围从科研课题研究的中心内容和重点出发，多方面分析课题要求和问题实质，一般从三方面考虑：一是区域界限，要清楚是取得某一一问题发表过的全部文献资料，还是要掌握某一地区、某一国家对某一问题发表过的全部文献资料；二是时间范围，明确是查找某一问题在某一年限内发表过的文献资料，还是获取某一。问题从有文献记录以来的全部文献资料；三是专业范围，明确要查找什么专业的科技文献信息，比如，电子类的还是机械类的，是理论性的还是应用性的等。（2）选择检索工具检索工具有不同的分类方法，按加工文献和处理信息的手段不同分为手工检索工具和机械检索工具；按照载体形式不同分为书本式检索工具，磁带式检索工具，卡片式、缩微式、胶卷式检索工具；按照著录格式的不同可将检索工具分为以下四种类型：①目录型检索工具。目录型检索工具是记录具体出版单位、收藏单位及其他外表特征的工具。它以一个完。整的出版或收藏单位为著录单元，一般著录文献的名称、著者、文献出处等。目录的种类很多，对于文献检索来说，国家书目、联合目录、馆藏目录等尤为重要②题录型检索工具题录型检索工具是以单篇文献为基本著录单位来描述文献外表特征（如文献题名、著者姓名、文献出处等），无内容摘要，是快速报道文献信息的一类检索工具。它与目录的主要区别是著录的对象不同，目录著录的对象是单位出版物，题录的著录对象是单篇文献。③文摘型检索工具文摘型检索工具是将大量分散的文献，选择重要的部分，以简练的形式做成摘要，并按一定的方法组织排列起来的检索工具。按照文摘的编写人，可分为著者文摘和非著者文摘，著者文摘是指按原文著者编写的文摘；而非著者文摘是指由专门的熟悉本专业的文摘人员编写而成。按照摘要的详简程度，可分为指示性文摘和报道性文摘两种，指示性文摘以最简短的语言写明文献题目、内容范围、研究目的和出处，实际上是题目的补充说明，一般在100字左右；报道性文摘以揭示原文论述的主题实质为宗旨，基本上反映了原文内容，讨论的范围和目的，采取的研究手段和方法，所得的结果或结论，同时也包括有关数据、公