银行办公室会议管理制度

银行办公室会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范银行办公室会议的组织、召开和管理工作，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行效率。会议管理应遵循公正、公开、高效、节俭的原则。

第二条适用范围

本制度适用于银行办公室组织的各类会议，包括但不限于日常办公会议、专题协调会议、项目评审会议等。

第三条会议分类

根据会议的性质和内容，将会议分为以下几类：

1.必开会议：定期召开的、对银行运营管理至关重要的会议。

2.非必开会议：根据工作需要临时决定召开的会议。

3.内部会议：仅限于银行内部员工参加的会议。

4.外部会议：与外部单位共同举办的会议。

第四条会议召开条件

1.必要性：会议议题应对银行运营管理具有实质性影响，避免召开无实质内容的会议。

2.准备充分：会议组织者需提前做好会议资料、场地、设施等各项准备工作。

3.参会人员：确保参会人员具备相关决策权限或专业知识，以便会议能够取得预期效果。

第五条参会人员职责

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和总结工作，确保会议的顺利进行。

2.参会人员：积极参与会议讨论，对会议议题提出建议和意见，会后按照会议决议执行相关工作。

3.会议记录人：负责记录会议过程、整理会议纪要，确保会议内容的准确性和完整性。

第六条会议管理制度

会议管理制度包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。各级管理人员和员工应严格遵守本制度，共同维护会议的严肃性和高效性。

第七条制度修订

本制度根据银行办公室工作需要适时修订，修订后的制度报行长办公会议审议通过后实施。各级管理人员和员工应关注制度修订情况，确保及时了解和掌握最新规定。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据银行工作计划和实际需要，提前确定会议议题，议题应具体、明确。

2.发送通知：会议组织者应至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

3.准备资料：会议组织者需根据议题准备相关背景资料、报告等，并于会议前1个工作日送达参会人员。

第九条会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应进行签到，会议记录人负责统计参会人员。

2.会议主持：会议主持人宣布会议开始，介绍会议议题、参会人员，明确会议目标。

3.讨论发言：会议主持人按照议题顺序组织讨论，参会人员依次发言，提出建议和意见。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决或决策。

第十条会议记录

1.记录内容：会议记录人应详细记录会议讨论过程、主要观点、决策结果等。

2.记录形式：会议记录应以书面形式整理，要求字迹清楚、表述准确。

3.记录审核：会议结束后，会议记录人需将会议记录提交给会议主持人审核。

第十一条会议总结

1.总结报告：会议组织者应在会议结束后3个工作日内，向行长办公会议提交会议总结报告，报告内容包括会议成果、决策事项、工作部署等。

2.传达落实：会议组织者负责将会议决策和部署传达至相关部门和人员，确保会议决策得到有效执行。

第十二条会议延期与取消

1.延期：如因特殊情况需要延期召开会议，会议组织者应提前通知参会人员，并重新确定会议时间。

2.取消：如会议议题已完成或因其他原因不再召开会议，会议组织者应及时通知参会人员。

第十三条紧急会议

对于突发紧急事项，需立即召开会议的，会议组织者应简化会议流程，尽快通知参会人员，确保紧急事项得到及时处理。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容全面、准确。

2.纪要审核：会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核。会议主持人应在48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.纪要发布：审核通过的会议纪要应由会议组织者及时发布给所有参会人员，并在银行内部适当范围内进行传阅。

第十五条会议决策的跟踪

1.任务分解：会议组织者应根据会议纪要中的决策事项，将任务分解至相关部门和责任人。

2.进度报告：责任部门应在规定时间内向会议组织者报告决策事项的执行进度，会议组织者应定期汇总并向行长办公会议报告。

3.跟踪检查：会议组织者应定期或不定期对决策事项的执行情况进行跟踪检查，确保决策得到有效落实。

第十六条问题反馈与协调

1.问题上报：执行过程中遇到的问题和困难，责任部门应及时上报给会议组织者。

2.协调解决：会议组织者应协调相关部门，研究解决问题的措施，必要时提交新的会议讨论。

3.纪要更新：因问题解决导致决策内容或执行计划发生变化的，会议纪要应及时更新，并重新发布。

第十七条会议纪要的归档

1.归档保存：会议纪要应按照银行档案管理规定进行归档，确保资料的安全和可追溯性。

2.查询使用：会议纪要作为银行决策和运营管理的重要依据，应便于各级管理人员和员工查询使用。

第十八条跟踪落实的责任与考核

1.责任落实：会议决策的跟踪落实情况应作为相关部门和人员的工作考核内容。

2.考核评价：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行评价，对执行不力的部门和个人提出整改要求或考核意见。

第十九条特殊情况处理

对于特殊情况下会议纪要的跟踪落实，如涉及重大事项、紧急情况等，应按照银行的相关规定和流程迅速处理，确保不耽误工作进度。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门应提前向行政部门提交会议室预订申请，行政部门负责统筹安排。

2.时间安排：会议室预订应遵循先到先得的原则，同时考虑会议的重要性和紧急程度合理分配。

3.设施要求：预订会议室时，应明确会议所需的设施设备，如投影仪、音响、白板等，行政部门应及时检查并确保设备正常运行。

第二十一条会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

2.会前准备：使用会议室的部门应提前进入会议室进行会前准备，确保会议按时开始。

3.会后清理：会议结束后，使用部门应负责将会议室恢复原状，关闭电源、门窗，确保安全和节能。

第二十二条会议室维护

1.定期检查：行政部门应定期检查会议室的设施设备，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

2.更新换代：根据会议室使用需求和设备损耗情况，适时更新设施设备，提高会议效率。

3.安全保障：确保会议室的安全设施完备，如消防器材、安全通道等，定期进行安全演练。

第二十三条会议室服务

1.服务标准：会议室管理人员应提供专业的会务服务，包括但不限于会议资料发放、会场布置、设备操作等。

2.服务质量：行政部门应定期收集会议室使用反馈，持续改进服务流程，提高服务质量。

3.应急处理：会议过程中如遇设备故障或其他紧急情况，会议室管理人员应迅速响应，及时解决问题。

第二十四条会议室预订与使用的监督

1.监督机制：行政部门应建立会议室预订与使用的监督机制，防止资源浪费和不合理占用。

2.违规处理：对于违反会议室管理规定的部门和个人，行政部门有权进行提醒、警告或取消预订资格等处理。

第二十五条会议室信息化管理

1.信息化平台：建立会议室信息化管理系统，实现会议室预订、使用、维护等环节的在线操作，提高管理效率。

2.数据分析：通过信息化平台收集的数据，分析会议室使用情况，为会议室管理提供决策依据。

3.透明公开：会议室预订和使用情况应在信息化平台上公开，便于全体员工监督和了解。

第五章附则

第二十六条制度解释

本制度的最终解释权归银行办公室所有。如有疑问或争议，由银行办公室负责解释和裁决。

第二十七条施行日期

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二十八条修订程序

本制度的修订需经行长办