会议会务策划管理制度

会议会务策划管理制度第一章总则

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议会务策划的管理职责，特制定本管理制度。

一、目的与原则

本制度旨在规范会议的筹备、召开、记录、落实及会议室管理等方面的工作，坚持高效、务实、节俭的原则，确保会议质量。

二、适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、会议分类

1.高层会议：指公司董事会、总经理办公会等涉及公司战略决策的会议。

2.部门会议：指各部门负责人主持的内部管理会议。

3.专项会议：指针对某一特定主题或项目召开的会议。

四、会议会务策划

1.会议会务策划工作由会议组织者负责，包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等内容的确定。

2.会议组织者需在会议召开前，制定详细的会议方案，并报请上级领导审批。

五、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，通过书面或电子形式向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容。

2.会议通知发送后，会议组织者需确认参会人员是否收到，并及时收集反馈意见。

六、参会要求

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.参会人员应认真准备会议材料，积极参与讨论，并提出建设性意见。

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。

第二章会议流程

1.会议筹备

2.会议召开

3.会议记录

4.会议总结

第三章会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要的编写与审批

2.跟踪落实责任人与期限

3.落实情况的反馈与汇报

第四章会议室管理规定

1.会议室预订与使用

2.会议室设备管理

3.会议室环境卫生

第五章附则

1.本管理制度的解释权归公司所有。

2.各部门应根据本管理制度，制定实施细则。

3.本管理制度如有变更，应及时通知相关部门和人员。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议主题和目标，确定会议类型、参会人员、时间、地点等，制定会议方案。

2.会议方案应包括会议议程、拟解决的问题、预期目标、参会人员名单、会议资料准备等。

3.会议组织者应在会议召开前至少一周，将会议方案提交给相关部门和领导审批。

4.审批通过后，会议组织者负责通知参会人员，并确保会议通知中包含所有必要信息。

二、会议召开

1.会议组织者应确保会场布置符合会议需求，包括座位安排、投影设备、音响设备等。

2.会议开始前，会议组织者应对参会人员进行签到，确保会议出席情况。

3.会议主持人按照会议议程主持会议，确保会议有序进行，鼓励参会人员积极发言。

4.会议期间，会议记录人负责记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

三、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议的讨论过程、决策结果、责任分配等内容。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理成会议纪要，经会议主持人审批后发送给参会人员。

3.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配、后续工作要求等。

四、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应组织会议总结，分析会议成果，查找不足之处，为后续改进提供依据。

2.会议总结应形成书面报告，提交给公司领导和相关部门。

3.会议组织者应根据会议总结，对会议策划和管理流程进行持续优化。

五、会后落实

1.会议组织者应跟踪督促会议决策的执行情况，确保各项工作落到实处。

2.参会人员应按照会议纪要中明确的任务和期限，完成相关工作。

3.会议组织者应定期收集会议决策落实情况，及时向公司领导和相关部门汇报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写与审批

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确、完整。

2.会议纪要初稿应提交给会议主持人进行审批，确保纪要内容符合会议实际情况。

3.会议主持人审批通过后，会议纪要应正式定稿，并以书面或电子形式发送给所有参会人员。

二、跟踪落实责任人与期限

1.会议纪要中应明确每项决策的责任人和完成期限，确保各项工作有明确的执行主体和时间节点。

2.会议组织者应建立跟踪落实机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并在规定期限内完成相关工作。

三、落实情况的反馈与汇报

1.责任人应在完成任务后，及时向会议组织者反馈落实情况，包括工作进展、遇到的问题及解决方案等。

2.会议组织者应定期收集责任人的反馈信息，整理成书面报告，向公司领导和相关部门汇报。

3.对于未按期完成的任务，会议组织者应查明原因，督促责任人尽快完成，并对相关责任人进行考核。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要正式定稿后，应进行归档管理，便于日后查询和追溯。

2.归档的会议纪要应包括纸质版和电子版，确保资料的安全性和完整性。

3.会议组织者应定期对会议纪要进行整理，对已完成的工作进行总结，为后续工作提供借鉴。

五、会议纪要的公开与透明

1.会议纪要应在公司内部进行适当范围的公开，提高公司员工对会议决策的知情度。

2.会议组织者可根据实际情况，将会议纪要的部分或全部内容在公司内部平台发布，便于员工了解公司动态。

3.公开的会议纪要应注重保护公司内部信息，避免泄露敏感数据。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政部门负责统筹安排会议室，确保会议需求得到满足，并通知会议组织者预订结果。

3.会议组织者应在会议开始前15分钟进入会议室，检查设备设施是否正常，确保会议顺利进行。

二、会议室设备管理

1.行政部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，包括音响、投影仪、白板、空调等。

2.会议组织者在使用会议室时，应遵循设备操作规程，使用完毕后及时关闭设备，避免浪费资源。

3.如遇设备故障，会议组织者应立即报告行政部门，行政部门负责联系维修人员进行修复。

三、会议室环境卫生

1.会议室应保持整洁卫生，行政部门负责安排定期清洁工作，确保会议环境良好。

2.会议组织者应提醒参会人员保持会议室卫生，不在会议室内吸烟、乱丢杂物等。

3.会议结束后，会议组织者应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁系统，行政部门负责管理会议室钥匙，确保会议室安全。

2.会议组织者应在会议开始前提醒参会人员注意保密，不泄露会议内容。

3.涉及公司敏感信息的会议，会议组织者应采取额外措施，如签订保密协议、使用加密通讯设备等。

五、会议室使用费用

1.会议室使用过程中产生的费用，如耗材、设备维修等，由行政部门负责统计和报销。

2.会议组织者应合理预估会议费用，遵循公司预算管理制度，避免浪费。

3.行政部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，为优化会议室管理提供依据。

第五章附则

1.本管理制度解释权归公司所有，公司有权根据实际