会议管理制度自查报告

会议管理制度自查报告第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议目的，规范会议流程，制定本会议管理制度自查报告。本制度适用于公司所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及各项决策。

2.交流工作经验，解决工作中的问题。

3.提高团队协作能力，促进各部门间的沟通与协调。

4.培养员工的主人翁意识，激发工作积极性。

二、会议原则

1.精简高效：会议应突出重点，减少冗余，确保会议时间得到充分利用。

2.预约制度：召开会议需提前预约，确保参会人员有充足的时间准备。

3.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员需保守秘密，不得泄露。

4.公平公正：会议中充分听取各方意见，确保决策的公正性和合理性。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间周期召开的会议，如周会、月会等。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持、引导会议进程，确保会议目标的实现。

2.与会人员：根据会议主题和内容，邀请相关部门及人员参加。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

五、会议管理制度自查

1.定期对会议管理制度进行检查，发现问题及时整改。

2.对会议效果进行评估，收集与会人员的意见和建议，持续优化会议流程。

3.强化会议纪律，对违反会议纪律的行为进行通报批评。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略、业务需求或突发事件，明确会议目的和议题。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论顺序和时间分配。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门及人员参加。

4.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

5.预备资料：收集与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前预习。

6.会议场地和设备：预订会议室，检查会议所需设备（如投影仪、音响、白板等）是否齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由记录人负责签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和期望成果。

3.讨论议题：按照议程逐项讨论，主持人引导发言，确保各方充分表达意见。

4.记录会议内容：记录人实时记录会议讨论内容，特别是关键决策和行动事项。

5.会议总结：主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

三、会议后续

1.整理会议纪要：记录人根据会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

2.跟进落实：各责任人对会议纪要中的行动事项进行跟进，确保会议决策得到有效执行。

3.反馈与评估：收集参会人员对会议效果的反馈，评估会议目标的实现程度，为下一次会议提供改进方向。

四、会议变更与取消

1.如需变更会议时间、地点或议程，应提前通知参会人员。

2.如因特殊情况需要取消会议，应提前通知参会人员，并说明原因。

本章节对会议流程进行了详细规定，各部门应严格按照流程执行，确保会议的有序、高效进行。如有特殊情况，可根据实际情况进行调整。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和行动计划的依据。为确保会议成果的落实，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的整理与分发

1.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、关键决策和行动计划等内容。

3.会议纪要整理完成后，由会议主持人审核，确认无误后分发给所有参会人员及相关部门。

4.对于涉及机密的会议纪要，应严格按照保密规定处理。

二、行动计划的跟进

1.会议纪要中明确的行动计划应指定责任人，并明确完成时限。

2.责任人应按计划推进工作，并及时向会议主持人或相关部门汇报进展情况。

3.会议主持人或指定跟进人应对行动计划进行定期检查，确保各项工作按期完成。

4.如遇问题或困难，责任人应及时反馈，寻求支持和协助。

三、会议成果的评估与反馈

1.定期对会议决策的执行情况进行评估，检查会议成果的落实情况。

2.对于未按期完成的行动计划，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时限。

3.鼓励参会人员对会议纪要的执行情况提供反馈，持续优化会议管理流程。

4.会议主持人应定期向公司领导层报告会议成果的落实情况，提高会议决策的执行力。

四、会议纪要的归档与查阅

1.记录人应将会议纪要按照时间顺序进行归档，便于查阅和追溯。

2.公司内部人员如需查阅会议纪要，应向记录人或相关部门提出申请，并遵守保密规定。

3.对于重要会议纪要，可设立专门的查阅权限，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源合理使用，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门或指定人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数等信息，以便于安排合适的会议室。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室设备、环境等是否符合需求。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食和乱扔杂物。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时到场，不随意离席。

3.使用会议室时，应爱护会议室内设施，如发现问题及时向行政管理部门报修。

4.会议室内严禁私拉乱接电源线、网线等，确保消防安全。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备前，预订人或指定人员应检查设备是否齐全、功能正常。

3.如需使用特殊设备，应提前向行政管理部门申请，以便及时安排。

4.会议结束后，预订人或指定人员应确保设备关闭，避免浪费资源和安全隐患。

四、会议室使用时间调整与取消

1.如需调整会议室使用时间，应提前通知行政管理部门，以便做好会议室安排。

2.如因特殊情况需要取消会议室预订，应尽快通知行政管理部门，以免造成资源浪费。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室预订，确保公司内部会议需求得到满足。

五、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.造成的设施损坏或遗失，应照价赔偿或由责任部门承担维修费用。

3.情节严重者，将追究相关责任人的法律责任。

本章节对会议室管理规定进行了详细阐述，各部门应严格遵守，共同维护会议室秩序和环境。行政管理部门负责监督执行，持续优化会议室管理流程。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与