会议室管理制度医院

会议室管理制度医院”

第一章总则

为确保医院会议室使用的高效、规范，提高会议质量，保障医院各项工作的顺利进行，特制定本会议室管理制度。

一、本制度适用于医院内所有会议室的使用、管理和维护。

二、医院会议室的主要用途为召开各类院内、院际会议，举办学术交流、培训等活动。使用会议室应遵循“高效、节约、环保”的原则。

三、医院设立会议室管理部门，负责会议室的日常管理、维护及预约工作。

四、医院各部门应严格遵守本会议室管理制度，共同维护会议室的秩序和环境。

五、医院会议室的使用实行预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交预约申请。

六、会议室管理部门应定期检查会议室设施设备，确保设施设备完好，为会议提供良好的条件。

七、违反本制度规定的，将按医院相关规定进行处理。

八、本制度自发布之日起实施，解释权归医院会议室管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题及目的：会议发起人需明确会议的主题、目的及预期成果，以便于会议通知的准确传达和会议议程的制定。

2.拟定会议议程：根据会议主题及目的，拟定详细的会议议程，包括会议时间、地点、参会人员、议题、主持人等。

3.发送会议通知：会议发起人需提前向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息，确保参会人员提前做好准备。

4.会议资源准备：根据会议需求，提前准备好会议所需的资料、设备、茶水等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责会议签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议开场：会议主持人介绍会议主题、目的、议程及参会人员，明确会议纪律及要求。

3.会议讨论：按照议程安排，逐项进行会议讨论。会议期间，主持人需确保会议秩序，鼓励参会人员积极发言。

4.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容，包括主要观点、结论及待解决问题等。

三、会议总结

1.会议结论：会议主持人对会议讨论结果进行总结，明确会议结论和下一步行动计划。

2.会议纪要：会议结束后，由会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容、结论等。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批后，发送给参会人员。

四、会议后续工作

1.跟进事项落实：会议结束后，由专人负责跟进会议确定的行动计划，确保各项工作按时完成。

2.反馈与评估：会议发起人需定期对会议成果进行评估，了解工作进展，对存在的问题进行改进。

3.总结经验教训：每次会议结束后，组织相关人员总结会议过程中的优点和不足，为下一次会议提供借鉴。

五、会议变更与取消

1.会议变更：如需变更会议时间、地点等，会议发起人应提前通知参会人员，确保相关人员及时调整工作安排。

2.会议取消：如需取消会议，会议发起人需提前通知参会人员，并说明原因。

本章内容旨在规范医院会议流程，确保会议的高效、有序进行，提高会议质量。参会人员应严格遵守会议流程，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、达成的共识、决策和分配的任务等。

3.会议纪要整理完成后，应提交给会议主持人进行审核。

4.审核通过的会议纪要应在最短时间内通过邮件、内部通讯系统等方式发送给所有参会人员，并抄送相关部门，确保信息共享。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确分配的任务应具体到个人，并设定明确的完成时限。

2.任务责任人应在收到会议纪要后确认任务，并按期推进任务执行。

3.会议纪要中应明确任务完成的质量标准和验收标准，以便于后续评估。

三、跟踪监督与进度汇报

1.会议纪要的跟踪落实由会议发起人或指定专人负责，定期检查任务进展情况。

2.责任人应定期向会议发起人汇报任务进度，遇到问题时及时沟通，寻求解决方案。

3.会议发起人应定期组织会议，对任务完成情况进行评估，对存在的问题进行讨论和解决。

四、效果评估与持续改进

1.任务完成后，应对照会议纪要中设定的目标和标准进行效果评估。

2.根据评估结果，总结经验教训，对未达到预期效果的部分分析原因，并提出改进措施。

3.改进措施应在下一次会议中进行讨论，并纳入新的会议纪要中，形成持续改进的机制。

五、档案管理与查询

1.会议纪要应作为重要档案进行管理，保存期限按照医院相关规定执行。

2.会议纪要应建立索引，便于相关人员查询。

3.需要查阅会议纪要的人员，应按照医院档案管理规定进行申请和查阅。

本章内容旨在确保会议纪要的执行力和效果，通过有效的跟踪落实机制，提高医院决策的执行力和工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约管理

1.会议室使用实行预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交预约申请。

2.预约申请应包括会议主题、时间、预计参会人数、所需设施设备等信息。

3.会议室管理部门根据预约申请的先后顺序及会议性质进行统筹安排，确保会议室高效利用。

4.如有特殊原因需变更或取消预约，应提前通知会议室管理部门，以便于及时调整会议室安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，不随意离开会议室。

3.使用会议室时，应爱护会议室内设施设备，如有损坏，需照价赔偿。

4.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设施设备安全。

三、会议室设施设备维护

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室内设施设备，确保设备正常运行。

2.如会议室内设施设备出现故障，应及时报修，并通知会议室管理部门。

3.会议室管理部门可根据实际需要，定期更新会议室设施设备，提高会议质量。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，包括防火、防盗等措施。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期进行消防安全检查。

3.会议期间，会议室管理部门应确保会议室的安全，禁止无关人员进入。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门可根据医院实际情况，制定会议室开放时间。

2.如有特殊需求，在保证不影响正常工作秩序的前提下，可适当调整会议室开放时间。

本章内容旨在规范医院会议室的管理和使用，创造良好的会议环境，为医院各项工作提供有力保障。各部门应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，医院各部门应认真贯彻执行。

二、本管理