内部文件传递管理制度

内部文件传递管理制度第一章总则第一条制度目的依据公司的发展需要，为规范内部文件的传递管理，提高工作效率，加强信息的安全性，订立本《内部文件传递管理制度》（以下简称“本制度”）。第二条适用范围本制度适用于公司内部全部部门、员工在日常工作中传递、保管、归档各类内部文件的相关管理工作。第二章文件传递流程第三条文件类型公司内部文件分为以下类型：1.公告文件：用于发布企业紧要决策、政策、规章制度等公告；2.内部通知：用于转达部门内部的紧要通知、会议通知等；3.业务文件：用于处理日常业务工作的各类文档、表格等；4.审批文件：包含各种申请、报批、备案等审批文件；5.会议文件：包含会议纪要、议题料子等与公司会议相关的文件。第四条发文流程发文者填写发文表格，包含文件标题、内容、附件等信息，并注明发文部门、编号和日期；发文者将发文表格提交给本部门负责人审核；本部门负责人审核无误后，将发文表格转交给公司办公室；公司办公室对发文表格进行核对，并将发文登记在册；公司办公室将所需的文件内容、附件等进行整理，并依照发文表格上的收件部门、个人进行打印/复印/装订等处理；公司办公室将发文文件和发文表格一并交由专人进行投递或通过内部邮箱发送给收件人。第五条收文流程收文人员收到文件后，检查文件的完整性和与发文表格内容的全都性，并填写收文确认表，并签字确认；收文人员将收文确认表交给本部门负责人；本部门负责人对收文确认表进行审核，并签字确认；本部门负责人将收文确认表交给公司办公室；公司办公室将收文确认表核对无误后，将其归档，并将文件保管至电子文档系统或进行适当的分发。第三章文件保管与归档管理第六条保管期限公告文件、内部通知、业务文件、审批文件等非紧要文件的保管期限为一年；会议文件的保管期限为两年；紧要文件、合同文件等需要长期保管的文件，应依据实际情况进行备份，并依照备份计划进行保管。第七条归档管理公司办公室负责对全部文件进行登记、归档，并建立认真的档案目录；档案目录应包含文件编号、标题、发文部门、日期等基本信息，并依照肯定的分类标准进行归档；归档文件需依照文件类型、年份进行分别存放，并采取合适的防火、防潮、防虫等措施；档案室应保持乾净、干燥，定期清理和整理存档文件，并订立档案保管的巡查制度；紧要文件的电子备份应在多个存储设备上进行，并定期进行检查和更新。第四章文件安全与保密管理第八条文件安全管理文件在传递过程中应尽量使用内部邮箱或专用文件传递系统进行，不得使用非安全的传输方式，如个人电子邮箱、即时通讯工具等；文件传递过程中，应加密压缩或进行密码保护，确保文件的机密性和完整性；对于涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的文件，应加强权限掌控，仅限相关人员查阅；全部文件传递、存储等操作均需记录，包含发文表格、收文确认表、电子备份等。第九条文件保密管理公司内部文件的保密等级分为机密、秘密和普通三个级别，应依据文件的内容、紧要性进行合理的保密分级；对于机密、秘密级别的文件，必需明确指定阅读权限，并遵守保密协议，未经相关负责人批准，严禁复制、传递、外泄；显现文件泄密或遗失情况时，应立刻报告上级领导和保密管理部门，并依照相关规定采取相应的处理措施。第五章违纪惩罚与附则第十条违纪惩罚对于违反本制度的行为，依据公司的相关规定予以相应的纪律处分，包含但不限于口头警告、书面警告、扣发奖金、降职、辞退等；对于有意泄露