会议室后勤保障管理制度

会议室后勤保障管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室的管理，特制定本管理制度。以下内容旨在明确会议后勤保障的各项职责与流程，适用于会议室后勤保障管理制度。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在加强会议后勤保障工作的规范化、程序化，保障会议的顺利进行。

2.会议后勤保障工作应遵循高效、节能、环保、安全的原则。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司内部各类会议的后勤保障工作。

2.本管理制度适用于会议室的预订、使用、维护及管理。

三、责任主体

1.会议后勤保障工作由行政管理部门负责。

2.各部门应积极配合行政管理部门，共同做好会议后勤保障工作。

四、会议分类

1.按照会议性质，分为例行会议、专题会议、临时会议等。

2.按照参会人员范围，分为公司级会议、部门级会议等。

五、会议后勤保障内容

1.会议室预订与安排。

2.会议设备、设施的准备与检查。

3.会议期间的服务与保障。

4.会议纪要的收集、整理与归档。

5.会议室的日常管理与维护。

六、会议后勤保障要求

1.各部门应提前预订会议室，并明确会议时间、参会人员、会议主题等。

2.行政管理部门应确保会议设备、设施的正常使用，做好会前检查工作。

3.会议期间，后勤保障人员应做好服务工作，确保会议顺利进行。

4.会议结束后，各部门应按照规定及时提交会议纪要，行政管理部门负责收集、整理与归档。

5.各部门应遵守会议室管理规定，共同维护会议室环境。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。请各部门认真贯彻执行，共同提高会议后勤保障工作的质量与效率。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议预订

1.各部门需提前三个工作日向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人员、会议主题等信息。

2.行政管理部门在收到会议室预订申请后，应及时回复确认，合理安排会议室资源。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议开始前至少两个工作日，向参会人员发出会议通知，内容包括会议时间、地点、议程等。

2.会议通知应采用书面形式，通过电子邮件、企业内部通讯系统等方式发送。

三、会议准备

1.会议组织者应提前准备好会议所需的资料、设备、设施等。

2.行政管理部门负责会前会议室的布置，包括座椅摆放、设备检查等。

四、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责参会人员的签到工作。

2.签到表应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

五、会议议程

1.会议主持人应按照预定议程主持会议，确保会议内容全面、紧凑。

2.会议期间，各参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律。

六、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论、待办事项等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于会后跟踪落实。

七、会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议纪要应于会议结束后两个工作日内，由会议组织者整理完毕，并发送给各参会人员。

八、会后跟进

1.会议组织者应跟踪督促会议决策的执行，确保各项工作落实到位。

2.各参会人员应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作。

九、会议反馈

1.会议组织者应定期收集会议效果反馈，了解会议存在的问题，不断优化会议流程。

2.各部门可就会议流程、会议室管理等方面提出改进意见，共同提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议组织者应在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要的整理工作，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议组织者审核无误后，应及时通过电子邮件、企业内部通讯系统等方式发送给各参会人员。

二、会议纪要的查阅与反馈

1.各参会人员应在收到会议纪要后两个工作日内进行查阅，并对纪要内容提出意见或建议。

2.如有异议，会议组织者应协调解决，确保会议纪要的准确性。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议组织者应建立会议决策跟踪机制，对决策事项的执行情况进行定期检查。

2.责任人应按照会议纪要的要求，按时完成相关工作任务，并及时向会议组织者汇报进展情况。

四、会议决策的督促与支持

1.会议组织者应对会议决策的执行提供必要的支持和协助，确保各项工作顺利推进。

2.对于执行过程中遇到的问题，会议组织者应协调相关部门予以解决。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议组织者应在会议纪要发布后，将其整理归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的保管期限根据公司规定执行，原则上不少于五年。

六、会议纪要的利用与总结

1.会议组织者应定期对会议纪要进行总结，分析会议决策的执行情况，为今后改进会议管理提供参考。

2.各部门可借鉴会议纪要中的成功经验，提高自身管理水平。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理利用，维护良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订管理

1.各部门需提前三个工作日向行政管理部门提交会议室预订申请，并明确会议时间、参会人数、会议主题等信息。

2.行政管理部门应合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.如遇特殊情况需临时调整会议室预订，各部门应及时通知行政管理部门，以便做好相应安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾等不文明行为。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不大声喧哗，不随意离开座位。

3.会议室内禁止私拉乱接电源线、网线等，确保用电安全。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织者应在会前进行设备调试，确保会议期间设备使用无误。

3.如遇设备故障，应及时联系行政管理部门进行维修或更换。

四、会议室环境维护

1.会议室应保持适宜的温度、湿度，确保通风良好。

2.行政管理部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议环境整洁。

3.会议期间，参会人员应共同维护会议室环境，爱护公共设施。

五、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议期间，参会人员应遵守消防安全规定，熟悉消防设施的使用方法。

3.行政管理部门应加强对会议室的安全监控，确保会议安全。

六、会议室资源优化

1.行政管理部门应定期分析会议室使用情况，提高资源利用率。

2.鼓励各部门开展线上线下相结合的会议形式，节约会议室资源。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度