社区会议活动室管理制度

社区会议活动室管理制度第一章总则

社区会议活动室管理制度旨在规范社区会议的组织、召开及管理流程，确保会议效率，提升决策品质，加强社区内部沟通，营造良好的会议环境。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.公开透明：会议应遵循公开、公平、公正的原则，确保会议内容的透明度，保障社区成员的知情权和参与权。

2.效率优先：会议应注重时间管理，提高议事效率，减少冗余环节，确保会议目标的实现。

3.广泛参与：鼓励社区成员积极参与会议，充分发表意见，共同为社区发展献计献策。

4.制度约束：会议活动室管理制度是社区成员必须遵守的规范，对违反规定的行为予以制止和处罚。

二、适用范围

本管理制度适用于社区内所有在会议活动室召开的会议，包括但不限于社区委员会会议、居民大会、专题讨论会等。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、召开、主持和总结，确保会议的顺利进行。

2.会议参与人员：遵守会议纪律，积极参与讨论，按时完成会议任务。

3.会议室管理员：负责会议室的日常管理、设施维护、环境卫生等工作，确保会议室的正常使用。

四、制度修订

本管理制度可根据社区发展需要和实际运行情况进行修订，修订方案需经社区委员会讨论通过，并向社区成员公布。

五、制度解释

本管理制度的最终解释权归社区委员会所有。

六、生效时间

本管理制度自公布之日起生效，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。社区委员会应做好宣传和解释工作，确保社区成员充分了解和遵守。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，本章对会议的筹备、进行和总结等流程进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据社区发展需要，明确会议主题，制定会议议程。

2.发布会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3天发布会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

3.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议相关材料，包括会议议程、背景资料、发言稿等，并在会议召开前至少1天发送给参会人员。

4.会议室预约与布置：会议组织者需提前预约会议室，并根据会议需求进行适当布置，确保会议室设施齐全、环境舒适。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，参会人员需在签到表上签到，会议组织者应统计参会人员名单，确保会议参与人数。

2.会议开幕：会议组织者或主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照会议议程逐项进行，会议组织者应确保会议内容的紧凑和连贯。

4.讨论与发言：会议主持人应引导参会人员进行充分讨论，鼓励发表意见，确保会议的公开、公平、公正。

5.会议决策：针对会议议题，参会人员进行表决或投票，形成会议决策。

6.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

三、会议总结

1.主持人总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，并发送给会议组织者和参会人员。

3.决策执行：会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，确保决策落地。

4.反馈与改进：会议组织者收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议效果。

四、会议延期与取消

1.会议延期：如因特殊情况需延期召开会议，会议组织者应提前通知参会人员，并重新确定会议时间。

2.会议取消：如因故需取消会议，会议组织者应及时通知参会人员，并说明原因。

本章对会议流程的规定，旨在为社区会议提供明确的操作指南，确保会议的高效、有序进行。参会人员应严格遵守会议流程，共同为社区发展贡献力量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和共识的重要体现。为确保会议成果的有效落实，本章对会议纪要的整理、发布、跟踪和反馈等环节进行规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要的整理：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要的审批：会议纪要整理完成后，应提交给会议组织者或相关负责人进行审批。

3.会议纪要的发布：审批通过后的会议纪要，应在48小时内通过社区公告、邮件、微信群等方式发送给所有参会人员。

二、会议决策的跟踪

1.决策任务分配：会议组织者应根据会议纪要，明确各决策任务的执行责任人，并制定执行时间表。

2.跟踪执行进度：会议组织者应定期跟踪决策任务的执行进度，确保各项任务按时完成。

3.协调与支持：会议组织者应协调社区内外资源，为决策任务的执行提供必要支持。

三、会议成果的反馈与评估

1.反馈机制：建立会议成果反馈机制，鼓励参会人员就会议决策的执行情况提供意见和建议。

2.定期评估：会议组织者应定期组织会议成果评估，了解决策执行的效果，发现问题并及时调整。

3.成果公示：会议成果评估结果应在社区内进行公示，接受居民监督。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查阅和追溯。

2.查阅权限：会议纪要的查阅权限应合理设置，确保社区成员在合规范围内可查阅相关纪要。

3.保护隐私：会议纪要中涉及个人隐私和敏感信息的内容，应予以脱敏处理。

五、会议纪要的修订与更新

1.修订申请：如会议纪要内容有误或需更新，会议组织者或相关人员可提出修订申请。

2.修订流程：修订申请经审批通过后，参照会议纪要整理与发布流程进行修订。

3.版本管理：会议纪要的修订版本应清晰标识，确保各版本的可追溯性。

本章对会议纪要的跟踪落实进行规定，旨在强化会议决策的执行力度，提升社区管理工作的透明度和效率。社区成员应共同参与会议纪要的落实，为社区发展贡献力量。

第四章会议室管理规定

会议室是社区召开会议的重要场所，为了保障会议室的正常使用，提高会议室的使用效率，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预约与使用

1.预约制度：社区成员如需使用会议室，需提前向会议室管理员预约，并明确会议时间、参会人数等信息。

2.使用原则：会议室使用应遵循先预约、先使用的原则，确保公平、合理地分配会议室资源。

3.临时借用：如遇特殊情况需临时借用会议室，应向会议室管理员申请，并征得同意后方可使用。

二、会议室设施与维护

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设施，如音响、投影仪、白板等，并确保设施正常运行。

2.设施维护：会议室管理员负责定期检查和维护会议室设施，发现问题及时报修。

3.环境卫生：会议室管理员应保持会议室的清洁卫生，为会议提供舒适的环境。

三、会议室使用规范

1.准时使用：会议组织者应确保按时开始和结束会议，避免影响其他会议的进行。

2.噪音控制：会议期间，参会人员应保持安静，不在会议室内外喧哗，以免影响其他会议室的使用。

3.爱护设施：使用会议室时，参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或带走。

四、会议室安全与消防

1.安全通道：会议室应保持安全通道畅通，禁止堆放杂物。

2.消防设施：会议室应配置齐全的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.安全培训：会议组织者应定期对参会人员进行安全知识培训，提高安全意识。

五、会议室开放时间

1.开放时间：会议室的开放时间应根据社区实际情况制定，并在社区内公告。

2.特殊安排：遇特殊情况需调整开放时间，会议室管理员应提前通知社区成员。

本章对会议室管理规定进行明确，旨在为社区会议提供良好的场所保障，促进会议的顺利进行。社区成员应共同遵守会议室管理规定，共同维护会议室的良好环境。

第五章附则

为确保社区会议活动室管理制度的实施效果，维护社区秩序，本章对制度执行中的未尽事宜作出补充规定。

一、制度解释

本管理制度的最终解释权归社区委员会所有。在制度执行过程中，如遇争议或疑问，可向社区委员会咨询。

二、制度修订

本管理制度可根据社区发展需要和实际运行情况进行修订。修订方案需经社区委员会讨论通过，并向社区成员公布。

三、制度执行监督

社区委员会负责对本管理制度的执行情况进行监督，对违反规定的行为予以制止和处罚。

四、投诉与建议

社区成员