公司采购报销与费用管理制度

公司采购报销与费用管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司采购报销与费用管理行为，保证公司资金使用的合理性、透亮度和效率，提高公司采购与费用管理水平，特订立本制度。本制度依据国家有关法律、法规及公司的管理要求，并结合公司的实际情况订立。第二条适用范围本制度适用于公司内部全部员工，包含各部门、项目构成员以及外聘人员，涵盖全部的采购活动和费用报销。第三条定义采购：指公司为了日常运营需求，购买物资、设备、服务等直接使用的行为。采购报销：指员工为公司采购后，供应相关费用发票或凭证，向公司申请报销的行为。费用：指员工在工作中发生的各种费用，包含差旅费、接待费、办公用品费等。费用报销：指员工为公司发生各类费用后，供应相关费用发票或凭证，向公司申请报销的行为。第二章采购管理第四条采购流程采购需求提出：各部门或项目组依据实际需求提出采购申请，包含采购物品、数量、质量标准和预算等。采购方案订立：采购部门依据采购需求，订立采购方案，明确采购方式、供应商选择标准等。供应商选择与评审：采购部门依照采购方案，选择符合要求的供应商，并进行评审，确保合作的供应商具备合法资质和良好信誉。采购合同签订：采购部门与供应商达成全都后，签订正式采购合同，明确双方的权责和交付时间等。物品验收与入库：采购部门依照合同商定进行物品验收，并及时入库，确保采购物品符合要求。采购记录和报账：采购部门及时记录采购情况，包含采购物品、采购金额、供应商等信息，并向财务部门供应相关报账凭证。第五条采购授权采购金额在公司规定的授权范围内的，由各部门负责人审批并授权。采购金额超出公司规定的授权范围的，需提交公司领导层审批并授权。第六条供应商管理公司建立供应商信息档案，包含供应商基本信息、信用情形、产品质量等资料，并定期进行更新维护。采购部门与供应商建立长期合作关系，保证供应商的可靠性和稳定性，提高采购效率。采购部门定期对供应商的供货质量和服务进行评估，及时调整供应商合作关系。第七条审计与监督公司内设审计部门，对采购活动进行定期或不定期的审计，确保采购活动的合规性和财务真实性。各部门和项目组应自动搭配审计部门的工作，供应相关采购和费用报销文件、凭证等资料。审计部门对发现的问题和违规行为，将及时报告给公司领导层，并供应整改看法。第三章费用管理第八条费用预算各部门在新的会计年度开始前，需要依据公司的发展战略和业务需求，订立下一年度的费用预算，包含各项费用的认真明细和总额。第九条费用审批各部门依据费用预算的布置，依照公司规定的审批流程进行费用审批，由费用审批人进行审核和批准。超出费用预算范围的费用，需提交公司领导层审批并授权。第十条费用报销员工在公司工作期间发生的费用，需依照公司规定的报销流程进行报销申请，经审批后方可报销。员工应供应相关费用发票或凭证，并填写认真的报销票据，包含费用种类、金额、用途等。财务部门收到报销申请后，进行审核，并及时向员工支出报销金额。第十一条差旅费用管理员工出差需提前向所在部门或项目汇报，并依照公司规定的差旅费用标准进行报销。出差期间的费用包含交通费、留宿费、餐费等，需凭相关发票或凭证进行报销。出差费用超出公司规定标准的，需事先获得领导批准。第四章违规处理与责任追究第十二条违规行为定义采购违规行为包含但不限于超出授权范围采购、虚假报账、违反采购流程等。费用违规行为包含但不限于虚假报销、超出预算范围费用、违反费用审批流程等。第十三条违规处理对于采购违规行为，公司将依照公司制度和相关法律法规进行处理，包含但不限于责令停止采购活动、限制采购权限、降低绩效评定等。对于费用违规行为，公司将依照公司制度和相关法律法规进行处理，包含但不限于责令停止报销、扣减绩效评定、追回费用等。第十四条责任追究对于屡次违反采购和费用管理制度的员工，公司将依照公司制度和相关法律法规追究责任，包含但不限于辞退、