行政会议室使用管理制度

行政会议室使用管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保公司会议的有序、高效进行，提高决策效率与执行力，根据公司发展战略及管理需要，特制定本行政会议室使用管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及管理。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各级部门、项目组以及其他需要使用会议室进行会议活动的组织和个人。

2.公司外部会议、培训等活动，参照本制度执行。

三、会议类型

1.公司级会议：涉及公司战略、重大决策、年度总结及计划等会议。

2.部门级会议：各部门内部业务沟通、协调及解决问题的会议。

3.项目组会议：针对特定项目进行的讨论、协调及推进的会议。

4.专题会议：针对某一特定问题或主题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议发起人负责，会议发起人需提前制定会议计划，明确会议目的、议程、参会人员等。

2.会议发起人应确保会议内容符合公司战略发展及业务需求，避免召开无实质内容的会议。

3.会议组织者应确保会议通知及时、准确，并做好会议资料的准备工作。

五、参会人员要求

1.参会人员应按时参加各项会议，如有特殊情况不能参会，需提前向会议发起人请假。

2.参会人员应严格遵守会议纪律，保持会议秩序，积极参与讨论，并提出建设性意见和建议。

3.参会人员应保守会议秘密，未经许可，不得泄露会议内容。

六、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

七、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修改或废止，由行政管理部门负责修订并报公司领导审批。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人根据工作需要，确定会议主题、目的、议程和参会人员范围。

2.会议发起人应提前制定会议计划，明确会议时间、地点、预计时长等，并向行政管理部门提出会议室预约申请。

3.行政管理部门根据会议室使用情况，安排合适的会议室，并将会议室预约结果通知会议发起人。

4.会议发起人收到会议室预约确认后，负责通知参会人员，并在会议前将会议议程、资料等发送给参会人员。

二、会议通知

1.会议通知应包含以下内容：会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议联系人等。

2.会议通知应在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员，紧急会议需提前至少4小时通知。

3.会议通知可通过电话、邮件、即时通讯工具等多种方式发送。

三、会议召开

1.会议主持人应提前到达会议室，检查会议设备设施是否齐全、完好。

2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、目的和议程，明确会议纪律。

3.会议期间，参会人员应按照议程进行发言和讨论，会议主持人负责控制会议节奏，确保会议有序进行。

4.会议期间，如有需要，可对会议议程进行调整，但需经会议主持人同意。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，记录内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，并于会议结束后及时整理成会议纪要。

3.会议纪要由会议主持人审核，并在会议结束后1个工作日内发送给参会人员。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议发起人应跟踪督促会议决策的落实，并对会议效果进行评估。

3.会议总结和评估结果可作为今后改进会议管理的依据。

六、会议资料的归档

1.会议纪要、会议通知、会议议程等相关资料应整理归档，以备查阅。

2.会议资料的归档工作由会议记录人负责，并在会议结束后1周内完成。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应在会议结束后1个工作日内由会议记录人整理完成，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在1个工作日内完成审核，确保会议纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要应及时发布给所有参会人员，并通过邮件、即时通讯工具等方式通知到位。

4.参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内确认收到，并对会议纪要中的决策和任务分工进行确认。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的任务分工应由各责任人在规定时间内完成。

2.责任人应将任务执行情况及时向会议发起人汇报，会议发起人负责跟踪任务的进展。

3.如任务执行过程中遇到问题，责任人应主动沟通协调，寻求解决方案，并及时向会议发起人反馈。

三、会议决策的执行监督

1.会议发起人应对会议决策的执行情况进行定期检查，确保决策得到有效实施。

2.对于重大决策或关键任务的执行，会议发起人应制定具体的监督计划，明确监督频次和责任人。

3.如发现决策执行不力或存在偏差，会议发起人应及时采取措施进行调整，并追究相关责任人的责任。

四、会议纪要的更新与反馈

1.会议纪要中的任务执行情况应定期更新，以反映最新的工作进展。

2.会议纪要的更新应由责任人和会议发起人共同完成，并在每次更新后通知所有参会人员。

3.参会人员对会议纪要的更新内容有异议或建议时，应及时向会议发起人提出，以便及时调整和改进。

五、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要及其更新版本应在每个任务完成后进行归档，以备后续查询和使用。

2.会议纪要的归档工作由会议记录人负责，确保资料的完整性和可追溯性。

3.会议纪要的内容和经验教训应作为公司知识管理和经验传承的重要组成部分，供今后类似会议参考和借鉴。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议发起人提前向行政管理部门提交会议室预约申请。

2.预约申请应包括会议时间、预计时长、参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室，并在收到预约申请后1个工作日内回复预约结果。

4.如遇紧急会议，会议发起人可向行政管理部门说明情况，行政管理部门将优先安排会议室。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，会议开始前15分钟，会议主持人或指定人员负责签到并启动会议设备。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等不文明行为。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭投影仪、音响等设备，确保门窗关闭。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议主持人应在会议开始前检查设备是否正常，如有问题应及时向行政管理部门报修。

3.参会人员应爱护会议室设备，合理使用，如遇设备故障，应及时报告行政管理部门。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、电路系统等安全设施正常。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得私拉乱接电源线，不得携带易燃易爆物品进入会议室。

3.如遇紧急情况，会议主持人应立即组织参会人员按照应急预案进行疏散。

五、会议室服务与支持

1.行政管理部门应为会议提供必要的服务和支持，包括但不限于会议资料准备、设备操作指导等。

2.会议期间，如需行政管理部门协助，会议主持人或指定人员可随时与行政管理部门联系。

3.行政管理部门应定期收集会议反馈，不断优化会议室管理服务，提高会议效率。

六、会议室预约与使用监督

1.行政管理部门应对会议室的预约和使用情况进行监督，确保会议室资源得到合理利用。

2.如发现恶意占用会议室、预约后未使用等行为，行政管理部门有权进行提醒和制止。

3.行政管理部门应定期公布会议室使用情况，接受全体员工的监督。

第五章附则