局会议室使用管理制度

局会议室使用管理制度第一章总则

为确保局工作会议的有序、高效进行，提高会议质量，明确会议目的，规范会议室使用，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议管理，保障会议资源合理分配，提高会议效率，促进决策的贯彻落实。

2.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，严格控制会议规模、次数和时间，减少形式主义，注重会议效果。

二、适用范围

1.本制度适用于局属各部门、各单位召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会、座谈会等。

2.本制度涉及会议的申请、召开、纪要、落实及会议室使用等方面的管理。

三、责任主体

1.局办公室负责本制度的制定、修改、解释和监督执行。

2.各部门、各单位负责本部门、本单位会议的组织实施和管理工作。

四、会议分类

1.按照会议性质和内容，分为工作例会、专题会、座谈会、汇报会等。

2.按照参会范围，分为全体会议、部门会议、小组会议等。

五、会议召开

1.各部门、各单位应根据工作需要，提前向局办公室提出会议申请，经批准后方可召开。

2.会议召集人负责确定会议议题、议程、参会人员、时间、地点等，并提前通知参会人员。

六、参会人员

1.参会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到、早退。

2.参会人员应认真履行职责，积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

七、保密规定

1.会议讨论内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

2.会议纪要等文件资料应按照保密要求妥善保管，防止丢失、泄露。

八、违规处理

1.对违反本制度的部门和单位，局办公室有权予以通报批评，并要求整改。

2.对违反本制度的个人，视情节轻重，给予相应处分。

本制度的解释权归局办公室所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门、各单位应认真贯彻执行，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议申请

1.各部门、各单位根据工作需要，提前向局办公室提交书面会议申请，内容包括会议议题、目的、参会人员范围、时间、地点等。

2.局办公室收到会议申请后，对会议的必要性、议程安排等进行审核，并在2个工作日内予以答复。

二、会议通知

1.经批准的会议，会议召集人应及时向参会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应提前至少3个工作日发出，确保参会人员有足够的时间做好准备。

三、会议准备

1.会议召集人负责组织会议材料的收集、整理，并提前将会议材料发送给参会人员。

2.会议召集人应确保会议室设施设备齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板等，并根据需要安排会议记录、服务员等。

四、会议签到

1.会议开始前，设立签到台，由专人负责参会人员的签到工作。

2.参会人员应按时到场签到，签到表由会议召集人保管，用于统计参会人员出勤情况。

五、会议议程

1.会议按照既定议程进行，会议召集人应确保会议议题清晰、重点突出。

2.会议召集人应控制会议时间，避免议题拖延，确保会议高效进行。

六、会议讨论与决策

1.会议召集人引导参会人员进行充分讨论，鼓励发表意见，形成共识。

2.对于重大事项，应进行表决，表决方式由会议召集人确定，可以是口头表决、举手表决或投票表决。

3.会议决策结果应记录在案，并由会议召集人宣布。

七、会议纪要

1.会议记录人员负责记录会议讨论内容、决策结果等，会后整理成会议纪要。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，经会议召集人审核后，发送给参会人员。

八、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议召集人应对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

2.对于重要决策的落实情况，会议召集人应负责跟踪督促，确保决策得到有效执行。

九、会议资料的归档

1.会议纪要、签到表、会议通知等相关资料应整理归档，保存期限按照局档案管理规定执行。

2.归档资料应便于查阅，确保会议决策的追溯和落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要由会议记录人员在会议结束后及时整理，经会议召集人审核批准后，以书面形式发布。

2.会议纪要应通过局内部通讯系统、邮件或纸质文件等方式，确保及时传达到所有参会人员及相关部门。

二、任务分配与责任明确

1.会议纪要中应明确各项决策的具体执行任务，指定责任人和完成时限。

2.各责任部门和个人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，确保任务按时完成。

三、落实情况的反馈

1.各责任部门和个人在任务执行过程中，应定期向会议召集人报告工作进展和存在的问题。

2.会议召集人应建立反馈机制，对落实情况进行跟踪监督，并及时解决执行过程中出现的问题。

四、督查与评估

1.局办公室应设立督查小组，定期对会议纪要的执行情况进行检查，确保决策落到实处。

2.对执行不力的情况，督查小组应提出整改意见，并督促相关部门和个人采取措施，及时整改。

五、结果通报与责任追究

1.会议纪要的执行结果应在一定范围内进行通报，对执行效果良好的部门和个人给予表彰和奖励。

2.对未按要求执行或执行不力的部门和个人，视情节轻重，给予通报批评或追究相关责任。

六、持续改进与优化

1.会议召集人应定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。

2.各部门和个人应根据实际情况，不断优化工作流程，提高会议纪要的执行效率。

七、会议纪要的归档与查询

1.会议纪要及其执行情况的相关资料应按照规定进行归档，便于日后查询和追溯。

2.局办公室应建立会议纪要查询系统，提供便捷的检索服务，确保会议纪要的透明度和可追溯性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门、各单位需在使用前向局办公室提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便局办公室统筹安排。

二、会议室分配

1.局办公室根据会议室预订申请及实际需求，合理分配会议室资源。

2.会议室分配应考虑会议规模、设备需求等因素，确保会议顺利进行。

三、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、座椅等。

2.各部门、各单位应爱护会议室设施，如有损坏，需及时报修，确保设施设备正常运行。

四、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.会议召集人负责会议期间的安全管理，如有突发事件，应及时采取措施，确保参会人员安全。

六、会议室使用时间

1.各部门、各单位应按照预订时间使用会议室，不得提前占用或延迟退场。

2.如有特殊情况需要调整会议时间，应提前向局办公室申请，经批准后方可变更。

七、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由局办公室统一管理，使用会议室时，由专人负责领取和归还。

2.钥匙使用人应妥善保管钥匙，防止丢失，禁止私自复制或转借他人。

八、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，局办公室有权进行通报批评，并要求整改。

2.对造成