项目会议室管理制度

项目会议室管理制度第一章总则

为确保项目会议室的高效使用与管理，提高会议的质量与效果，制定本会议室管理制度。以下总则对会议管理制度的目的、适用范围、责任主体及基本要求进行明确。

一、目的

1.规范会议室使用，保障项目会议的顺利进行。

2.提高会议效率，确保项目目标的达成。

3.优化资源配置，降低会议成本。

二、适用范围

1.本制度适用于本项目所有会议室的使用与管理。

2.本制度涉及的所有人员包括项目组成员、来访客人及其他相关人员。

三、责任主体

1.会议管理员：负责会议室的日常管理、预定、协调及监督执行本制度。

2.会议主持人：负责会议的组织、召开及会议纪要的编写与跟踪。

3.参会人员：遵守会议管理制度，积极参与会议，按时完成会议任务。

四、基本要求

1.会议召开应遵循高效、务实、节俭的原则。

2.会议时间、地点应提前预定，避免冲突。

3.会议纪要应详细记录，便于跟踪落实。

4.会议室设施应保持完好，确保会议正常进行。

遵循以上总则，各部门及人员应严格按照本会议管理制度执行，共同为项目的顺利推进贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，本章对会议的预定、召开、进行及结束等环节进行详细规定。

一、会议预定

1.会议申请人需提前与会议管理员联系，填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、预计时长等信息。

2.会议管理员收到申请后，需在1个工作日内完成审核，确认会议时间、地点等安排，并及时通知会议申请人。

3.如遇特殊情况，会议申请人需临时调整会议时间或地点，应提前通知会议管理员，由会议管理员协调安排。

二、会议通知

1.会议主持人应在会议开始前至少1天，向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应采用书面形式（如邮件、短信等），确保参会人员收到并了解会议相关信息。

三、会议召开

1.会议主持人应提前到达会议室，检查会议设施是否齐全、正常运行，并准备好会议材料。

2.会议开始时，会议主持人应简要介绍会议主题、议程及预计时长，确保参会人员明确会议目的和任务。

3.会议进行过程中，会议主持人应引导讨论，确保会议内容紧扣主题，避免跑题。

四、会议进行

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况无法参加，应提前向会议主持人请假。

2.参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，保持会场秩序。

3.会议主持人应做好会议记录，特别是关键决策、任务分配等内容。

五、会议结束

1.会议结束时，会议主持人应对会议内容进行总结，明确下一步工作计划及任务分配。

2.会议主持人应将会议纪要发送给所有参会人员，并要求参会人员在规定时间内反馈意见。

3.会议主持人应关注会议纪要的落实情况，对未按期完成的任务进行跟踪、催办。

遵循以上会议流程，各部门及人员应严格按照规定执行，确保会议的高效、有序进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行和任务的落实具有关键作用。本章对会议纪要的编写、分发、跟踪落实等环节进行规定。

一、会议纪要的编写

1.会议主持人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编写，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策结果、任务分配等。

3.会议纪要编写过程中，会议主持人应充分听取参会人员的意见和建议，确保纪要内容客观、公正。

二、会议纪要的分发

1.会议纪要编写完成后，会议主持人应及时将纪要发送给所有参会人员，并抄送相关部门和领导。

2.分发方式可采用邮件、企业内部通讯工具等，确保参会人员能够及时查看。

三、会议纪要的审批

1.会议纪要发送后，参会人员应在2个工作日内反馈意见，如有异议，应及时与会议主持人沟通解决。

2.会议主持人根据反馈意见对会议纪要进行修改，并在得到参会人员确认后，将最终版纪要报领导审批。

四、会议纪要的跟踪落实

1.会议主持人应定期对会议纪要中明确的任务进行跟踪，了解任务进展情况，确保任务按时完成。

2.对未按期完成的任务，会议主持人应分析原因，督促责任人采取措施，并及时向领导汇报。

3.会议主持人应定期组织会议纪要落实情况汇报会，对已完成和未完成的任务进行总结，为项目推进提供参考。

4.对于跨部门协作的任务，会议主持人应主动协调相关部门，确保任务顺利进行。

遵循以上规定，会议纪要的跟踪落实将更加到位，有助于提高项目执行效率，确保项目目标的实现。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效使用，本章对会议室的预订、使用、维护等方面进行具体规定。

一、会议室预订

1.会议室预订需提前至少3个工作日向会议管理员提出申请，并提供会议相关信息，如会议主题、参会人数、时间等。

2.会议管理员负责审核会议室预订申请，根据实际情况安排合适的会议室，并通知申请者。

3.会议室预订实行先到先得原则，如遇到冲突，会议管理员将协调解决。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应保持安静、整洁，不得吸烟、乱丢垃圾。

2.会议主持人应确保会议按时开始、结束，如有特殊情况需延长会议时间，应提前与会议管理员沟通。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离开会议室，如有紧急事项，应向会议主持人请假。

三、会议室设施维护

1.会议室内的设备、设施应保持完好，如有损坏，使用人员需及时通知会议管理员。

2.会议管理员应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，对损坏的设备及时进行维修或更换。

3.会议室使用完毕后，使用人员应关闭所有设备电源，节约能源，避免浪费。

四、会议室清洁与安全

1.会议管理员负责安排会议室的清洁工作，确保会议室环境整洁。

2.使用会议室时，应遵守消防安全规定，不得私拉乱接电源线，禁止使用明火。

3.会议管理员应定期进行消防安全检查，确保会议室安全无隐患。

遵循以上会议室管理规定，各部门及人员应共同维护会议室的秩序与设施，为项目的顺利进行提供良好的会议环境。

第五章附则

为确保本会议室管理制度的实施，以下附则对制度的相关补充进行明确。

一、本制度的解释权归项目组所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，项目组可根据实际情况予以调整。

三、各部门及人员应严格遵