华为行政会议室管理制度

华为行政会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范华为公司行政会议室的管理，确保会议的高效、有序进行，提高会议质量与决策效率。制定与实施本管理制度，应遵循以下原则：

-规范性：确保会议流程的标准化、制度化；

-高效性：提高会议效率，缩短无效会议时间；

-公平性：确保各部门、各层级对会议室资源的使用公平；

-保密性：加强会议内容的保密工作，防止信息泄露。

第二条适用范围

本管理制度适用于华为公司全球范围内所有行政会议室的管理与使用。

第三条管理机构

设立会议室管理部门（以下简称“部门”），负责会议室的日常管理、维护及调度工作。部门应设立专门的管理岗位，明确岗位职责，制定工作流程。

第四条会议类型

根据会议性质和内容，将会议分为以下类型：

-例会：定期举行的常规性会议；

-专题会：针对特定主题或项目召开的会议；

-紧急会议：因突发事件或紧急情况需立即召开的会议。

第五条会议级别

根据参会人员级别和会议内容，将会议分为以下级别：

-高级别会议：公司领导出席的会议；

-中级别会议：部门负责人或项目经理主持的会议；

-基础级别会议：普通员工参加的会议。

第六条参会人员职责

参会人员应按照会议通知准时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，并对会议内容保密。

第七条制度修订

本管理制度根据公司发展需要，由部门负责定期进行修订。修订后的管理制度需报公司领导审批，并通知全体员工。

第二章会议流程

一、会议申请

1.会议申请人应为会议主持人或指定负责人，需提前向部门提交会议申请。

2.会议申请应包括以下内容：会议主题、会议类型、会议时间、预计参会人数、会议室需求、会议议程等。

3.会议申请人需在会议召开前3个工作日提交申请，紧急会议可根据实际情况适当缩短时间。

二、会议通知

1.部门收到会议申请后，应及时通知参会人员，确保相关人员准时参加。

2.会议通知应包括以下内容：会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程等。

3.会议通知可通过邮件、电话、短信等方式进行。

三、会议签到

1.会议开始前，部门负责安排专人进行会议签到，确保参会人员到齐。

2.签到表需记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议主持人应在会议开始前5分钟，核对签到情况，对未到人员及时联系。

四、会议议程

1.会议主持人应按照会议议程逐项进行讨论，确保会议内容有序进行。

2.会议议程应提前发放给参会人员，以便于大家提前准备。

3.会议议程可根据实际情况进行调整，但需经主持人同意。

五、会议记录

1.会议过程中，指定专人负责记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完成，并发送给主持人及相关部门。

3.会议记录需作为会议纪要的附件，一并存档。

六、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况，引导参会人员形成决策。

2.会议决策应明确责任人和完成时限，确保决策的实施。

3.会议决策需在会议纪要中体现，并跟踪落实。

七、会议结束

1.会议结束后，主持人应总结会议成果，对参会人员表示感谢。

2.主持人需提醒相关部门及时整理会议纪要，并跟踪落实。

3.会议结束后，部门负责清理会议室，确保会议室环境整洁。

八、会议反馈

1.会议结束后，主持人或指定人员需收集参会人员的意见和建议，以提高会议质量。

2.会议反馈可通过调查问卷、口头反馈等形式进行。

3.部门应定期分析会议反馈，针对问题进行改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制

1.会议纪要应由指定的记录员在会议结束后24小时内完成初稿，详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配等信息。

2.会议纪要应采用清晰、简洁、规范的语言，确保信息的准确传达。

3.会议纪要初稿完成后，应由会议主持人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

二、会议纪要的发布

1.审核通过的会议纪要应在48小时内通过公司内部邮件系统或指定的信息平台发布给所有参会人员及相关利益方。

2.会议纪要的发布应确保覆盖所有相关人员，以便于大家了解会议内容和决策要求。

三、决策任务的分配与跟踪

1.会议纪要中明确的决策任务应分配给具体责任人，并明确完成时限。

2.部门应建立决策任务跟踪机制，定期检查任务进度，确保决策的有效执行。

3.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报任务进展情况，遇到问题应及时沟通解决。

四、会议纪要的执行反馈

1.会议室管理部门应设立反馈机制，收集会议纪要执行过程中的意见和建议。

2.对于执行过程中出现的问题，应及时分析原因，制定解决方案，并调整执行计划。

3.定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为后续会议提供参考。

五、会议纪要的归档

1.会议纪要发布后，应由部门负责归档，以便于日后查询和追溯。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类标准进行整理，确保资料的完整性和可检索性。

3.会议纪要的归档工作应严格遵守公司保密制度，确保信息安全。

六、会议纪要的持续改进

1.定期对会议纪要的编制和执行情况进行回顾，识别存在的问题和改进点。

2.根据回顾结果，更新会议纪要的编制流程和跟踪机制，提高会议决策的执行效率。

3.鼓励员工提出改进建议，持续优化会议纪要的管理流程，提升整体会议管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需根据会议需求提前预订。

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便于管理部门合理安排。

3.管理部门应设立会议室预订平台，实现会议室资源的在线查询和预订，提高预订效率。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于音响设备、投影仪、白板等。

2.确保会议室内的设备设施完好，定期进行维护和检查，以保障会议的顺利进行。

3.会议室布置应简洁、大方，符合公司形象。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不随意离开会议室。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，确保会议室的整洁和设备完好。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议室使用安全。

2.会议室内应配备消防器材，并定期进行安全演练。

3.管理部门应加强对会议室钥匙、设备等物品的管理，防止丢失或损坏。

五、会议室资源优化

1.管理部门应定期分析会议室使用情况，合理调整会议室资源配置，提高使用效率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节省会议室资源。

3.通过对会议室使用情况的统计分析，为未来会议室建设和改造提供依据。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，管理部门有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2.对造成会议室设备损坏的，责任人需按公司规定承担相应责任。

3.会议室管理部门应定期对违规行为进行