现代酒店前厅运营实务6 电话总机

模块六总机?现代酒店前厅运营实务?任务一

Introductiontotelephoneswitchboard通讯枢纽和喉舌对外联系的窗口信息集散中心酒店无形的门面一、总机房的设备〔Equipment〕话务台程控交换系统自动计费系统电脑操作系统电脑自动叫醒设备自动打印机机等二、总机效劳的根本要求〔Requirement〕Q2：TelephoneManner/Courtesy话务员必须在几声铃响内接起？Answerphonecallswithin3rings话务员应具备怎样的效劳态度？Telephonesshouldbeansweredinapolite，friendlyandpleasantmanner话务员应露出怎样的面部表情？Smilebeforeyouspeaksothatyouwillhaveasmilingvoice

Q2：TelephoneManner/Courtesy话务员应展现怎样的语音语调？Speakclearlyandslowlyinawarm，pleasantandnaturaltone话务员可以用“喂〞“找谁〞等短语应答吗？AlltelephonecallswillbeansweredwithafixedphraseintheEnglishLanguagefirst,andthenChinese结束通话时，应该谁先挂断？Youmustletyourcallerhangupfirst

Q3：Notes应答时，固定短句应尽量简短，不要让客人觉得太长而打断你的话而且要保证准确无误地说出来。应能够辩别主要管理人员的声音，接到他们的来电时，话务员须给予恰当的尊称。每位话务员都能答复客人简单的相关问题，而不需要转求他人。话务员必须熟悉本酒店的组织机构、各部门的职责范围、效劳工程及号码，掌握最新的、正确的住客资料。让来的宾客先挂断，以防他们在最后一刻有问题询问。

RemembertoSmile三、总机效劳的工程〔Items〕RoutingCallsTakingMessagesWake-upCallServiceHandlingInquiriesMakingIDD/DDDCallDoNotDisturbServiceAscontrolcenterwhenemergency任务二

RoutingCalls一、准备工作记住常用号码200个左右。储存各大酒店、驻华使领馆、医院、餐厅酒楼、文艺场所、政府机关等号码。明确转接顺序：先外线，后内线，最后是酒店内部。

二、转接的程序标准〔SOP〕Step1:及时应答ExternalCallsInternalCallsStep2:准确转接占线无人接听住客房号保密房间免打搅Step3:留言或挂断

首先认真聆听完宾客讲话再转接在等候转接时，按音乐键，播放悦耳的音乐转接之后，如对方无人听，铃响30秒后，取回并向宾客说明需给住客留言的一律转到前厅问讯处；给酒店管理人员的留言，一律记录下来，并重复确认转接前台的要慎重，不要轻易转到前台

转接练习〔1〕店外客人打来要求订房〔2〕一位店外客人打来要找1201房的客人〔3〕一位店外客人打来要找酒店总经理〔4〕住客打来要求拨打外线任务三

LeavingMessages一、留言的种类

LeaveaVoiceMessage

LeaveaTextMessage二、留言的步骤1、接听留言〔留言的五大要素〕给谁(姓名,房号)谁给(姓名,联系)内容(时间,地点)留言时间接留言人的签名2、输入电脑3、开/关留言灯三、留言的本卷须知留言的记录要快而准确确保把留言者的名字写正确重复留言内容与留言者核对留言完毕后要向客人道再见对不能确认是否住在本店的客人，或是已退房离店的客人，除非客人委托，否那么不接受住客留言留言效劳练习〔1〕一位店外的李女士来电：约1508房客人晚六点在西餐厅用餐。〔2〕1208房王先生来电：今天上午8:00-10:00会在健身中心健身，假设店外李萍女士来找，请李萍女士直接到健身中心。任务四

WakeUpCallService一、叫醒效劳的种类电脑自动叫醒人工叫醒人工敲门叫醒二、叫醒效劳的程序接到叫醒预定详细记录客人叫醒要求复述跟客人确认细节设置叫醒确认叫醒成功三、叫醒效劳的标准用语第一次叫醒：早上好,XX先生/女士，现在是X点。正在为您提供叫醒效劳。祝您心情愉快!第二次叫醒：早上好,XX先生/女士，现在是X点。已经超过叫醒时间5分钟。祝您心情愉快!四、叫醒效劳的本卷须知1、对应答模糊的客人为防止其睡着，可以过3分钟再叫醒一次，并就此向客人表示抱歉。2、假设客房内无人应答，5分钟后再叫一次，假设仍无人回话，那么应立即通知大堂经理或楼层效劳员前往客房实地观察，查明原因。3、叫醒次数不宜超过3次4、注意时间的区分叫醒效劳练习〔1〕1801房,李小姐来电预约明天六点的叫醒效劳。同时提供叫醒效劳。〔2〕1006房，王先生来电预约晚上六点的叫醒效劳，并嘱咐进行二次叫醒。同时提供叫醒效劳。张先生打给总机要求第二天早上7：30叫醒。总机第二天要叫早的时候，正好有个转入张先生房，于是话务员为其转接了。2分钟后，话务员打给张先生，房间占线，10分钟后房间依然占线。于是总机断定张先生已经醒了。但是最后张先生接完后没有醒来。耽误了办事时间。一天，总机房清晨就接到8号楼一个房间客人的投诉，这位客人质疑：你们酒店的叫醒效劳要打所少次的叫醒才停啊？你们总机房一早上的叫醒吵得人不得安宁，让话务员不要那么啰嗦。还投诉说去敲门的客房效劳员让他形象尽失……FixedphraseforansweringEXTERNALcalls:Goodmorning,SheratonTianjinHotel,howmayIhelpyou?您好，天津喜来登酒店，有什么能帮您的？eg：Goodmorning,thanksforcalling,HolidayInnTianjinaquacity,Cocospeaking,howmayIhelpyou?〔天津水游城假日酒店〕FixedphraseforansweringINTERNALcalls:Goodmorning,Operator,h