传达会议管理制度

传达会议管理制度第一章总则

为了加强公司内部沟通与协调，提高会议效率，确保会议决策的准确性与有效性，特制定以下传达会议管理制度。本制度适用于公司各类会议的组织、召开、管理及跟踪落实。

一、会议目的

1.沟通信息：确保公司各部门、各层级之间的信息畅通，促进团队协作。

2.决策讨论：针对公司重要事项进行讨论、分析，形成决策。

3.工作总结：定期总结公司阶段性工作，分析问题，制定改进措施。

4.培训学习：提高员工业务能力和综合素质，促进个人与公司共同成长。

二、会议类型

1.定期会议：如周例会、月度会议、季度会议、年度会议等。

2.临时会议：针对突发事件或紧急事项临时召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

三、会议组织

1.会议召集人：负责召开会议、确定会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议有序进行。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

4.会务组：负责会议场地、设备、资料等准备工作。

四、参会人员

1.必须参会人员：与会议主题相关，需参与讨论、决策的人员。

2.邀请参会人员：根据会议需要，可邀请相关人员参加。

3.请假制度：参会人员如因特殊情况无法参加，需提前向会议召集人请假。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程。

2.会议内容涉及公司机密，参会人员需保密，不得泄露。

3.会议期间，不得随意离场，确有需要，需向会议主持人请假。

4.参会人员应积极参与讨论，发表建设性意见。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。全体员工应严格遵守本制度，共同维护公司会议的严肃性和有效性。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，明确会议各环节的要求与流程，提高会议效率，以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人应根据公司发展需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.制定会议议程：会议召集人应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、讨论议题等。

3.发送会议通知：会议召集人应在会议召开前至少3天，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.准备会议资料：会议组织者应根据会议主题和议程，提前准备相关资料，并在会议召开前1天分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程，逐项进行议题讨论。会议主持人应确保每个议题充分讨论，形成决策。

4.会议期间，会议记录人应详细记录会议内容，特别是决策事项、责任人和完成时间。

三、会议决策

1.讨论结束后，会议主持人应对讨论结果进行总结，明确决策事项。

2.对于重大决策事项，需进行表决。表决方式可为口头表决、举手表决或投票表决。

3.表决结果由会议主持人宣布，并根据表决结果形成会议决议。

四、会议总结

1.会议主持人应对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，并对下一阶段工作进行部署。

2.会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策事项、责任人和完成时间等，并在会议结束后1天内将会议纪要发送给参会人员。

五、会议反馈

1.参会人员对会议内容、组织、效果等方面提出意见和建议，会议召集人应认真听取并改进。

2.会议组织者应关注会议决策的落实情况，及时了解并解决问题。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会务组负责收集会议资料，整理会场。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，提高工作落实效率，以下为会议纪要的跟踪落实相关内容：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策事项、责任人和完成时间等。

3.会议纪要需经会议主持人审核批准后，及时发布给所有参会人员，以便相关人员了解会议内容并开展工作。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门负责人应组织相关人员学习会议纪要，明确本部门的任务和责任人。

2.责任人需按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进工作。

3.会议召集人应定期检查会议纪要的执行情况，对进度缓慢或未按计划执行的事项，及时了解原因，采取措施予以解决。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.责任人需在规定时间内向会议召集人汇报工作进展，对于已完成的事项，提供相关证明材料。

2.会议召集人汇总各责任人的汇报，形成会议纪要执行情况报告，并在下次会议中进行通报。

3.对于未按期完成的事项，责任人需说明原因，并提出整改措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查询和追溯。

2.会议组织者需对会议纪要进行编号、分类，并确保档案的完整性和安全性。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理、高效利用，为各类会议提供良好的硬件环境，以下为会议室管理规定的相关内容：

一、会议室预订

1.各部门需提前向行政管理部门预订会议室，并在预订时提供会议主题、时间、参会人数等信息。

2.行政管理部门根据会议室使用情况，统筹安排并确认预订请求。

3.若会议时间、地点等发生变动，预订部门需及时通知行政管理部门进行调整。

二、会议室配置与维护

1.行政管理部门负责会议室的基本设施配置，如音响、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.定期检查会议室设施，确保设备正常运行，如有故障及时报修。

3.保持会议室整洁卫生，每日进行清洁工作，确保会议环境舒适。

三、会议室使用规范

1.会议召开前，预订部门应提前15分钟到达会议室，检查设备是否正常运行，并做好会前准备工作。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持安静。

3.会议结束后，预订部门负责将会议室恢复原状，关闭电源，确保设施完好。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，预订部门应指定专人负责安全工作，确保消防设施正常，通道畅通。

2.严禁在会议室吸烟、使用明火，遵守公司消防安全规定。

3.会议室内不得存放易燃、易爆物品，确保会议安全。

五、会议室资源调配

1.行政管理部门根据公司会议需求，合理调配会议室资源，提高使用效率。

2.对于重要、紧急的会议，行政管理部门有权调整会议室预订安排，确保会议顺利进行。

3.鼓励各部门在非会议