财务会计基础工作管理规定分析

PAGEPAGE6新疆安吉之星汽车服务有限公司财务会计基础工作管理规范目的：为了加强财务基础管理工作，统一规范会计工作要求，提高整体财务工作质量、水平，特制定本管理规范。适用范围：适用于本公司各职能部门。管理规范内容：一、原始凭证基本要求1、自外部单位取得的发票、票据等原始凭证，内容上必须具备凭证名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称全称、经济业务内容、经济业务的数量、单价、金额、原始凭证载明的附件等基本要素。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。印章必须清晰完整。2、自制的原始凭证（如销售发票及清单、出库单、入库单、工资表、费用报销单等等），自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，须加盖本单位的公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印签，如法人公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章等。3、原始凭证的填制必须真实准确、内容完善、填制及时、书写清楚，如实填列经济业务内容，不弄虚作假，对票据不涂改、不挖补，凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写的金额必须相符。4、购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物购入以后，要按规定办理验收手续，这有利于明确经济责任，保证帐实相符。实物验收工作应由有关人员负责办理，会计人员通过有关原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由仓库保管人员按照采购计划或供货合同验证后，在入库验收单上如实填写实收数额，并签名或盖章。不需要入库的由实物保管人员或使用人员进行验收，并由实物保管人员或使用人员在凭证上签名或盖章。经过购买人以外的第三者查证核实以后，会计人员才能具以报销付款并作进一步的报销处理。5、一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，序号使用。作废时应加盖“作废”戳记，连同存根全联次一起保存。6、发生销货退回及退还退款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据。7、职工公出借款的借款单，必须附在记帐凭证之后。在收回借款时，应当另开收据不得退还原借款单。8、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。9、所取得的发票必须有税务局发票监制章，单位开具的内部收据不能够做为报销凭证（名称为“某某省、市、自治区行政事业性收费统一票据”的除外）。10、凡取得的发票等原始凭证，必须保护完好，不得污损。尤其要保护好须认证抵扣的增值税专用发票。11、发现原始凭证有错误的，应当退回由开出单位重开。二、票据粘贴规定业务经办报销人在业务办理完毕且取得合法合理发票等原始票据后，应及时整理所有票据，按照规定要求分类、粘贴报销票据，完整填制报销单各项内容，按照审批流程规定、报销时间规定签字审批，履行报销入账手续。（一）票据分类：对于各类报销的票、证、单据等，报销人在报销前均应分类别、分金额进行整理分类。1、按照各类票据内容进行分类。需报销的单证大致可作如下分类：电话费、手机通讯费、办公用品费、邮寄费、差旅费、市内交通费、业务招待费、专用材料费（如电脑、打印机、复印机耗材等）、打（复）印纸、会务费、等等。2、对于同一类别票据要按照金额再细分类（如：业务招待费按票面分类：100元、50元、10元、5元等）。3、对于差旅费应按照差旅费报销单中的项目再次分类，须单独粘贴，单独填写差旅费报销专用凭证；

（二）、票据粘贴：由报销人负责票据的粘贴。要求做到分类、整齐、牢固、美观、厚簿适度原则。1、准备专用票据粘贴单。从财务部门领取专门印制的票据粘贴单。所用票据粘贴单大小应等于报帐单大小。2、为了确保凭证整齐、平整、牢固，所有原始票据粘贴全部使用固体棒胶（不允许使用液体胶）。将固体棒胶适度涂抹在票据左侧背面，要求粘贴必须牢固，但不能将胶涂满票据背面，也不能涂得过少，不牢固。3、报销人对于原始票据必须分门别类进行粘贴，不能混合粘贴，每张报销粘贴单只能粘贴一类票据，票据较多时可使用多张粘贴单，保证厚薄适度。4、不要将票据集中在粘贴单中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。为装订平整适当使用粘胶条。5、对于比粘贴单稍小的票据和比粘贴单大的票据或其他附件，粘贴位置沿粘贴单左侧装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴单大小折叠在粘贴单范围之内。6、对于小型票据（如出租车票、市内公交车票、通行费票、业务招待费餐票等）在粘贴单范围内整齐均匀地呈鱼鳞状粘贴。顺序按从下往上、从右向左，即沿着粘贴单右侧和粘贴单的下边依次从下往上层次均匀排开纵向粘贴，直至与粘贴单右上角对齐。沿着粘贴单下边沿和右侧的票据必须将其下边和右侧与粘贴单对齐，不能将票据贴出粘贴单外。覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，不要粘得太密，保持较宽松的位置，同时应保持票据每一行水平位置一致，行次清晰，不应在两行票据中间空隙处再粘票。7、同一类别票据要按照票面金额从小到大分别均匀排列粘贴在票据粘贴单上。如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先小后大的顺序粘贴。8、费用支出必须谁发生谁报销，报销人一般为经办人，若由其他人代为填报或集中送交报销的，实际报销人有责任初审经办人单据的填写、粘贴等事项是否正确。财务部复核会计对于票据的粘贴要求有义务对报销人进行正确的操作辅导。经财务部会计复核，不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。三、报销单填制要求1、报销人报销时应正确填写报销单据：报销单必须用黑色钢笔或碳素笔填写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写，要求字迹清晰工整。2、填写内容正确、真实，所有需要填写的项目必须填写，不得漏缺，报销单应保持整洁，不得随意涂改、挖补。3、报销单上填写的金额应与附后原始单据金额一致。金额填写规范：金额的大小写不得有任何涂改，金额大写要求如下：若金额前面为零则用“⊕”填写，金额后面为零则用大写“零”填写。填写规范及正确大写如下所示：⊕万壹仟贰佰叁拾肆万伍仟陆佰柒拾捌元玖角零分4、所有报销单必须写注明所有附件张数。5、按照公司差旅费报销制度。员工应在出差结束5日内办理报销手续，并结清借款；长期在外出差的员工应每月结算一次出差费用。对逾期不报销的，借款部份从当月本人工资中扣除。6、差费报销单粘贴规范（1）差费报销单中允许粘贴的票据有：住宿发票、飞机票及车船票、电话费单、高速公路过路费。（2）需单独附的票据凡因公在外发生的非差旅费正常费用的票据（包括请客吃饭、送礼、运费、邮寄费、航空运费、购买工具、购买材料等其他物品）不得粘贴在差费单中，应单独分出来，书面说明其用途，并同差旅费单分开单独填制相关报销单签批。四、内部单据使用及费用报销其他规定1、公司本部职能部门应使用统一格式的内部单据。单据包括有：收款收据、付款申请单、费用报销单、差旅费报销单、购建（处置）固定资产申请单、支票借（领）款单、现金借（领）款单、转帐借（领）款单、销售商品结算单、商品购入凭证等。填制各项内部单据，应按照单据上所要求填报的内容填写，做到内容真实完整、填报清晰工整，签批手续齐全。2、对于本部门集中报销的各费用项目，报销人应按照原始凭证填列一份费用报销清单（日常费用报销清单、出差费用报销清单），按照费用报销清单要求填报相关明细内容。此费用报销清单作为填制报销单、报销审核签批、填制记账凭证的一个汇总依据。员工出差前应填报员工出差申请单进行报批；发生业务招待情况前应填报业务招待费审批表报批。3、对于原始凭证合法合理、票据粘贴规范、报销单填制规范的，进而按照公司审批流程履行签批手续。4、财务部门会计复核报销单、报销清单及原始票据，复核无误完毕后，应对于报销清单盖章、对于所有粘贴的原始凭据骑缝盖章，保证原始凭据附件完整，不遗失、不被篡改、不被撕扯，责任明晰。5、公司规定于每周集中两次报销费用现金（周二、周四），出纳人员提前准备好报销所需的现金。月末结账前可按公司报销情况选择集中报销时间。原则上月末最后一日应停止有关现金报销的支付。6、财务报销时，出纳必须以会计填制完毕的记账凭证为报销依据。不得对不符合报销手续的报销单进行报销。五、记帐凭证基本要求1、记帐凭证俗称传票，它必须具备的内容要素有：填制凭证的日期、凭证的名称和编号（机制帐记帐凭证编码由财务软件自动连续序号生成）、经济业务的摘要、应记会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）、方向及金额、记帐符号、所附原始凭证的张数、填制人员、稽核人员、记帐人员、出纳人员、会计主管人员的印章等。2、记帐凭证的填制必须做到：审核无误。即在对原始凭证审核无误的基础上填制记帐凭证。这是内部牵制制度的一个重要环节。内容完整。即记帐凭证应该包括的各项内容要素都要具备。分类正确。即根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证，正确应用会计科目。在此基础上，记帐凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制：但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张凭证上。连续编号。即记帐凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记帐凭证与会计帐簿之间的核对，确保记帐凭证的完整。按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编制月末。一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记帐凭证的，可以采用分数编号法编号，如1号会计事项需要填制三张记帐凭证，就可以编成1/3、2/3、3/3号。3、除结帐，记帐凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证张数，所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。4、填制记帐凭证时如果发生错误，应当重新填制。已经登记入帐的记帐凭证在当年内发现错误的，可以用红字冲销法进行更正。即先用红字填制一张与原错误完全相同的记帐凭证，据以用红字登记入帐，冲销原有的错误记录；同时，再用蓝字填制一张正确的记帐凭证，注明“更正×年×月×号凭证”，这样就把原来的差错更正过来。发现以前年度的记帐凭证有错误时，应当用蓝字填制一张更正的记帐凭证。5、按照公司统一的核算办法正确编制会计分录并保证借贷平衡。6、记帐凭证摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练。应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。六、会计档案的管理（一）会计凭证的传递、编号、外借、遗证1、会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效进行的前提，传递不及时，会计凭证散失的可能性就会加大。会计凭证的传递各环节不得积压，按照日清月结的核算制度保证会计凭证在传递过程中的安全、及时、准确和完整。2、会计凭证登记完毕后，应当按照编号顺序保管，不得散乱丢失。编号是保管会计凭证的重要方法和手段，也是方便检索的有效措施，否则会计核算很难顺利进行。3、会计凭证不得外借，其他单位如特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记本上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。4、从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。（二）会计档案的装订1、会计档案资料整理立卷：会计年度终了后，对会计档案资料整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。（1）分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类帐簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。（2）档案形成统一。案册封面、档案封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。（3）管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。2、会计档案的装订:会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订。2.1会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。（1）会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小、且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件是否漏缺，出库单、入库单、工资奖金发放单是否随附齐全。（2）、会计凭证装订时的要求：a)装订凭证应使用棉线，在凭证左侧部位打眼，打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；b)凭证外面要加封面，封面规格略大于所附记帐凭证；c)装订凭证厚度一般2.50厘米,方可保证装订牢固,美观大方。（3）会计凭证装订后的注意事项:a)每本封面上填写好凭证种类起止号码、凭证张数、会计主管和装订人员签章；b)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。2．2会计帐簿的装订（1）每一会计年度结帐后，应按时将电子账簿进行打印、装订、编号、整理立卷、归档管理。基本要求是：a)帐簿装订前，首先按帐簿起用表的使用页数核对各个帐户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续；b)按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。c)。（2)会计帐簿装订的事后要求：a)会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。b)会计帐簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。c)封面应齐全、平整，并注明所属年度及帐簿名称、编号，为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、分户明细帐。d)会计帐簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记帐全年按顺序编号；总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。e)会计凭证档案盒中，类别：按分类标准要求，属二类，填列2。目录：指年份与月份，如2007年9月会计凭证。应填列07-09案卷：指从年初到本会计期间凭证的本数。如2007年9月第2本凭证，是今年的第48本凭证，应填列048。2.3。（1）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；（2）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；（3）按保管期限编制卷号。（三）会计档案的保管当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，同时应编制档案清册归档。期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。在公司发生注销清算等情形后，应将本公司全部会计档案及清册移交公司总部的财务档案部门保管。1、会计档案的移交手续（1）开列清册，填写交接清单。（2）在帐簿使用日期栏填写移交日期。（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签字盖章。2、会计档案的保管要求（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材。（2）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀。（3）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿。（4）设置归档登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。（5）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。3、电子档案的管理公司均采用电算化核算，应当按规定保存打印出的纸质会计档案。同时，以U盘、光盘等磁性介质保存电子版会计档案。

（1）财务电算化服务器设置在公司总部，对于财务软件帐套总部财务部设专人（财务网管员）管理，每日系统对于网络内的公司本部及子公司帐套自动备份，网管员每月将备份帐套刻录两份光盘分别于两个不同地方归档保存。（2）公司本部及子公司的财务会计报表、各项主要管理报表、台账、公司基础资料、协议合同、报告、批复等等主要财务信息资料，均应分别归类保存电子版文档。基础资料、协议合同、报告、批复等可进行电子扫描后保存。（3）电子档案与纸质档案同样应列出分类档案目录，目录中将编号、日期、内容简要等项目列示清楚，便于查阅使用。4、会计档案的借阅各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管或公司领导、会计主管人员批准。（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或公司领导人批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，经会计主管人员或公司领导人批准后，办理借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。（3）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销手续。5、会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年其中：涉及外事和对私改造的会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二、会计帐簿类3日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐25年4明细帐15年5总帐15年包括日记总帐6固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年7辅助帐簿15年8涉及外事和对私改造的会计帐簿永久三、会计报表类包括各级主管部门的汇总会计报表9主要财务指标快报3年包括文字分析10月、季度会计报表5年包括文字分析11年度会计报表（决算）永久包括文字分析四、其它类12会计移交清册15年13会计档案保管清册25年14会计档案销毁清册25年6、会计档案的销毁（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本公司档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。（2）公司档案要销毁时，需报总公司批准后毁销。（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各s店销毁会计档案时应由总公司档案部门和财会部门共同派员监销，总公司销毁会计档案时，应由公司财务部门、审计部门派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司总部财务部备案，一份本公司归档案备查。七、会计工作的交接会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，并由接替人员确认，公司负责人和公司总部管理层同意后方可离职。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。1、会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：a)已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。b)尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。c)整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。d)编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容。2、交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交。接替人员要逐项核对点收：a)现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。b)会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。c)银行存款账户余额要与银行对