设计院会议管理制度范本

设计院会议管理制度范本第一章总则

为确保设计院会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度，特制定本会议管理制度。本制度适用于设计院各级会议，包括但不限于院级、部门级及项目级会议。

一、会议目的

1.传达政策、指示，研究工作计划，部署工作任务。

2.分析问题，总结经验，推动工作落实。

3.加强部门间的沟通与协作，提高工作效率。

4.培养团队精神，提升员工素质。

二、会议原则

1.精简会议，提高效率。严格控制会议数量、规模和时间，减少无效、重复会议。

2.明确议题，充分准备。会议议题应具有针对性和实用性，提前通知参会人员，确保会议效果。

3.集中讨论，民主决策。充分听取各方面意见，保证决策的科学性和合理性。

4.严格保密，遵守纪律。会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定。

三、适用范围

1.本制度适用于设计院各级会议，包括定期会议、临时会议等。

2.特殊性质的会议，如学术交流、培训等，可根据实际情况参照本制度执行。

四、会议类别

1.院级会议：主要包括院务会、院长办公会、全院职工大会等。

2.部门级会议：主要包括部门例会、专题协调会等。

3.项目级会议：主要包括项目启动会、项目进度会等。

五、参会人员

1.院级会议：院领导、各部门负责人及相关人员。

2.部门级会议：部门负责人、相关人员及下属单位负责人。

3.项目级会议：项目负责人、项目组成员及相关人员。

六、会议组织

1.院级会议由院长或院长指派的副院长负责组织。

2.部门级会议由各部门负责人负责组织。

3.项目级会议由项目负责人负责组织。

七、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场。

2.参会人员应准时参加会议，不得迟到、早退。

3.会议记录应真实、准确、完整，及时归档。

4.会议结束后，组织者应将会议纪要发送给参会人员，并督促落实。

八、本制度的解释权归设计院院务会所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.报批程序：根据会议性质，将会议方案报院领导或相关部门审批。

4.通知参会人员：在会议召开前，提前通知参会人员，并确保相关人员收到通知。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，组织者应安排签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由组织者或指定人员担任会议主持人，负责引导会议进程。

3.会议议程：按照预定议程逐项进行讨论，主持人应控制好会议时间，确保每个议题充分讨论。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论结果、决策事项等。

三、会议决策

1.集中讨论：针对议题，参会人员充分发表意见，展开讨论。

2.民主决策：在充分讨论的基础上，主持人可组织投票或表决，形成会议决策。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由参会人员签字确认。

四、会议总结

1.会议总结：主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.分发会议纪要：会议纪要应在会议结束后及时整理，并在最短时间内发送给参会人员。

3.跟进落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实情况，确保工作顺利进行。

五、会议反馈

1.参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。

2.会议组织者对反馈意见进行梳理，不断优化会议流程和效果。

六、特殊情况处理

1.如遇特殊情况，如参会人员不能到场、会议时间冲突等，会议组织者应提前调整会议安排。

2.如需紧急召开临时会议，会议组织者应按照本制度规定，及时通知参会人员并做好会议筹备工作。

七、会议资料的归档

1.会议纪要、签到表、决策记录等相关资料应整理归档，以备查阅。

2.会议资料的保存期限按照相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应立即整理会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要由会议组织者或指定人员审核后，及时发布给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和执行期限。

2.责任人接到任务后，应立即制定执行计划，并按计划推进工作。

3.会议组织者应定期检查任务执行情况，提供必要的支持和协调。

三、跟踪与监督

1.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行监督。

2.定期召开跟进会议，评估执行进度和效果，解决执行过程中出现的问题。

3.对未能按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时间。

四、信息反馈与沟通

1.责任人在执行任务过程中，应及时向会议组织者反馈工作进展和存在的问题。

2.会议组织者应搭建沟通平台，确保信息畅通，便于参会人员之间的交流与合作。

3.对于重大问题和突发情况，应及时向院领导汇报，寻求支持和指导。

五、效果评估与持续改进

1.会议决策执行完毕后，应进行效果评估，总结经验教训。

2.根据评估结果，对会议管理制度和流程进行持续改进，提高决策执行效率。

3.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，优化管理流程，确保会议决策能够得到有效执行。

六、责任追究与激励机制

1.对于未能按时完成任务的责任人，应视情况采取相应的责任追究措施。

2.对于完成任务出色的责任人，应给予适当的表彰和激励，以提高工作积极性。

3.建立长效的责任追究与激励机制，促进会议决策的高效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政管理部门或指定人员申请。

2.预订时需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便安排合适的会议室。

3.行政管理部门应建立会议室预订台账，合理安排会议时间，避免冲突。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.定期检查会议室设施设备，确保功能正常，及时维修或更换损坏的设备。

3.会议室环境应保持整洁，提供舒适的会议氛围。

三、会议期间管理

1.会议期间，行政管理部门应指派专人负责会议室的现场管理。

2.确保会议室内的设施设备正常运行，提供必要的会务支持。

3.会议结束后，督促参会人员带走个人物品，关闭门窗，确保会议室安全。

四、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范，不得随意移动或损坏设备。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

3.会议室内严禁大声喧哗，保持安静，以免影响其他会议室或办公区域。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、设置门禁等。

2.会议室内讨论的内容涉及机密时，参会人员应严格遵守保密规定。

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保会议安全。

六、特殊会议室管理

1.对于特殊会议室，如视频会议室、董事会会议室等，应制定专门的管理规定。

2.针对不同类型的会议，提供专业化的会务服务，确保会议顺利进行。

3.加强对特殊会议室的预约审批，