高新区机关会议管理制度

高新区机关会议管理制度高新区机关会议管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为加强高新区机关会议管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，根据《中华人民共和国行政会议制度》及有关规定，结合高新区实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于高新区机关召开的各类工作会议，包括但不限于全体会议、专题会议、部门会议等。

第三条基本原则

会议应坚持以下原则：

（一）务实高效原则：会议内容要紧密围绕高新区中心工作，注重解决实际问题，提高决策效率。

（二）计划管理原则：会议应按照年度计划或专项工作计划召开，严格控制临时性会议。

（三）公开透明原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容外，会议应保持公开透明，接受监督。

（四）节能减排原则：充分利用现代信息技术手段，减少纸质文件，降低会议成本。

第四条会议分类

根据会议性质和内容，将会议分为以下几类：

（一）全体会议：讨论决定高新区的重大事项，全体成员参加。

（二）专题会议：研究解决某一特定问题，相关部门或人员参加。

（三）部门会议：各部门内部召开的工作会议，研究本部门工作。

（四）临时会议：因特殊情况需临时召开的会议。

第五条组织机构

设立高新区机关会议管理机构，负责会议的筹备、组织、协调和监督等工作。其主要职责如下：

（一）制定和修订会议管理制度；

（二）组织召开会议；

（三）制定会议议程；

（四）监督会议纪要的落实；

（五）协调会议室资源；

（六）其他与会议管理相关的工作。

第六条参会人员职责

参会人员应遵守以下规定：

（一）按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

（二）会议期间，认真听取汇报，积极参与讨论；

（三）对会议决策事项进行表决；

（四）遵守会议纪律，保守会议秘密；

（五）按时完成会议布置的任务。

第七条会议纪律

会议纪律是保证会议正常进行的重要保障，参会人员应遵守以下纪律：

（一）保持会场安静，关闭手机或调至静音；

（二）未经主持人允许，不得随意离场；

（三）会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，必须严格保密；

（四）不得在会议期间进行与会议无关的活动。

第八条附则

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。本制度的解释权归高新区机关会议管理机构。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据高新区工作计划及实际需要，明确会议主题和目标。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等内容。

3.报批程序：会议方案需报请相关领导审批，根据审批结果进行筹备。

4.通知参会人员：提前通知参会人员会议时间、地点、议程等内容，确保参会人员提前做好准备。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会场，进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程。

3.会议议程：按照既定议程逐项进行，确保会议内容全面、有序。

4.讨论与表决：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，并根据规定进行表决。

三、会议记录

1.记录员：指定专门的记录员，负责记录会议内容、参会人员发言和表决结果等。

2.记录要求：记录要真实、准确、完整，确保会议纪要的可靠性。

3.会议纪要：会议结束后，整理形成会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、表决结果等内容。

四、会议决策

1.决策程序：会议决策应遵循民主集中制原则，充分讨论、民主表决。

2.决策公示：会议决策结果需在一定范围内进行公示，接受监督。

3.决策实施：会议决策事项应明确责任单位、责任人和完成时限，确保决策落实。

五、会议总结

1.会议评估：会议结束后，对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.总结报告：会议管理机构根据评估结果，形成会议总结报告，为今后会议提供借鉴。

3.优化改进：针对会议中存在的问题和不足，及时进行整改和优化，提高会议质量。

六、会后工作

1.会议纪要的分发：将会议纪要发送给相关领导和参会人员，以便了解会议内容和决策事项。

2.决策事项的落实：督促相关部门和责任人按照会议决策要求，按时完成工作任务。

3.跟踪问效：对会议决策的落实情况进行跟踪检查，确保决策落地生根。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要的编制：由会议记录员在会议结束后及时整理会议内容，形成会议纪要。纪要应详细记录会议讨论的要点、决策结果、责任分配及后续工作要求。

2.会议纪要的审批：编制完成的会议纪要需提交给会议主持人或相关领导审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

二、会议纪要的发布与传达

1.发布渠道：会议纪要经审批通过后，通过邮件、内部网络平台等方式发布，确保相关人员能够及时获取。

2.传达要求：各部门负责人应确保本部门人员了解会议纪要内容，特别是涉及本部门的决策和任务要求。

三、会议决策的执行与监督

1.执行计划：各部门根据会议纪要中的决策事项，制定详细的执行计划，明确责任人、完成时限和工作标准。

2.监督机制：建立会议决策执行的监督机制，通过定期汇报、现场检查等方式，对执行情况进行监控。

四、跟踪管理与反馈

1.跟踪管理：会议管理机构应对会议决策的执行情况进行持续跟踪，确保各项工作按计划推进。

2.反馈机制：建立反馈机制，各部门在执行过程中遇到的问题和困难应及时上报，会议管理机构协调解决。

五、评估与改进

1.评估会议决策执行效果：在决策执行结束后，对执行结果进行评估，分析存在的问题和不足。

2.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，优化工作流程，提高会议决策的执行效率。

六、责任追究

1.责任明确：对未按会议纪要要求执行或执行不力的部门和个人，要明确责任，实施责任追究。

2.整改落实：对发现的问题，要求相关部门和个人在规定时间内完成整改，确保会议决策得到有效落实。

七、档案管理

1.会议纪要归档：会议纪要作为重要文件，应按照档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.档案利用：充分利用会议纪要档案，为工作总结、决策参考和效能监督提供支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向会议管理机构提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.审批制度：会议管理机构根据会议室使用情况，对预订申请进行审批，合理安排会议室资源。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，按照会议的重要性、紧急程度等因素确定优先级。

二、会议室布置

1.标准配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.环境要求：保持会议室整洁、安静，室内温度、湿度适宜，确保会议环境舒适。

3.安全检查：会议前进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

三、会议室使用

1.使用规范：会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，爱护设备。

2.会议服务：会议管理机构应提供必要的会议服务，如茶水、资料发放等。

3.会议结束后的整理：会议结束后，参会人员应配合会议管理机构做好会议室的清理和设备归还工作。

四、会议室维护与管理

1.定期检查：会议管理机构应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.维修与更新：对损坏的设备及时进行维修或更新，保证会议室使用需求。

3.安全管理：加强会议室的安全管理，确保会议期间的信息安全和人员安全。

五、会议室预约信息系统

1.信息系统建设：建立会议室预约信息系统，实现会议室资源的在线预订、审批、查询等功能。

2.信息更新与公开：及时更新会议室使用信息，提高会议室资源利用率，实现会议室使用透明化。

六、违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的行为，如未经审批擅自使用、损坏设备等，应予以制止并记录。

2.处理措施：根据违规行为的严重程度，采取相应的处理措施，如警告、赔偿损失等，确