合同管理流程与内部控制2024年版要览

合同管理流程与内部控制2024年版要览本合同目录一览1.合同管理流程1.1合同起草1.2合同审批1.3合同签署1.4合同履行1.5合同变更与解除1.6合同终止1.7合同归档与保管2.内部控制2.1合同风险评估2.2合同签订控制2.3合同履行监督2.4合同变更控制2.5合同解除控制2.6合同违约处理2.7内部审计与监督3.合同主体与权限3.1合同主体资格3.2合同签署人授权3.3合同审批权限设置3.4合同执行部门职责3.5合同归档部门职责4.合同履行保障4.1合同履行条件4.2履约保证金4.3履约担保4.4违约责任4.5合同纠纷解决5.信息技术支持5.1合同管理信息系统5.2数据安全与备份5.3信息系统维护与升级6.培训与指导6.1合同管理人员培训6.2内部控制指导6.3合同履行指导7.合同管理流程优化7.1流程评估与改进7.2流程调整与优化7.3流程变更控制8.内部控制制度建设8.1内部控制制度制定8.2内部控制制度实施8.3内部控制制度评估与修订9.合同管理与其他业务协同9.1合同管理与财务协同9.2合同管理与人力资源协同9.3合同管理与采购协同10.合同管理绩效考核10.1绩效考核指标10.2绩效考核方法10.3绩效考核结果应用11.合同管理培训与交流11.1内部培训与交流11.2外部培训与交流11.3培训资料归档与保管12.合同管理保密事项12.1保密内容12.2保密期限12.3违约责任13.合同管理应急预案13.1突发事件应对13.2合同履行中断应对13.3合同纠纷应对14.合同管理后评价14.1合同履行评价14.2内部控制评价14.3评价结果应用第一部分：合同如下：第一条合同起草1.1起草部门合同起草由合同管理部负责，根据业务需求和公司战略，结合法律法规、行业标准和市场情况，拟定合同文本。1.2起草要求合同起草应确保合同条款的合法性、合规性、完整性和准确性，明确合同各方的权利义务，预防和控制合同风险。1.3起草流程（1）接收起草需求，进行需求分析；（2）查阅相关法律法规、行业标准和市场情况，拟定合同文本；（3）提交合同文本至合同审批部门进行审批；（4）根据审批意见修改合同文本，直至达成一致；（5）将最终版合同文本归档并妥善保管。第二条合同审批2.1审批部门合同审批部门为公司管理层，包括但不限于法务部、财务部、业务部门等相关负责人。2.2审批要求审批部门应根据法律法规、公司制度和合同内容，对合同进行综合评估，确保合同的合法性、合规性、合理性和可行性。2.3审批流程（1）合同管理部将合同文本提交至审批部门；（2）审批部门在规定时间内进行合同审批，提出审批意见；（3）合同管理部根据审批意见修改合同文本，直至达成一致；（4）审批部门签署合同审批意见，并将合同文本提交至合同签署部门。第三条合同签署3.1签署部门合同签署部门为合同管理部，负责与合同相对方进行合同签署事宜的沟通和协调。3.2签署要求合同签署应确保合同双方的合法权益，明确合同各方的权利义务，确保合同的履行。3.3签署流程（1）合同管理部与合同相对方进行沟通，就合同签署事宜达成一致；（2）双方准备合同签署所需的文件和材料；（3）双方在合同文本上签字盖章，确认合同生效；（4）合同管理部将签署后的合同文本归档并妥善保管。第四条合同履行4.1履行部门合同履行部门根据合同内容确定，负责按照合同约定履行合同义务。4.2履行要求合同履行应确保合同双方的权益得到保障，按照合同约定完成合同义务，预防和控制合同风险。4.3履行流程（1）合同履行部门按照合同约定，履行合同义务；（2）合同管理部对合同履行情况进行监督和协调，确保合同顺利履行；（3）合同履行部门及时向合同管理部反馈合同履行情况；（4）合同管理部根据合同履行情况，对合同进行后评价。第五条合同变更与解除5.1变更与解除条件合同变更与解除应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同双方协商一致，并符合合同变更与解除的程序要求。5.2变更与解除流程（1）合同双方提出合同变更或解除的书面申请；（2）合同管理部对申请进行审查，确认变更或解除的合法性、合规性和合理性；（3）合同管理部将审查意见提交至审批部门进行审批；（4）审批部门审批通过后，合同管理部与合同相对方进行沟通，达成一致；（5）双方签署合同变更或解除协议，合同管理部将协议归档并妥善保管。第六条合同终止6.1终止条件合同终止应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同到期或者合同各方协商一致，并符合合同终止的程序要求。6.2终止流程（1）合同管理部对合同终止的合法性、合规性和合理性进行审查；（2）合同管理部将审查意见提交至审批部门进行审批；（3）审批部门审批通过后，合同管理部与合同相对方进行沟通，达成一致；（4）双方签署合同终止协议，合同管理部将协议归档并妥善保管；（5）合同管理部对合同终止后的相关事宜进行处理，包括但不限于合同清算、权益处理等。第八条内部控制8.1风险评估合同管理部应定期进行合同风险评估，识别和分析合同履行过程中可能出现的风险，并提出预防和应对措施。8.2签订控制合同审批通过后，合同管理部负责与合同相对方进行合同签署事宜的沟通和协调，确保合同双方的合法权益得到保障。8.3履行监督合同管理部对合同履行情况进行监督和协调，确保合同顺利履行，预防和控制合同风险。8.4变更控制合同变更与解除应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同双方协商一致，并符合合同变更与解除的程序要求。8.5解除控制合同终止应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同到期或者合同各方协商一致，并符合合同终止的程序要求。8.6违约处理合同违约处理应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同管理部负责处理合同违约事宜，确保公司权益得到维护。8.7内部审计与监督公司应定期进行内部审计，对合同管理流程与内部控制制度的执行情况进行监督和评估，发现问题及时进行整改。第九条合同主体与权限9.1合同主体资格合同双方应具备合法的合同主体资格，符合法律法规、公司制度和合同约定。9.2合同签署人授权合同签署人应具备授权权限，合同管理部应核实合同签署人的授权情况，确保合同签署合法有效。9.3合同审批权限设置合同审批权限应根据合同金额、合同类型和公司制度进行设置，确保合同审批的合法性、合规性和合理性。9.4合同执行部门职责合同执行部门应按照合同约定履行合同义务，确保合同双方的权益得到保障。9.5合同归档部门职责合同归档部门负责合同文本的归档和保管，确保合同文件的完整性和可追溯性。第十条合同履行保障10.1合同履行条件合同履行应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同双方应按照合同约定履行合同义务。10.2履约保证金合同双方根据合同约定决定是否收取或支付履约保证金，确保合同履行双方的权益得到保障。10.3履约担保合同双方根据合同约定决定是否提供或接受履约担保，确保合同履行双方的权益得到保障。10.4违约责任合同违约应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同违约方应承担相应的违约责任。10.5合同纠纷解决合同纠纷解决应符合法律法规、公司制度和合同约定，合同双方通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。第十一条信息技术支持11.1合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同起草、审批、签署、履行、变更、解除、终止等环节的信息化管理。11.2数据安全与备份合同管理信息系统应具备数据安全保护措施，确保合同数据的安全性和可靠性，并进行定期备份。11.3信息系统维护与升级合同管理信息系统应进行定期维护和升级，确保系统稳定运行，提高合同管理效率。第十二条培训与指导12.1合同管理人员培训公司应定期组织合同管理人员培训，提高合同管理人员的业务水平和法律意识。12.2内部控制指导公司应提供内部控制指导，帮助员工了解和掌握内部控制制度，提高内部控制水平。12.3合同履行指导公司应提供合同履行指导，帮助员工了解和掌握合同履行过程中的各项要求，提高合同履行效果。第十三条合同管理流程优化13.1流程评估与改进公司应定期进行合同管理流程的评估和改进，以提高合同管理效率和降低合同风险。13.2流程调整与优化公司根据业务发展和市场变化，对合同管理流程进行调整和优化，确保流程的适用性和有效性。13.3流程变更控制合同管理流程的变更应符合法律法规、公司制度和合同约定，并进行相应的审批和通知。第十四条内部控制制度建设14.1内部控制制度制定公司应制定内部控制制度，明确合同管理流程与内部控制的要求和措施。14.2内部控制制度实施公司应组织实施内部控制制度，确保内部控制制度的有效执行。14.3内部控制制度评估与修订公司应定期进行内部控制制度的评估和修订，以适应公司发展和市场变化的需要。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：合同起草模板详细要求：合同起草模板应包括合同的基本条款，如合同主体、合同标的、合同金额、合同期限、违约责任等，以便合同管理人员在起草合同时有据可依。2.附件二：合同审批流程图详细要求：合同审批流程图应清晰展示合同从起草到签署的整个流程，包括各环节的责任部门和审批权限。说明：合同审批流程图帮助双方了解合同审批的流程和相关部门的职责，确保合同审批的顺利进行。3.附件三：合同签署授权书详细要求：合同签署授权书应包括授权人的姓名、职务、授权范围和被授权人的姓名、职务等信息。说明：合同签署授权书用于证明被授权人有权代表合同一方签署合同，确保合同签署的有效性。4.附件四：合同履行监督表详细要求：合同履行监督表应包括合同履行的时间节点、履行情况、监督部门等信息。说明：合同履行监督表用于记录和监督合同履行情况，确保合同按照约定顺利履行。5.附件五：合同变更解除协议详细要求：合同变更解除协议应包括变更或解除的原因、变更或解除的内容、变更或解除的生效时间等信息。说明：合同变更解除协议用于明确合同双方在合同变更或解除时的权利和义务，确保合同变更或解除的合法性。6.附件六：违约行为及责任认定表详细要求：违约行为及责任认定表应包括违约行为、违约责任、责任认定标准等信息。说明：违约行为及责任认定表用于明确合同双方在违约时的责任和后果，确保合同违约行为的处理有据可依。7.附件七：合同管理信息系统使用手册详细要求：合同管理信息系统使用手册应包括系统操作步骤、功能介绍、用户权限设置等信息。说明：合同管理信息系统使用手册帮助用户熟悉和掌握合同管理信息系统的使用，提高合同管理效率。8.附件八：合同管理培训资料详细要求：合同管理培训资料应包括合同管理的基本知识、法律法规、实际案例等内容。说明：合同管理培训资料用于培训合同管理人员，提高其业务水平和法律意识。说明二：违约行为及责任认定：1.违约行为违约行为包括但不限于：未按合同约定履行义务、延迟履行、不履行、履行质量不符合合同约定等。2.违约责任认定标准违约责任认定标准包括但不限于：违约方的违约程度、违约对合同履行造成的影响、违约方的过错程度等。3.示例说明示例：如果合同一方未按约定时间履行合同义务，视为违约。违约方应承担延迟履行的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。说明三：法律名词及解释：1.合同主体合同主体指合同双方，即合同的发起方和接受方，具备合法的合同主体资格。2.合同标的合同标的是合同双方约定的权利和义务所指向的对象，可以是物品、服务、权益等。3.合同金额合同金额指合同双方约定的交易金额，是合同履行的重要依据。4.合同期限合同期限指合同双方约定的合同有效期限，自合同签署之日起至合同终止之日止。5.违约责任违约责任指合同一方未履行合同义务或履行义务不符合约定