物资及生产服务采购管理办法

PAGEPAGE1附件1中国中煤能源集团有限公司物资及生产服务采购管理办法第一章总则第一条为加强中国中煤能源集团有限公司（以下简称集团公司）物资及生产服务采购管理，规范采购行为，发挥集团整体优势，降低采购成本，保障生产建设所需物资及生产服务有效供给，根据国家有关法律法规和集团公司相关规定，结合集团公司实际，制定本办法。第二条本办法适用于集团公司、股份公司及所属全资子（分）公司、控股公司（以下简称所属企业）范围内开展的各类物资及生产服务采购活动，均股企业及其他单位参照执行。第三条本办法所称物资是指集团公司生产经营和基本建设所需原材料、辅助材料、设备及配件等。本办法所称生产服务是指集团公司生产经营有关的承包运营、租赁、外委修理、系统集成、软件开发、信息化运维、设备监造、内外贸代理、物流、展会、金融（银行、证券及保险等）及中介（会计、审计、造价、法律咨询、技术咨询、技术开发、项目咨询等）等生产服务类采购。第四条集团公司物资及生产服务采购管理应遵循“公开、公平、公正、诚信”的原则，依法合规兼顾效率，保障生产安全、稳定运营，促进企业降本增效。严禁各级管理人员和从业人员利用职权或职务上的影响，采取任何方式违规干预和插手采购活动。第五条集团公司充分发挥互联网的优势，以安全、快捷、高效的运行理念，逐步推行和完善电子商务采购。已上线单位的物资及生产服务采购活动原则上应在集团公司ERP系统、招标计划管理系统、电子商务平台及电子招标平台进行。第二章管理机制第六条集团公司对物资及生产服务采购工作统一管理，实行总部集中采购和所属企业集中采购相结合。第七条集中采购的范围由集中采购目录确定，总部集中采购目录由集团公司负责制定，所属企业集中采购目录根据需要自行制定。第八条纳入集中采购目录的项目必须实行集中采购，集中采购工作实行分级负责管理机制，上级采购部门可委托下级采购部门执行。第九条集团公司定标委员会是集团公司物资及生产服务采购管理的最高决策机构，按照相关议事规则研究、决定物资及生产服务采购过程中的重大事宜，物资及生产服务采购定标办公室设在集团公司采购中心。所属企业应建立本企业物资及生产服务采购管理决策机构，负责研究、决定本企业物资及生产服务采购过程中的相关事宜。第十条集团公司采购中心是集团公司物资及生产服务采购归口管理部门，负责集中采购管理工作，履行以下主要职责：（一）组织制订集团公司物资及生产服务采购管理规章制度。（二）组织编制集团公司物资及生产服务采购发展战略、规划和业务计划。（三）组织制订集团公司集中采购目录。（八）负责本企业物资及生产服务供应商管理工作。（九）负责本企业物资及生产服务采购统计分析报表编报工作。（十）负责集团公司物资及生产服务采购管理信息平台在本企业的推广应用工作。（十一）配合开展国产化开发替代及采购后评价工作。第三章标准化管理第十四条集团公司对物资及生产服务编码、物资及生产服务供应商编码以及物资技术规范等实行统一标准化管理。第十五条集团公司建立总部与所属企业赋码管理组织及逐级审核机制，按照一物一码的原则对物资及生产服务编码进行赋码管理，建立并完善相关编码数据库，并根据需要不定期组织开展编码治理工作；对部分特殊需要可根据所属企业申请给予一定的授权。第四章集中采购目录与采购计划管理第十六条集中采购目录按照采购品类和限额标准进行管理，实行动态调整，原则上每年更新一次。第十七条集中采购目录应根据年度集中采购工作目标和年度采购需求情况及采购资金预算编制。第十八条集中采购目录经广泛征求意见后，报集团公司总经理批准后印发执行。第十九条集团公司物资及生产服务采购依据源自采购计划，实行“年度、季度、月度采购计划相结合、紧急采购计划为补充”的计划管理模式，执行统一管理、分级负责审批机制。第二十条集团公司总部及所属企业应建立和完善上下统一的物资及生产服务采购计划管理制度，明确计划管理机构、职责分工及审批权限。第五章采购方案管理第二十一条采购方案是指在采购寻源前对供需情况、采购成本等要素进行综合分析后，形成的采购策略。第二十二条集团公司总部及所属企业应加强采购方案管理，各级采购部门按照批准的采购计划打包归类编制采购方案，确定适合的采购方式及采购策略，经履行相关审批程序后按批准的采购方案执行。（一）总部实施集中采购方案审批：战略采购（拟签订战略合作框架协议）方案，由集团公司分管领导审核后报总经理审批；长协采购（拟签订长期供货协议）方案，由集团公司分管领导审批；订单采购（拟签订现货合同）方案，对拟非公开招标、非采购集团公司内部企业自产物资及服务、非直接采购定商定价、非执行总部长协结果的单笔预算物资类超过100万元、生产服务类超过50万元人民币的，由集团公司分管领导审批；上述范围外的采购方案，由采购中心审批。（二）所属企业实施集中采购方案：对拟公开招标、采购集团公司内部企业自产物资及服务、执行总部及所属企业长协结果的，由所属企业审批，采购中心通过信息化系统汇总并报集团公司招标计划审查小组备案；上述采购方式范围外，单笔采购金额物资类超过100万元、生产服务类超过50万元人民币的，由采购中心审核后报集团公司分管领导审批；单笔采购金额物资类未超过100万元、生产服务类未超过50万元人民币的，由所属企业审批。（三）所属企业自行采购方案：由所属企业按照内部管理规定自行审批。第二十三条对同期类别、市场供应、潜在供应商等因素完全相同的物资及生产服务，应编制在一个采购方案内，不得人为化整为零拆散提报。第二十四条根据批准的采购方案编制寻源文件，对重要采购寻源文件应建立相关部门会审机制。第二十五条集团公司采购中心负责编制总部实施集中采购项目的采购方案，在履行相关审批程序后组织实施寻源。第二十六条所属企业负责编制总部委托采购和自行采购项目的采购方案，在履行相关审批程序后组织实施寻源。第六章采购方式及程序第二十七条集团公司物资及生产服务采购分为公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判和单一来源等方式。（一）询价包括公开询价和定向询价。公开询价是指采购人对非法定招标项目通过集团公司自建的电子商务平台、中煤电子招标与采购网或社会化电商平台公开发布采购信息，邀请不特定的潜在供应商参与采购。定向询价是指在3家及以上特定供应商中进行的综合比选采购。（二）竞争性谈判是指与3家及以上特定供应商进行的谈判采购，可多轮报价和谈判。（三）单一来源是指向唯一的供应商进行采购。第二十八条集团公司物资及生产服务采购，满足公开招标条件的原则上应首选公开招标采购。确因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式，应严格履行审批程序。第二十九条根据集团公司招标管理相关规定，符合邀请招标条件的采购项目，可以采取邀请招标方式采购，并需填写《中煤集团物资/生产服务邀请招标审批单》（附件1）报集团公司批准。第三十条集团公司要求的物资及生产服务招标项目有下列情形之一的，经国家主管部门或集团公司批准后，可以不招标。拟采取询价采购的，需填写《中煤集团物资/生产服务询价采购审批单》（附件2）报集团公司审批；拟采取竞争性谈判和单一来源采购的，需填写《中煤集团物资/生产服务竞争性谈判或单一来源采购审批单》（附件3）报集团公司审批。（一）涉及国家安全和秘密，按照国家有关规定不适宜进行招标的；（二）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；（三）发生抢险救灾等给生产经营可能造成巨大损失的不可预见紧急情况的；（四）可供选择的具备资格的投标人不足3家的；（五）涉及行业垄断及国家专控物资及服务的；（六）国家或集团公司明确特定供应商的；（七）招标人依法能够自行生产的；（八）集团公司内部企业能够生产的货物、能够提供的服务，并分别通过集团公司认证的（依法必须进行招标的项目除外）；（九）为满足技术配套要求、保持产品一致性、保障安全生产、节省总运行成本，经技术论证需要向原制造商采购的（依法必须进行招标的项目除外）；（十）开展集团公司层面战略合作的，或在战略合作框架协议及长期供货协议下分批采购的（依法必须进行招标的项目除外）；（十一）以转抹账方式提供货物的；（十二）国产化开发成功且处于技术保护期内的；（十三）所属企业作为承包商或制造商承揽集团公司以外的项目中需要分包采购货物和服务的；（十四）国家或集团公司规定的其他特殊情形。第三十一条公开招标和邀请招标采购程序必须严格按照集团公司招标管理相关规定执行。第三十二条本着降低采购综合成本、提高采购效率的原则，单批次同类物资及生产服务未达到招标限额的，原则上可不招标，优先选用询价、竞争性谈判采购方式，同时应尽可能集中批量，采用框架协议类采购形式。实施非公开招标方式采购后采购结果物资类超过100万元、生产服务类超过50万元人民币的，应变更为公开招标方式重新采购，符合非招标采购条件的，应按程序办理审批手续后方可实施采购。第三十三条采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：（一）成立询价小组。询价小组由跨部门的相关人员3人及以上的单数组成。（二）询价采购应首选公开询价。如果定向询价应事先确定被询价的供应商名单，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（三）询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（四）确定成交供应商。采购人应从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加报价的未成交的供应商。第三十四条采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：（一）成立谈判小组。谈判小组由跨部门的相关人员3人及以上的单数组成。（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家（重新招标后只有2家投标人的可转为竞争性谈判）的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。（四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。第三十五条采取单一来源方式采购的，谈判方式可参照竞争性谈判采购程序有关条款执行，在保证采购项目质量和合理价格的基础上进行采购。采购集团公司及所属企业批准的定商定价供应商或定商定价长协的，可不经谈判直接采购。第三十六条参与集团公司及所属企业竞争性谈判、单一来源及定向询价采购的投标人，必须是集团公司或所属企业该类物资及生产服务的准入供应商；不在准入供应商范围之内的，须按照集团公司供应商管理相关规定提前进行准入，准入后方可列为邀请对象。第三十七条对纳入中煤集团内部自产物资及生产服务认证目录的采购，应向相关内部供应商采购。只有1家内部供应商的，采取单一来源方式采购；有2家内部供应商的，可参照竞争性谈判方式采购；有3家及以上内部供应商的，可邀请全部内部供应商开展竞争性谈判或邀请招标方式采购。对纳入中煤集团内部自产物资及生产服务生产目录的，可参照执行（依法必须进行招标的项目除外）。第三十八条集团公司采购中心负责编制总部集中采购项目招标文件、询价书或谈判文件，并根据需要组织技术、经济、法律、质量、安全以及环保等方面专业人员协同进行审查。第三十九条所属企业负责编制本企业组织实施的采购项目招标文件、询价书或谈判文件，原则上由所属企业按照本企业内部管理程序自行审批；需要集团公司定标的重大采购项目须提交集团公司采购中心组织会审。第四十条集团公司采购中心和所属企业采购部门应依照批准的采购文件实施采购。第七章采购结果及合同审批第四十一条物资及生产服务采购寻源结束后，采购部门应就招标结果形成定标报告，非招标采购形成采购结果报告。采购定标或采购结果确定应按照分级管理权限履行集团公司和所属企业集体决策程序或审批程序。第四十二条定标报告包括以下主要内容：（一）采购实施基本情况；（二）评审得分及排名情况；（三）拟选中标供应商及中标价格；（四）成本节省情况分析；（五）其它相关情况。第四十三条总部实施集中采购项目由采购中心组织定标。定标审批权限为：（一）中标人为集团公司外部单位的项目：对于单笔中标金额物资类未超过100万元、生产服务类未超过50万元人民币的，由采购中心审批定标；对于单笔中标金额材料类100万至2亿元人民币的、设备类100万至1亿元人民币的、配件类100万至5000万元人民币的、生产服务类50万至2000万元人民币的，报集团公司分管领导审批；对于单笔中标金额材料类超过2亿元、设备类超过1亿元、配件类超过5000万元、生产服务类超过2000万元人民币的，提交集团公司定标委员会审议定标。（二）中标人为集团公司内部单位的项目：对于单笔中标金额物资类未超过100万元、生产服务类未超过50万元人民币的，由采购中心审批定标；对于单笔中标金额物资类超过100万元、生产服务类超过50万元人民币的，报集团公司分管领导审批。第四十四条所属企业实施集中采购项目和所属企业自行采购项目由所属企业组织定标。定标审批权限为：（一）中标人为集团公司外部单位的项目：单笔中标金额材料类超过2亿元、设备类超过1亿元、配件类超过5000万元、生产服务类超过2000万元人民币的，所属企业报采购中心审议后提交集团公司分管领导审核，并报集团公司定标委员会审议定标；达不到上述限额的，由所属企业按照本企业内部管理程序定标。（二）中标人为集团公司内部单位的项目：无论金额大小，均由所属企业按照本企业内部管理程序定标。第四十五条总部实施集中采购项目和总部委托集中采购项目无论金额大小，凡不按评委会或专家组推荐顺序选择中标人的，须报集团公司批准后方可定标。第四十六条对于非招标采购结果审批限额及程序，参照上述招标采购定标条款执行。第四十七条集团公司采购中心及所属企业根据各自职责依据定标结果组织合同谈判、拟订合同文本，按照相关规定进行合同审批及签订工作。（一）总部实施集中采购合同：拟签订长期供货协议合同，由采购中心负责审批；拟签订战略合作框架协议合同，由集团公司总法律顾问并分管领导审核后报总经理审批；拟签订标准采购合同或现货采购合同金额未超过1亿元人民币的，由采购中心负责审批；拟签订标准采购合同或现货采购合同金额超过1亿元人民币的，由集团公司总法律顾问审核后报分管领导审批；以上合同变更及解除的，由集团公司分管领导审批。（二）所属企业实施采购合同，按本企业相关规定程序审批。第四十八条集团公司物资及生产服务采购合同执行过程中，总部和所属企业应按照业务环节不同分工，分别履行相关职责。第四十九条所属企业应按时向集团公司采购中心报送合同履约、物资质量、售后服务等采购结果执行情况；采购中心负责对总部集中采购结果执行情况进行统计分析。第八章战略与长协采购及供应商短名单管理第五十条战略采购是指对大宗材料、通用设备、配件和生产服务根据年度用量整合同品类需求，通过集中采购寻源确定长期供货供应商，锁定价格或明确价格公式及调价机制的采购供应模式。战略采购相对日常采购而言，一般不锁定数量和总价。第五十一条战略采购应遵循“保障供应、有效竞争”原则，根据物资和生产服务品类、用户对物资和生产服务品质需求及用户所处地理位置等因素合理划分标包，每个标包可确定1~3名中标供应商，并评选多名准入供应商作为备选，明确中标人不能履约时按排名顺序替补中标的原则。第五十二条为了有效降低企业自有库存，在战略采购实施过程中，应结合寄售要求对供应商进行甄选，尽量将寄售条款纳入招标文件和供货协议中。第五十三条对战略采购结果应签订年度长期协议或战略合作框架协议。年度长期协议由集团公司或所属企业组织签订，期限原则上在1~3年之内；战略合作框架协议原则上由集团公司组织签订，期限不应超过5年。第五十四条对战略采购结果的执行，所属企业在日常需求中可根据年度长期协议或战略合作框架协议直接下单采购。（一）对签订多家年度长期协议或战略合作框架协议的物资及生产服务，可综合考虑采购资金的节省度、对使用要求的经济性、供应商的服务质量等因素对比选择执行。（二）对年度长期协议未覆盖的物资规格型号及服务范围，可在所有同品类准入供应商中邀请招标或按非招标寻源方式采购。第五十五条集团公司及所属企业供应商短名单管理：（一）集团公司及所属企业供应商短名单的产生，原则上通过公开招标方式确定。（二）集团公司物资及生产服务招标领导小组是供应商短名单审查的最高机构，负责审批集团公司供应商短名单的准入、延期使用及提前终止工作。（三）采购中心是集团公司供应商短名单职能管理部门，负责建立并维护集团公司集中采购物资及生产服务的供应商短名单，审批所属企业提报的拟采用供应商短名单管理的品类清单。（四）所属企业负责本企业供应商短名单管理工作，确定本企业拟采用短名单管理的采购品类清单，并提报采购中心审批。（五）集团公司已实行供应商短名单管理的品类，所属企业必须遵照执行，不得另行制定短名单。（六）供应商短名单按规定程序审批通过生效后，覆盖的品类采购时，可采用邀请招标或询价方式，寻源范围应仅限于短名单内供应商，且须邀请相应短名单内所有供应商参与采购活动。第九章质量管理第五十六条集团公司采购中心及所属企业应建立物资及生产服务采购质量保证体系，加强物资及生产服务质量事前、事中及事后管理工作，严格控制选型设计、合同签订、过程监造、出厂检验、验收交付及质量索赔追溯等关键环节。第五十七条所属企业对物资质量检验应配备必要的设备和工具，检验合格后方可入库，对重要设备和关键材料实施质量监造，控制质量风险。第五十八条集团公司实行物资及生产服务采购质量问责制。对采购物资及生产服务出现质量问题造成质量事故的单位、人员追究相关责任；并对相关供应商依据合同约定、相关法律法规及集团公司有关规定进行处理。第十章库存及寄售管理第五十九条所属企业应制定科学的消耗定额、库存定额和采购资金限额，合理控制物资库存，科学优化库存结构，积极开展联储共备和物资调剂使用工作，防止物资超储、积压、闲置和报废。第六十条所属企业对消耗量大、采购金额高、周转率低的物资，应在“互利双赢”的原则下与供应商开展寄售，不断扩大寄售品类和寄售供应商范围，减少企业库存资金占用。第六十一条物资寄售是指将供应商产品提前进行储备，在需要时及时领用，用后定期付款，通过循环补货和循环付款实现保供和零库存的供货方式。寄售可采取所属企业代储代销和供应商管理库存的方式实现。第六十二条所属企业应科学制订寄售物资品类目录，重点对大宗材料和通用设备的配件开展寄售工作；按照“保持竞争、防止垄断”的原则，筛选数量合理的优质供应商开展寄售并实行动态管理，充分发挥制造商和代理商各自优势，不断提升寄售服务水平。第六十三条所属企业应建立规范的物资寄售管理规定，划清双方职责，明确寄售物资目录、寄售供应商名单、寄售方式、寄售合同、寄售物资的验收、存放、领用、质保、补货、结算、库存信息共享以及退库等相关管理规定。第十一章配送及仓储管理第六十四条各级物资采购管理部门应加强采购物资的催交催运、物流配送工作，保证采购物资及时到货和科学配送。第六十五条所属企业应依据物资采购合同和验收标准，在规定时间内完成到货物资的验收工作。对验收不合格的物资严禁入库或交付使用。第六十六条所属企业应制定物资仓储管理制度和标准，建立健全盘点制度，加强物资仓储管理工作。第六十七条所属企业应建立应急物资储备，保障突发性事件的物资供应。第十二章监督、考核与处罚第六十八条集团公司对所属企业物资及生产服务采购管理工作进行定期考核与通报，原则上每年一次。第六十九条各级采购单位应当建立健全内部监督管理制度。采购决策和执行程序应当明确，并相互监督、相互制约。经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确，并相互分离。第七十条集团公司各级纪检监察部门依法、依规对物资及生产服务采购活动进行监察，受理相关投诉和举报案件，组织查处违纪违规行为。第七十一条采购人有下列情形之一的，责令限期改正，可以对单位直接负责人员和其他相关责任人员视情节严重程度给予警告、记过、记大过的处分，可以处2万元以下的罚款。（一）未经批准自行采购集中采购目录内物资及生产服务的，或以其它方式规避总部集中采购的；（二）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的，或不按规定选择寻源方式的；（三）采购人员与供应商有利害关系而不回避的。第七十二条采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，可以对单位直接负责人员和其他相关责任人员视情节严重程度给予记过、记大过、降级、撤职、开除的处分，可以处2万元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得；给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。（一）与供应商恶意串通的；（二）在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；（三）非法干预采购评审活动的；（四）隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件，在有关部门监督检查中提供虚假情况的。第七十三条有前两条违法行为之一影响中标、成交结果或者可能影响中标、成交结果的，按下列情况分别处理：（一）中标、成交供应商已经确定但采购合同尚未履行的，撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商；（二）采购合同已经履行的，给使用单位、供应商造成损失的，由责任人承担赔偿责任。第七十四条采购管理监督、检查、考核过程中，有关工作人员滥用职权，玩忽职守，徇私舞弊的，给予纪律处分；构