业务部会议管理制度

业务部会议管理制度第一章总则

为保证业务部会议的效率与效果，规范会议流程，确保信息准确传达与执行，特制定本会议管理制度。本制度适用于业务部所有层级会议，包括但不限于日常例会、专题协调会、项目评审会等。

一、会议目标

1.明确会议目的，解决实际问题，推动业务发展。

2.提高决策效率，促进部门内部及跨部门间的沟通与协作。

3.确保会议内容的贯彻落实，为业务目标的实现提供有力支持。

二、会议原则

1.减少无效会议，严格控制会议时间与频率。

2.提倡开放式沟通，鼓励与会人员积极参与讨论。

3.坚持以事实为依据，以目标为导向，确保会议决策的科学性与实用性。

三、会议分类

1.日常例会：定期召开，汇报工作进度，协调资源，解决问题。

2.专题协调会：针对特定问题或项目，组织相关人员参会，协调各方资源，推动问题解决。

3.项目评审会：对项目进度、成果进行评估，提出改进意见，确保项目质量。

4.其他临时性会议：根据工作需要，临时组织相关人员进行讨论、决策。

四、与会人员

1.会议主持人：负责组织、主持、总结会议，确保会议目标的实现。

2.与会人员：积极参与会议讨论，提出建设性意见，负责落实会议决策。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实情况。

五、本制度的解释权与修订权归业务部所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。本制度的实施情况将作为部门绩效考核的依据之一。

六、本制度自发布之日起实施，如有违反，将按照公司相关规定予以处理。全体与会人员应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的，针对具体问题或项目制定会议议题。

2.确定与会人员：根据会议主题，邀请相关部门及人员参加，确保会议决策的有效性。

3.确定会议时间与地点：合理安排会议时间，避免与与会人员的工作冲突；选择合适的会议室，确保会议环境舒适。

4.发送会议通知：提前发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等，要求与会人员做好相关准备工作。

二、会议议程

1.会议主持人简要介绍会议主题、议程及预期目标。

2.各与会人员围绕会议主题展开讨论，提出观点、建议和解决方案。

3.会议主持人引导与会人员就关键问题进行深入分析，确保会议决策的科学性。

4.会议过程中，记录人要详细记录会议内容，特别是关键决策和责任分配。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论成果进行总结，形成决策。

2.对于重大决策，应充分征求与会人员的意见，确保决策的民主性。

3.会议决策应明确责任人、完成时间及验收标准，确保决策的落实。

四、会议总结

1.会议主持人对会议成果进行总结，强调关键决策和责任分配。

2.与会人员就会议过程中的亮点、不足及改进措施进行交流。

3.会议主持人宣布散会，要求与会人员按照会议决策推进工作。

五、会议纪要

1.记录人应在会议结束后24小时内整理出会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策等。

2.会议纪要需发送给所有与会人员，以便于大家了解会议内容，确保会议决策的贯彻落实。

3.与会人员应认真阅读会议纪要，如有异议，应在24小时内提出，否则视为同意。

六、会议评估

1.业务部应定期对会议效果进行评估，了解会议目标的实现情况，发现存在的问题，为改进会议管理制度提供依据。

2.会议评估结果将作为部门绩效考核的参考，激励与会人员积极参与会议，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，并将纪要发送给所有与会人员及相关部门。

2.与会人员应在收到会议纪要后24小时内进行确认，如有异议或补充意见，应及时提出，确保纪要内容的准确性。

3.记录人应对收到的反馈进行整理，必要时更新会议纪要，并再次发送确认。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议决策应明确具体任务、责任人和完成时限。

2.各责任人应根据会议纪要中的任务分解，制定详细的执行计划，并报备给会议主持人。

3.会议主持人负责监督决策的执行过程，确保各责任人按照既定计划推进工作。

三、会议决策的跟踪与反馈

1.责任人应定期向会议主持人汇报任务进展情况，遇到问题时及时沟通，寻求解决方案。

2.会议主持人应定期组织会议，对决策执行情况进行回顾，对存在的问题进行讨论，调整执行计划。

3.记录人应记录决策执行的跟踪情况，并在后续会议中通报。

四、会议纪要的归档与管理

1.记录人应对会议纪要进行分类归档，便于查询和追溯。

2.会议纪要应作为工作执行的依据，相关部门在考核和评估时应参考会议纪要内容。

3.对于重要会议纪要，应长期保存，以备后续工作中参考。

五、会议决策的验收与评价

1.任务的完成情况应由会议主持人或指定人员进行验收，确保决策目标的实现。

2.根据任务完成情况和执行过程中的表现，对责任人的工作绩效进行评价，作为奖惩和晋升的依据。

3.对会议决策执行过程中的优秀经验和做法进行总结，为部门工作提供借鉴。

六、会议纪要跟踪落实的持续改进

1.业务部应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.结合实际工作，不断完善会议管理制度，提高会议效率和决策执行力。

3.鼓励与会人员提出改进建议，共同推动会议纪要跟踪落实工作的优化。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门自行负责预订。

2.预订会议室时，需明确会议主题、时间、参会人数等信息，以便于安排合适的会议室。

3.预订者应提前至少一天预订会议室，紧急会议需提前通知行政部门，以便于协调安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室纪律，不大声喧哗。

2.会议室内禁止吸烟、进食，确保会议环境的舒适。

3.使用会议室时，应爱护会议室内设施，如有损坏，需照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.与会人员应按照设备操作规范使用会议室设备，不得私自拆卸、改装设备。

3.如遇设备故障，应及时通知行政部门或专业维修人员处理。

四、会议室清洁与维护

1.会议室内应保持干净整洁，每次会议结束后，预订部门负责清理会议室。

2.行政部门定期对会议室进行深度清洁和保养，确保会议室环境良好。

3.会议室内物品应摆放整齐，非会议室内物品不得随意带入。

五、会议室资源调配

1.行政部门负责对会议室资源进行合理调配，确保各部门会议需求得到满足。

2.在保证重要会议的前提下，可对会议室进行灵活调配，提高会议室使用效率。

3.特殊情况下，如部门间会议时间冲突，由行政部门协调解决。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予相应处罚。

2.造成的损失需照价赔偿，情节严重者将追究相应责任。

3.鼓励员工相互监督，共同维护会议室管理秩序。

七、会议室管理改进

1.定期收集各部门对会议室管理的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

2.结合实际工作需求，适时调整会议室资源配置，提高会议室使用效率。

3.加强对会议室管理制度的宣传和培训，提高员工遵守规定的意识。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，