应用文写作教程第四章 日常应用文

第四章日常应用文主讲:日常应用文第一节一般书信第二节介绍信证明信第三节感谢信慰问信第四节推荐信邀请信第五节求职信第六节申请书第七节述职报告退出第一节一般书信一、书信简述书信是日常生活中使用最广泛的一种应用文体。无论是个人或单位，无论是给家人、给亲友、给单位，都可以使用。可以说，没有什么内容不可以用书信表达的,没有什么表达方式不可以用于书信。二、一般书信的分类书信可分为一般书信和专用书信两大类。一般书信具体又分为以下３种。１.兄弟姐妹间的书信往来２.同学朋友间的书信３.其他一般书信返回第一节一般书信三、一般书信的写作要求〔一〕一般书信的格式要求一般书信包括称呼、问候语、正文、结束语、署名、日期、信封的使用等局部。１.称呼。称呼单独写于第一行，从顶格写起，后面加冒号，表示有话要说。２.问候语。紧接称呼之下，单独成行，空两字写。３.正文。这是信的主体局部，另起一行，空两字写起。正文一般有数行，甚至有好几段。写信要求语意和语气都贯穿顺畅，一般不加段序，更不加小标题。４.结语。正文写完以后，要写一些表示敬意或祝愿的问候语作为结尾。人们最常用的是“此致敬礼〞、“恭祝快乐〞之类的词语。５.署名和日期。信写完了要署上自己的名字。署名应和前面的称呼相对应。给长辈或年龄长于自己的平辈的信，应在名字前面写上称呼。６.信封的使用。为礼貌起见，一般都是收信人姓名的字稍大，收信人地址的字次之，寄信人地址稍小。返回第一节一般书信三、一般书信的写作要求〔二〕一般书信写作的本卷须知１.称呼要得体。给长辈写信称谓带上姓名是不礼貌的，给平辈写信直呼姓名流于严肃，给晚辈写信直呼姓名过于冷漠。２.问候语要恰当。要根据对方的具体情况和信中的具体内容用一些特定的问候语：长辈身体欠佳可写“敬颂大安〞，对方心绪不好可写“谨祝快乐〞，对方事业受到挫折可祝他“诸事顺利〞。３.条理要清楚。一封信如果写几件事，最好是一事一段；，一般是急事先写，近事先写，主要事先写。先解答来信中提到的，再写自己想说的。４.言之有物，流露真情实感。５.正确书写信封。比较通用的称呼以“同志〞、“先生〞、“女士〞、“小姐〞和收信人的职务为多。也可按对方的工作性质写上教授、老师、会计、师傅等。返回第二节介绍信证明信--介绍信一、介绍信的特点和种类〔一〕介绍信的特点介绍信是介绍本单位人员前往有关单位联系工作、商洽事宜、了解情况、办理事务或出席会议时使用的一种专用书信。其特点如下。１.证明性。介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止假冒。２.时效性。介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利。〔二〕介绍信的种类介绍信的分类方式可以有很多种。一般来讲，可以分为两种，即书信式介绍信和印刷式介绍信。返回示例第二节介绍信证明信--介绍信二、介绍信的结构与写法〔一〕介绍信的结构介绍信应包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等内容。１.书信式介绍信:包括标题、称谓、正文、结语、落款５局部。〔１〕标题。在信纸的第一行居中写上“介绍信〞三个字，字体略大些。〔２〕称谓。在第二行顶格写明联系单位名称〔全称〕或单位负责人姓名及尊称，后面加上冒号。〔３〕正文。正文要另起一行，空两字用“兹〞、“今〞、“现〞３个字作首起。介绍信的内容要写明如下几点。①要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。②写明要接洽或联系的事项。③提出的希望和要求，如“请接洽〞、“请给予方便〞、“敬请大力支持〞、“请予接洽为盼〞、“请接洽并予协助〞等。〔４〕结语。紧接正文之后写表示祝愿和敬意的话。〔５〕落款。出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。有的还要注明本介绍信的使用期限。这种介绍信写好之后，一般装入公文信封内。返回示例第二节介绍信证明信--介绍信二、介绍信的结构与写法２.印刷式介绍信带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝３局部组成。〔１〕存根局部。①第一行正中写有“介绍信〞三个字，紧接其后，用括号注明“存根〞两个字。②第二行。右下方写有“××字×号〞字样。③正文。另起一行写介绍信的内容，具体写清a.被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，还要写明前往何处何单位。b.具体说明办理什么事情，有什么要求等。④结尾。结尾只注明成文日期即可〔２〕间缝局部。存根局部同正文局部之间有一条虚线，虚线上即有“××字第××号〞字样。要求数字要大写，应在虚线正中加盖公章。〔３〕正式联局部。①第一行。正中写有“介绍信〞字样②第二行。在右下方有“××字××号〞字样。③称谓。④正文。另起一行，空两格起再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样。⑤结尾。写明祝愿或敬意的话。最后要注明该介绍信的有效期限。⑥落款。在右下方要署上本单位的名称全名，并加盖公章，同时另起一行署成文日期。返回示例第二节介绍信证明信--介绍信二、介绍信的结构与写法〔二〕介绍信的写作要求〔１〕要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造，冒名顶替。〔２〕所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写，要简明扼要。〔３〕务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。〔４〕有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。〔５〕用钢笔或毛笔书写，字迹要工整，不得涂改。有涂改的地方，须加盖公章，否那么此介绍信将被视为无效。返回示例介绍信例如返回第二节介绍信证明信—证明信三、证明信的特点和种类〔一〕证明信的特点证明信是单位或个人证明有关人员的身份、职务、经历等真实情况或证明有关事件事实真相的一种专用书信。通常也被称为“证明〞。证明信通常具有以下一些特点。１.凭证的特点２.书信体的格式特点〔二〕证明信的种类证明信从格式上可分为手写式和印刷式两种。１.手写式的证明。一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料，来组织书写的一种证明性书信。２.印刷式的证明。它是一种较方便的已事先把格式印好，只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。返回示例第二节介绍信证明信—证明信四、证明信的结构和写法〔一〕证明信的结构不管是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、结语、落款等构成。１.标题。证明信的标题通常有以下两种方式。〔１〕单独以文种名作标题。在首行中冠以“证明信〞、“证明〞字样。〔２〕由文种名和事由共同构成。一般也是写在第一行中间，如“关于×××同志××情况〔或问题〕的证明〞。２.称呼。在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。３.正文。要在称呼写完后另起一行，空两字书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。４.结语。正文写完后，要另起一行，空两字写上“特此证明〞四个字。证明信可写致敬语。５.落款。落款即署名和写明成文日期。由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否那么证明信将是无效的。返回示例第二节介绍信证明信—证明信四、证明信的结构和写法〔二〕证明信的本卷须知〔１〕以个人名义所发的证明信，为了提高可信度，可由其所在单位组织签署意见，写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。〔２〕个人所写的证明信的内容，如果本人不太熟悉，那么应写“仅供参考〞的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。〔３〕对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间的期限。〔４〕证明信的语言要十分准确，不可模糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写，假设有涂改，必须在涂改处加盖公章。返回示例证明信例如返回第三节感谢信慰问信—感谢信一、感谢信的特点和种类〔一〕感谢信的特点感谢信是受到帮助的单位或个人对于帮助、关心、支援过自己的单位或个人表示感谢的信。感谢信除有感谢的意思之外，还有表扬的意思。所以，感谢信除了送给对方或对方的所在单位外，也可以寄到报社、电台、电视台播报。〔二〕感谢信的种类１.从感谢对象的特点来分〔１〕给集体的感谢信。〔２〕给个人的感谢信。２.从感谢信的存在形式上来分〔１〕公开张贴的感谢信。〔２〕寄往单位或个人的感谢信。返回示例第三节感谢信慰问信—感谢信二、感谢信的结构与写法〔一〕感谢信的结构感谢信通常由标题、称呼、正文、结尾和落款５局部构成。１.标题感谢信的标题写法通常有以下几种形式：〔１〕单独由文种名称组成，如?感谢信?；〔２〕由感谢对象和文种名称组成，如?致×公司的感谢信?;〔３〕由感谢双方和文种名称组成，如?××大学××系致××厂的感谢信?。２.称呼。写在开头顶格处，要求写明被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名，然后加上冒号。３.正文。从称呼下移一行空两字开始写，要求写上感谢的内容和感谢的心情。应分段写出感谢的事由和揭示意义。４.结尾。写上敬意、感谢的话，如“此致——敬礼〞、“致以最诚挚的敬礼〞等。５.落款。署上发文单位名称或发文者的姓名，且署上成文日期。返回示例第三节感谢信慰问信—感谢信二、感谢信的结构与写法〔二〕感谢信写作的本卷须知〔１〕要把被感谢的人物、事件详细地表达清楚，使对方能够回忆得起来，组织上也能具体地了解是什么人、在什么时间、什么地点做了什么好事，得到了哪些帮助，这些帮助又产生了哪些效果。〔２〕在表达过程中，要怀着感谢的心情加以议论、评价，以便突出其深刻含义。〔３〕感谢应真诚、朴素，表达谢意的行动要符合实际，说到做到，切实可行。〔４〕在语言上的要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好一个度，不可过分雕饰、华美多彩，否那么会给人一种虚伪之感。返回示例感

谢

信

示

例返回第三节感谢信慰问信—慰问信三、慰问信的特点和种类〔一〕慰问信的特点慰问信是以组织或个人的名义，向在某方面做出特殊奉献、遇到意外损失和遇到巨大灾难的集体或个人表示热情关心和亲切问候的一种专用书信。它有以下３个特点。１.发文的公开性。慰问信可以直接寄给本人，但大多是以张贴、登报，在电台、电视上播放的形式出现的。２.情感的沟通性。３.书信体的格式。慰问信采用的为书信体格式。〔二〕慰问信的种类从慰问的对象内容上看，慰问信可分为３种类型。１.对做出奉献的集体或个人的慰问２.对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问３.节日慰问返回示例第三节感谢信慰问信—慰问信返回示例第三节感谢信慰问信—慰问信四、慰问信的结构和写法〔二〕慰问信写作的本卷须知〔１〕向对方表示出无限亲切、关心的感情，使对方有一种情谊深厚、温暖如春的感觉。〔２〕在较全面地概括对方的可贵精神的同时，并提出殷切希望，勉励他们继续努力工作，刻苦奋斗，取得胜利。〔３〕行文要诚恳、真切，文字朴实、精炼，措辞要恰当，篇幅要短小。返回示例慰问信例如返回第四节推荐信邀请信—推荐信一、推荐信的特点和种类〔一〕推荐信的特点推荐信又称推荐书、引荐信，是指向用人单位推荐优秀人才或者向自己的熟人和朋友介绍引荐人才，希望对方接纳、任用时所写的一种专用书信。推荐信一般来讲具有以下特点。１.荐举贤能２.公私兼顾〔二〕推荐信的种类１.从推荐者的情况来分它可以分为“自荐信〞和“推荐信〞两种。２.从推荐信的投发对象来分可分为目标明确的推荐信和广泛性的推荐信。返回示例第四节推荐信邀请信—推荐信二、推荐信的结构和写法〔一〕推荐信的结构推荐信一般由标题、称呼、正文、结语和落款５局部组成。１.标题。一般在第一行正中写上“推荐信〞３个字。２.称呼。在第二行顶格写上用人单位的名称或负责人姓名。３.正文。〔１〕介绍根本情况，诸如姓名、年龄、学历学位、职业等。〔２〕介绍突出特点，诸如学业成绩、专业特长、外语水平、业务能力、工作实绩等。〔３〕表达希望能办成此事的态度和愿望。４.结语。结语一般写祝颂语作为结语。５.落款。在正文右下方署上推荐者的姓名，以及成文日期的年、月、日。有些推荐信附上一些被推荐人业绩的有关材料，注明自己的详细通讯地址，以备以后必要时的联系之用。〔二〕推荐信写作的本卷须知１.尊重事实，客观推荐２.突出重点３.礼节周全返回示例推荐信例如返回第四节推荐信邀请信—邀请信三、邀请信的特点和种类〔一〕邀请信的特点邀请信又称邀请书，是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加某项活动或事宜的专用书信。邀请信一般来讲有以下两个特点。１.礼仪色彩２.书信体格式〔二〕邀请信的种类１.请柬。这种邀请信，格式严谨而固定，一般适用于较庄重严肃的场合。２.一般的邀请信。通常适用于一些平常的事情的邀请，而且邀请人同被邀请人之间又很熟悉。返回示例第四节推荐信邀请信—邀请信四、邀请信的结构和写法〔一〕邀请信的结构邀请信通常由标题、称呼、正文、结语和落款５局部组成。１.标题。邀请信的标题一般有两种构成方式：〔１〕单独以文种名称组成，如?邀请书?、?邀请信?；〔２〕由事由和文种名称共同组成，如?关于出席博鳌亚洲论坛的邀请书?。２.称呼。第二行顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名。３.正文。通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、邀请对象以及邀请对象所做的工作等。假设附有票、券等物也应同邀请信一并送给主送对象。假设相距较远，那么应写明交通路线，以及来回接送的方式等。４.结尾。写上礼节性的问候语。如“敬请光临〞、“敬请莅临〞“恳请光临指导〞、“致以敬意〞，等等。５.落款。署上发文单位名称或个人的姓名，署上发文日期。返回示例第四节推荐信邀请信—邀请信返回示例邀请信例如返回第五节求职信一、求职信的概念和特点〔一〕求职信的概念求职信是求职者向有关企事业单位，介绍自己的根本情况，提出供职请求，并要求对方考虑、答复的文书。〔二〕求职信的特点一般而言，好的求职信还有以下几个特点。１.针对性。必须针对实际〔用人单位的实际、自己的实际〕，针对读信人的心理，针对自己的求职目标。２.自荐性。写信人和读信人不熟悉，必须由写信人