2024年文秘专业知识点

文秘专业知识點文秘虽然是基层员工，不過要掌握的知识却是一點都不少，那么小编今天為大家准备的内容是文秘专业知识點，欢迎大家阅讀！文秘专业知识點第一节秘書工作的内容和作用由于机关级别和类型不一样，秘書工作内容也不尽相似。级别层次高的机关，秘書工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层單位，秘書工作任务繁重，不過人员编制少，分工不细致，因此，秘書人员又具有“多面手”的特點。一、秘書工作的内容(一)秘書工作领导机关及其领导者的工作内容1.机关办公厅(室)的基本任务办公厅(室)属于秘書工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出現是秘書工作发展的必然成果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的重要任务是协助它所直属的领导机关完毕各项领导工作，尤其是為领导机关制定和实行决策服务。办公厅(室)的任务重要分為两大部分：一是政务服务，包括办文、办會、文档管理、代拟文稿、综合协调等，這就是人們一般所說的秘書工作;二是事务服务，重要是後勤服务保障工作。2.秘書長、办公厅(室)主任的基本任务秘書長和办公厅(室)主任兼有秘書工作领导人和秘書人员的双重身份。根据1951年中央人民政府同意颁发的《政务院有关各级政府秘書長和不设秘書長的办公厅主任的工作任务和秘書工作机构的决定》，各级政府机关的秘書長或办公厅主任重要承担如下任务：第一，协助首長综合状况、研究政策、推行工作;第二，协助首長亲密各方面的工作关系;第三，协助首長掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首長掌管保密工作;第五，协助首長掌管机要工作;第六，主持平常行政事务(包括公文处理、會议组织、检查和督促政府决策的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。因此，秘書長和办公厅主任的工作任务，可以總結為“既要参与政务，又要掌管政务”两個方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首長完毕的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则重要是掌管机关平常事务，具有明显的事务性特色。政务院的這些规定，虽然是针對我国秘書工作高层领导者和领导机构而言的，不過却為全国秘書部门应當承担的重要工作内容确定了基本格局。(二)秘書工作的重要内容1.确定、办理公文确定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导发言稿。确定公文是秘書工作的老式职能。現代社會，确定公文更成為秘書工作的一项极其重要的平常工作。由于公文具有公布政令、传达意图、沟通状况、凭证记载等重要功能，因此，确定公文是一项非常严厉的工作，秘書人员应當以高度的责任心看待。办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所進行的所有工作，反应了公文在机关内部处理的全過程。办理公文是秘書工作中一项最基本的工作内容，大体可以分為发文处理和收文处理两类。其中，发文過程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等重要环节;收文過程包括签收、分送、拟办、批办、承接、催办、注办、立卷、归档等重要环节。在平常工作的发文和收文過程中，秘書人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和原则办理，做到分工合理、责任明确，保证公文处理過程的严谨、规范、优质、高效，為公文发挥应有的效能发明条件。2.办理组织會务办理组织會务简称办會，是指机关秘書部门或临時设置的會议秘書机构办理与會议有关的各类详细事务，目的是為领导人開好會议做會前、會中和會後的多种综合辅助性服务。办會過程中应重要做好如下工作：一是會议议題的协调与安排，应与各方面协调联络，将會上讨论决定的事项预先整顿形成文献形式後，再将其中已經立題的成熟文献交給主管领导，决定与否提交會议讨论;二是會议的统筹安排，即從整体上安排好會议的各项方面事宜，如會议時间、地點、议程、参与人员、會場布置等;三是會议文献材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是會议期间的各项服务;五是會议善後工作，如整顿會议记录、编写简报和會议纪要、督促检查會议决策的贯彻等。3.调查研究工作调查研究工作是指围绕中心工作，针對目前领导关怀和急需处理的有关問題，调查理解有关状况，并進行分析研究，写出调查汇报呈交給领导机关或领导人。這是发挥秘書工作的参谋、助手职能，直接為领导决策服务的一项重要工作。每一项调查研究均应做好调查准备、调查实行和调查總結收尾這三個阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查題目，拟制提纲;实行阶段要注意选准调查研究對象，采用多种方式，广泛搜集、认真整顿、深入研究调查得来的材料;總結收尾阶段就是對调查研究工作進行整体分析，在此前阶段工作的基础上，写出调查汇报。4.信息处理工作秘書信息处理工作是指按照党政领导机关工作的规定，采集与处理信息，為领导對的决策和实行决策服务的一项工作。但凡领导工作中要掌握的多种動态、状况以及实际工作领域中带有苗頭性、倾向性的問題，都需要搜集并及時反馈給领导部门。開展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，這是搞好信息处理工作的基础;另一方面要建立一支德才兼备、思绪開阔、反应敏捷，具有较强的观测和分析問題能力的信息员队伍;最终要实現信息处理工作手段的現代化，以便迅速传递和处理信息。開展信息处理工作应保证信息的搜集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。5.沟通协调工作對秘書工作而言，沟通协调工作的内容极為广泛，根据协调對象划分，有對上的协调(即對领导者之间和领导机关之间的协调)、對下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常見的是业务工作的协调，如會议协调、公文活動协调、事项协调等。總之，但凡与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘書工作的业务范围。開展秘書协调工作時，可以运用的方式有電话协调、送文上门协调、請人進门协调、登门拜访协调、召開會议协调等。6.信访接待工作信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的總称，是各级党政机关、企事业單位、社會团体的秘書工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要及時拆封，认真阅讀，做好摘记，精确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访時，要热情接待，认真听记，恰當处理。7.监督检查工作监督检查工作的重要内容分為三個方面，即對党的路线、方针、政策和党政机关工作布署贯彻状况的督促检查;對领导人批办事件承接状况的督促检查;對文献和會议事项的督促办理。监督检查工作的详细做法重要包括催办检查、实地调研、平常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下理解状况，向上反应状况。8.公务接洽工作公务接洽工作是指办理领导机关、平行單位、下级组织与本机关联络公务事宜的接洽工作。這是党政机关、企事业單位、社會团体均不可缺乏的一项工作，是作為机关“窗口”的秘書工作常常性的重要工作内容，重要包括：承接处理各机关單位直接派人或通過電话形式来本机关商洽或联络的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接見，答复問询，贯彻承接單位，处理来访者食宿、交通等事项。為保证公务接洽工作的顺利進行，秘書人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和請示汇报制度，做好值班曰志和電话记录。同步，還应熟悉领导者状况，与有关部门保持亲密联络。此外，還应善于处理人际关系。除上述之外，秘書工作還包括管理平常事务、机要保密、文書立卷与归档、领导公务活動安排、领导临時交办事项等。在平常工作中，秘書工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。二、秘書工作的作用秘書工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理平常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。不過，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：(一)提议参谋作用這方面的作用重要表目前领导决策的過程中。首先，秘書工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整顿有关信息和资料，為领导决策提供科學可靠的根据;另一方面，在進行实行方案的选择過程中，秘書人员可以根据所掌握的信息和资料進行分析研究，并凭借自已的經验，為领导者提供有参照价值的材料、提议或方案;最终，在领导制定决策後，對于怎样实行决策以及决策实行過程中产生的一系列新状况、新問題应怎样处理，秘書人员也可提供参照意見或反馈信息。除了為领导者的决策发挥提议参谋的作用之外，秘書人员在拟写文献、提供办事和办會预案、提供办事的提议、综合处理信息等工作中，也需要充足运用自已的聰颖才智，努力发挥為领导者提供提议和参谋的作用。(二)事务助手作用秘書人员所起的事务助手作用更多的是指秘書人员辅助领导做好决策工作以外的详细事务性工作，使领导者有更多的時间和精力主抓大政方针問題，做好科學决策事项。秘書工作的助手作用重要体目前下列各方面的工作：一是做好平常的文書处理、會务和档案管理工作;二是做好文献信息的加工筛选工作;三是做好领导临時交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活動安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘書人员還应當充足发挥积极性，积极做好各方面的服务工作，争取成為领导的得力助手。(三)中心枢纽作用每一种机关、团体、企事业單位都拥有一套指挥管理系统。而秘書工作部门则正处在這套系统的中枢位置，发挥著其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者個人的决策、指示，都要通過秘書工作传递給实行單位。因此，秘書工作与否健全完善，其工作与否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充足发挥好秘書工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。(四)统筹协调作用统筹协调工作是秘書工作中的一项重要内容，也是秘書工作的一项重要职能，重要体目前三個方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘書人员對于要决策的問題组织或协同有关部门進行调研论证;决策後，秘書人员還要协同有关部门做好信息反馈工作，调查各有关实行單位對于决策的详细贯彻状况，保持工作运行的畅通。第二，對于平常工作中难以处理的重要問題，秘書人员還要秉承领导思想同步协调各方力量，抓紧处理和贯彻。第三，在平常办文、办會、办事過程中，哪些环节出現矛盾，一般均需要秘書人员按照领导的指示同各方协调关系，增進决策的贯彻。(五)形象窗口作用在平常工作和多种交往中，秘書人员需要常常代表机关或领导人出面，例如内外联络、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘書出面完毕。而對外行文、组织會议、安排领导人的公务活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反应。因此，一种机关的形象及其工作面貌、工作作風、领导者的形象等都与秘書工作的形象窗口作用有著非常亲密的联络，秘書人员在平常工作和生活中要坚决抵制“门难進、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作風和习气。秘書工作的性质和地位决定了秘書工作是机关工作中多种信息的重要集散地，因此，秘書工作成為以便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随時向领导者提供信息征询和服务。因此，秘書人员常常需要积极進行调查研究工作，及時地采集和收录多种有用信息，向领导提供需要理解和掌握的多种動态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。第二节秘書工作的特性与规律一、秘書工作的特性(一)秘書工作的本质特性秘書工作与其他工作的本质区别在于秘書工作附属于一定的领导机关或领导者，并為领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘書工作的本质属性。其详细体現為：(1)所有秘書工作都要围绕领导工作展開。领导工作波及哪裏，其工作范围就要扩展或延伸到哪裏。(2)可以参与领导班子的多种會议并共同研究問題，并提出多种处理問題的方案，不過只有发言权而無表决权，更無决定权。(3)秘書人员在处理任何問題時，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。(二)秘書工作的一般特性秘書工作除了具有综合辅助性服务這一本质属性外，還具有政治性、被動性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特點，這些特性是由其本质特性所决定的、為各类秘書工作所共有的特性，详细体現為：(1)政治性。由于我国的秘書工作是為人民政权服务的，与党和国家的主线利益亲密有关，因此，秘書工作具有强烈的政治色彩。(2)被動性。重要体現為两點：一是秘書的工作根据领导的需要来安排;二是但凡無法分解到详细部门的工作都由秘書工作来承担。(3)综合性。這是由于秘書部门作為综合性服务部门的性质所决定的。(4)事务性。這是由秘書部门所处理的工作内容来决定的。(5)灵活性。這是由于秘書工作常常會碰到突发状况，规定秘書可以具有很强的变通能力，從而灵活处理問題。二、秘書工作的规律(一)秘書工作的基本规律1.领导工作對综合辅助性服务的需求是秘書工作存在的客观基础秘書人员提供的综合辅助性服务与领导者對综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘書人员的“供应”则处在服從和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘書人员的“供应”，即秘書工作赖以存在的客观基础。2.秘書工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常開展的必要条件由于领导工作對综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活動的范围之内的，重要是指领导者在实行领导行為的過程中，需要秘書人员辅助完毕的公共事务。伴随新時期的发展，领导工作所面临的矛盾和問題渐趋复杂化，因此，秘書人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常開展的必要条件。3.不停满足领导工作對综合辅助性服务的需求是推進秘書工作的主线動力设置秘書部门是领导工作對综合辅助性服务的客观需求。伴随這种需求的曰渐强化，将會對秘書部门的服务水平提出更高的原则和更严的规定，這必然推進秘書工作向新的水平前進和发展。因此，不停满足领导工作的需求是推進秘書工作的主线動力。4.领导者對综合辅助性服务的满意程度是检查秘書工作水平的重要標志领导者對于综合辅助性服务的期望是“没有最佳，只有更好”。而從秘書工作的价值角度来看，一切活動均是為了保证领导职能的正常运转。领导對秘書人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘書工作的价值就越大。因此，领导對综合辅助性服务的满意程度是检查秘書工作水平的重要標志。秘書人员要深刻认识秘書工作的普遍规律，正视秘書工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘書工作的重要价值，更好地為领导做好综合辅助性服务。(二)秘書工作的详细规律秘書工作详细规律实质上是秘書工作基本规律的详细体現，其重要体現為下述三點：1.秘書参谋活動的规律所谓秘書的参谋活動是指以出谋献