基地会议场所管理制度

基地会议场所管理制度第一章总则

一、为了加强基地会议场所的管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

二、本管理制度适用于基地内所有会议场所的预约、召开、服务和保障等活动。

三、会议场所管理工作应遵循统一领导、分级负责、协同配合、高效有序的原则。

四、会议场所管理人员应严格遵守本管理制度，确保会议场所的正常运行。

五、会议场所的使用单位应提前向会议场所管理部门预约，如实填写会议相关信息，并按照预约时间、地点召开会议。

六、会议场所管理部门应合理调配会议资源，确保会议场所的充分利用。

七、会议场所管理部门应定期对会议场所进行检查、维护，确保设施设备完好，为会议召开提供良好条件。

八、会议场所管理人员应加强与其他部门的沟通与协作，提高会议服务水平。

九、违反本管理制度的，将按照相关规定予以处理。

十、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。如需对本管理制度进行修订，由会议场所管理部门负责解释。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人应提前确定会议主题、目标、议程、参会人员及预期成果。

2.会议发起人应根据实际情况，选择合适的会议时间、地点，并提交会议预约申请。

3.会议场所管理部门收到预约申请后，应在2个工作日内完成审核，如有特殊情况需调整的，应及时与会议发起人沟通。

4.会议发起人应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

二、会议签到

1.会议开始前15分钟，会议工作人员应到场做好签到准备工作。

2.参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，并完成签到。

3.会议工作人员应实时统计参会人员签到情况，并及时报告给会议主持人。

三、会议召开

1.会议主持人应严格按照会议议程进行主持，确保会议内容全面、有序。

2.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励发表意见，保持会议氛围积极、热烈。

3.会议期间，会议主持人应控制好会议时间，避免拖延或跑题。

四、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后1个工作日内整理完毕，并发送给会议主持人及参会人员确认。

3.会议记录人应确保会议记录的准确性、完整性和可追溯性。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束前对会议成果进行总结，明确下一步工作计划及责任分工。

2.会议结束后，会议发起人应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，并在后续工作中予以改进。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议资料应按照相关规定进行归档，确保资料的安全、完整。

2.会议资料的保管期限应按照公司规定执行，便于日后查询和审计。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要整理完成后，应由会议主持人审核确认，确保纪要内容准确无误。

2.会议纪要应通过邮件、内部通讯系统等方式发送给所有参会人员，以便于参会人员了解会议决策和后续行动计划。

3.参会人员应在收到会议纪要后的两个工作日内，对纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出并说明原因。

二、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划和责任分工，相关责任人应按照既定时间表执行。

2.会议发起人或指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，定期检查进度，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时向上级报告，寻求支持和解决方案。

三、会议纪要的更新与反馈

1.若会议决策在执行过程中发生变化，会议纪要应及时更新，并重新发布，确保所有相关人员了解最新情况。

2.会议纪要的更新应记录变更原因、时间和责任人，保证信息的透明度和可追溯性。

3.会议纪要更新后，应再次征求参会人员的意见和确认，确保决策的一致性和执行力。

四、会议成果的评估与总结

1.会议决策执行完毕后，应进行成果评估，总结执行过程中的经验教训，为今后类似会议提供参考。

2.会议成果的评估结果应由会议发起人进行汇总，并在适当范围内分享，促进团队学习和改进。

3.对于会议决策执行效果不佳的情况，应深入分析原因，制定改进措施，并在后续工作中予以落实。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要应在会议结束后的一定期限内进行归档，以便于未来查询和使用。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理规定执行，确保资料的完整性和安全性。

3.会议纪要的归档应便于检索，以便于在需要时快速找到相关会议记录，支持决策和工作的开展。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约与使用

1.会议室预约采用先到先得的原则，使用单位需提前向会议场所管理部门提交预约申请。

2.预约申请应包括会议主题、参会人数、使用时间、所需设备等详细信息。

3.会议场所管理部门应在收到预约申请后，及时进行审核，并在2个工作日内反馈预约结果。

4.使用单位应按照预约时间、地点使用会议室，如需变更或取消预约，应提前通知会议场所管理部门。

二、会议室设备与管理

1.会议场所管理部门应定期检查会议室设备，确保设备运行正常，满足会议需求。

2.使用单位在会议开始前，应检查会议室设备是否齐全、完好，如有问题应及时与会议场所管理部门联系。

3.使用单位应爱护会议室设备，遵守设备操作规程，不得私自拆卸、损坏或携出会议室设备。

三、会议室环境与卫生

1.会议场所管理部门应保持会议室环境整洁、卫生，定期进行清洁工作。

2.使用单位在会议结束后，应将会议室恢复原状，清理垃圾，保持卫生。

3.会议室内严禁吸烟、进食，严禁携带易燃、易爆等危险品进入。

四、会议室安全与保密

1.会议场所管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全。

2.使用单位应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容，不得私自录音、录像。

3.会议室内应配备必要的消防设备，并定期进行消防演练，提高参会人员的消防安全意识。

五、会议室服务与支持

1.会议场所管理部门应为使用单位提供必要的会议服务，如会前准备、会中支持、会后整理等。

2.会议场所管理部门应建立反馈机制，收集使用单位对会议室管理的意见和建议，持续改进服务质量和水平。

3.使用单位在会议过程中如需帮助，可随时与会议场所管理部门联系，会议场所管理部门应尽快响应，解决问题。

第五章附则

一、本管理制度解释权归基地会议场所管理部门所有。

二、本管理制度自发布之日起实施，原有