会议纪要督办管理制度

会议纪要督办管理制度第一章总则

为确保会议决策的有效执行与跟踪，提高会议效率，明确会议纪要的督办责任，特制定本会议纪要督办管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司各级会议纪要的拟制、审批、发布、督办及反馈等工作。

一、会议纪要的定义

会议纪要是指对会议内容、结论、决定和任务的详细记录，是会议成果的重要载体，具有指导工作、督促落实、检查考核的作用。

二、会议纪要的督办原则

1.及时性：会议纪要应在会议结束后尽快拟制、审批、发布，确保决策事项得到及时执行。

2.准确性：会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，确保督办事项明确、具体。

3.责任制：会议纪要的拟制、审批、发布、督办及反馈等环节，应明确责任人，确保各项工作落实到位。

4.闭环管理：会议纪要的督办工作应形成闭环，对决策事项的执行情况进行全程跟踪，确保工作落实。

三、适用范围

本制度适用于公司以下会议纪要的督办管理工作：

1.公司董事会、监事会、股东大会等决策层会议纪要。

2.公司总经理办公会、部门负责人会议等管理层会议纪要。

3.公司临时性、专题性会议纪要。

四、责任主体

1.会议纪要的拟制：由会议记录人负责。

2.会议纪要的审批：由会议主持人或其指定负责人审批。

3.会议纪要的发布：由公司办公室或相关部门负责。

4.会议纪要的督办：由公司办公室、相关部门及责任人共同负责。

五、制度修订

本制度根据公司发展需要和实际工作情况，适时进行修订。修订后的制度报公司董事会审批后实施。

六、解释权

本制度的解释权归公司董事会。

本制度的制定旨在加强会议纪要的督办管理，提高公司决策执行力，为公司持续、稳定、健康发展提供有力保障。全体员工应严格遵守本制度，切实履行职责，共同推进会议纪要督办工作的落实。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，本章详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：列出会议讨论的议题，明确各议题的讨论时间及顺序。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，提前发送给参会人员，以便提前了解和准备。

5.会议场地及设备准备：确保会议场地、设备（如投影仪、音响、白板等）的正常使用。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会场，进行签到。

2.会议主持人开场：主持人介绍会议主题、议程，明确会议纪律和要求。

3.各议题讨论：按照会议议程，逐项讨论议题，确保每个议题得到充分讨论。

4.会议决策：针对讨论充分的议题，形成会议决策。

5.会议记录：指定专人记录会议内容、结论、决定和任务分工。

三、会议纪要拟制与审批

1.会议纪要拟制：会议记录人根据会议内容，整理会议纪要。

2.会议纪要审批：会议主持人或其指定负责人对会议纪要进行审批。

3.会议纪要发布：审批通过后，将会议纪要发送给相关人员，确保及时了解会议内容。

四、会议任务分工与执行

1.任务分解：将会议决策分解为具体可执行的任务，明确责任人和完成时限。

2.任务执行：责任人按照分工，按时完成各自任务。

3.任务跟踪：会议纪要督办人员对任务执行情况进行跟踪，确保决策落实。

五、会议总结与反馈

1.会议总结：会议结束后，主持人对会议成果进行总结，提炼重点和亮点。

2.会议反馈：参会人员对会议效果、组织、议题讨论等方面提出意见和建议。

3.改进措施：根据会议反馈，制定相应的改进措施，以提高后续会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章重点阐述会议纪要的跟踪落实流程及要求。

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审批通过后，由公司办公室或相关部门在规定时间内向相关人员发布。

2.发布形式包括但不限于电子邮件、内部通讯系统、纸质文件等。

3.各部门负责人应确保会议纪要传达至部门内所有相关人员，确保每位员工了解会议内容。

二、会议纪要任务分解

1.会议纪要中明确的任务应分解至具体责任人，明确任务完成时限。

2.责任人应充分了解任务要求，确保任务执行符合会议决策。

三、会议纪要跟踪督办

1.设立会议纪要督办小组，负责对会议决策的执行情况进行跟踪、监督。

2.督办小组定期检查任务完成情况，对进度滞后或未完成的任务进行催办。

3.督办过程中发现问题，应及时与责任人沟通，协助解决问题，确保任务按时完成。

四、会议纪要执行情况反馈

1.责任人需定期向督办小组反馈任务执行情况，包括进度、遇到的问题及解决措施等。

2.督办小组对收集到的反馈信息进行整理，形成会议纪要执行情况报告。

五、会议纪要执行结果评估

1.根据会议纪要执行情况报告，评估会议决策的落实效果。

2.对未按期完成的任务，分析原因，制定整改措施，并追究相关责任人的责任。

3.对执行效果良好的部门和个人，给予表扬和奖励。

六、会议纪要归档与管理

1.会议纪要执行结束后，由公司办公室或相关部门进行归档管理。

2.建立会议纪要档案管理制度，确保会议纪要的查阅、借阅和保密工作。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由公司办公室统一管理。

2.预订方式包括线上预订、电话预订等，预订人需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室各项设施准备就绪。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态。

3.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，确保设备处于正常状态。

4.会议室内物品应妥善保管，禁止私自带走或损坏。

三、会议室设备管理

1.定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备出现故障时，及时联系维修人员进行维修。

3.会议室设备使用前，由预订人或会议组织者进行功能检查，确保设备满足会议需求。

四、会议室卫生与安全

1.定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内环境整洁。

2.会议室内的消防设施、安全通道等应符合安全规定，定期进行检查。

3.会议期间，确保会议室内的安全疏散通道畅通，参会人员了解应急逃生路线。

五、会议室资源调配

1.公司办公室根据会议需求，合理调配会议室资源，提高会议室利用率。

2.对于重要会议，办公室应优先保障会议室资源。

3.遇到会议室资源紧张时，办公室可根据实际情况调整会议时间、地点或合并召开。

六、会议室费用管理

1.会议室使用过程中产生的相关费用，如耗材、设备租赁等，由会议组织者承担。

2.公司办公室定期对会议室使用情况进行统计，合理控制费用支出。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一