办公室周会议管理制度

办公室周会议管理制度第一章总则

一、目的

为确保办公室周会议的有序进行，提高会议效率，明确会议职责，制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于办公室周会议的组织、召开、纪要、落实及会议室管理等环节。

三、会议宗旨

1.提高工作效率，促进团队协作；

2.及时传达上级指示，确保政策落地；

3.解决工作中存在的问题，推动工作进展；

4.增进员工间的沟通与交流，提升团队凝聚力。

四、会议类型

1.常规周例会：每周定期召开，总结上周工作，布置本周任务；

2.专题会议：针对特定议题召开，研究解决专项问题；

3.紧急会议：遇紧急情况时，临时组织召开。

五、参会人员

1.必须参会人员：办公室全体成员；

2.邀请参会人员：根据会议议题需要，邀请相关部门或人员参加。

六、会议组织

1.会议召集：由办公室主任或指定人员负责召集；

2.会议通知：提前发送会议通知，明确会议时间、地点、议题等；

3.会议议程：会议召集人负责制定会议议程，并在会议前通知参会人员。

七、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场；

2.会议内容涉及机密，参会人员需严格保密；

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求落实相关工作。

八、本管理制度的解释权归办公室所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，办公室可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集人根据工作需要，确定会议主题和议程，并在会议前至少三天通知参会人员；

2.会议通知应包括会议时间、地点、议题、参会人员等内容，要求清晰明了；

3.会议召集人负责收集与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于大家对议题进行充分了解和准备；

4.会务组应确保会议室设备、设施正常运行，如投影仪、音响、白板等。

二、会议签到

1.会议开始前，会务组应设置签到台，并负责参会人员的签到工作；

2.签到表应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息；

3.签到结束后，会务组应将签到表汇总，以便于了解参会人员出勤情况。

三、会议议程

1.会议召集人按照事先制定的议程主持会议；

2.会议议程包括：开场、议题讨论、总结发言、闭幕等环节；

3.每个议题讨论结束后，会议召集人应总结各方意见，形成决议。

四、会议讨论

1.会议讨论应充分尊重每位参会人员的意见，鼓励大家积极发言；

2.与会人员在发言时，应简明扼要、条理清晰，避免长篇大论；

3.会议召集人应控制会议讨论节奏，确保会议效率；

4.对于争议性议题，会议召集人可采取投票、举手等方式进行表决。

五、会议纪要

1.会议纪要由专人负责记录，应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决议等内容；

2.会议纪要应真实、准确、全面地反映会议内容，便于跟踪落实；

3.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并在一个工作日内发送给参会人员。

六、会议闭幕

1.会议召集人应对本次会议进行总结，对参会人员的发言和贡献表示感谢；

2.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，落实相关工作。

七、会议评估

1.办公室可定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，以提高会议质量；

2.会议评估结果作为改进会议管理的依据，办公室应根据评估结果调整会议流程和相关规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成整理，并由会议召集人审核；

2.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式传阅给所有参会人员及相关部门；

3.会议纪要应明确标注需执行的具体事项、责任人和完成时限。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中确定的各项任务应明确分配给相应的责任人和执行部门；

2.责任人接到任务后，应及时制定工作计划，并按计划推进任务实施；

3.办公室应建立任务跟踪机制，对会议纪要中列明的任务进行定期检查和督促。

三、进度汇报与协调

1.责任人应按照会议纪要的要求，定期向会议召集人汇报任务进展情况；

2.遇到问题或困难时，责任人应及时向会议召集人反馈，寻求支持和协调；

3.办公室应定期召开协调会议，解决任务执行过程中出现的矛盾和问题。

四、结果评估与反馈

1.任务完成后，责任人应向会议召集人提交任务完成报告；

2.办公室应对任务完成情况进行评估，确保会议纪要中的各项决议得到有效落实；

3.根据任务执行结果，对相关责任人进行奖惩，激励团队成员提高执行力。

五、持续改进

1.办公室应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题和不足；

2.针对存在的问题，制定相应的改进措施，优化会议管理和执行流程；

3.通过持续改进，提高办公室工作效率和团队执行力。

六、档案管理

1.会议纪要作为重要档案资料，应由专人负责归档管理；

2.归档的会议纪要应便于查阅，确保在需要时能够迅速找到相关资料；

3.按照规定，会议纪要应保存一定年限，到期后按照相关规定进行处理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由办公室统一管理；

2.预订会议室时，需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

3.办公室负责审核会议室预订申请，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行适当调整；

2.会议桌椅、话筒、投影仪等设备应保持清洁，功能正常；

3.会议室应有充足的照明和通风，确保会议环境舒适。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行；

2.使用会议室设备前，应进行测试，发现问题及时报修；

3.会议结束后，应关闭所有设备电源，整理设备，保持会议室整洁。

四、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律；

2.爱护会议室设施，严禁乱涂乱画、损坏设备；

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

五、会议室清洁与维护

1.定期对会议室进行清洁，保持环境整洁；

2.会议室设备应定期检查、保养，确保设备使用寿命；

3.办公室应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

六、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由专人负责保管，借用需登记；

2.借用钥匙者需妥善保管，不得转借他人，会议结束后及时归还；

3.办公室应定期清点会议室钥匙，确保数量一致。

七、会议室使用费用

1.会议室使用可能涉及相关费用，如茶水、设备租赁等；

2.办公室应制定会议室使用费用标准，明确收费项目；

3.会议室使用费用由办公室统一收取、管理，用于会议室的维护和改善。

八、会议室管理制度的修订与完善

1.办公室应定期对会议室管理制度进行评估，根据实际情况进行调整；

2.修订后的会议室管理制度应及时公布，确保相关人员了解并遵守；

3.办公室应不断优化会议室管理流程，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，办公室