2024年度高峰论坛会务服务合作协议书

2024年度高峰论坛会务服务合作协议书本合同目录一览第一条合作协议1.1合作范围1.2合作期限1.3双方权利与义务第二条论坛内容2.1论坛主题2.2论坛规模2.3论坛时间与地点第三条会务服务内容3.1会议场地预订3.2会议设备与设施3.3会议餐饮服务3.4会议安保与接待第四条服务费用4.1服务费用计算4.2费用支付与结算4.3费用调整与变更第五条技术支持与保障5.1技术设备支持5.2网络与信息安全5.3技术服务团队第六条宣传推广6.1宣传材料制作6.2宣传渠道与方式6.3宣传效果评估第七条嘉宾邀请与接待7.1嘉宾邀请名单7.2嘉宾接待方案7.3嘉宾行程安排第八条赞助商合作8.1赞助商权益8.2赞助费用与合作方式8.3赞助商宣传与展示第九条应急预案9.1突发事件处理9.2医疗与安全防护9.3应急预案演练第十条法律约束10.1合同效力10.2违约责任10.3争议解决方式第十一条保密条款11.1保密内容11.2保密期限11.3违约保密责任第十二条合同变更与解除12.1合同变更条件12.2合同解除条件12.3变更与解除后的处理第十三条合同的成立、生效与终止13.1合同成立条件13.2合同生效时间13.3合同终止条件第十四条其他约定14.1双方的其他权利与义务14.2合同的附件与补充协议14.3合同的签字盖章与备案第一部分：合同如下：第一条合作协议1.1合作范围双方同意在2024年度高峰论坛的会务服务领域展开合作，合作范围包括但不限于会议场地预订、会议设备与设施、会议餐饮服务、会议安保与接待等。1.2合作期限双方同意本合作协议自签字之日起生效，合作期限为2024年1月1日至2024年12月31日。1.3双方权利与义务1.3.1甲方权利与义务（1）负责确定论坛的主题、规模、时间与地点。（2）负责提供论坛嘉宾邀请名单，并协助乙方进行嘉宾接待。（3）按照约定支付会务服务费用，并按照合同约定的时间和方式进行支付。1.3.2乙方权利与义务（1）根据甲方提供的论坛主题和规模，提供相应的会务服务，并保证服务质量。（2）负责会议场地的预订，并提供符合甲方要求的会议设备与设施。（3）提供会议餐饮服务，并保证餐饮质量与安全。（4）负责会议安保与接待工作，并保证参会人员的人身安全和财产安全。（5）按照约定提供技术支持与保障，并保证网络与信息安全。（6）负责宣传推广工作，并按照约定提供宣传材料制作、宣传渠道与方式。第二条论坛内容2.1论坛主题双方同意论坛主题为“2024年度高峰论坛”，具体议题由甲方确定。2.2论坛规模双方同意论坛规模为预计参会人员500人。2.3论坛时间与地点双方同意论坛时间为2024年6月1日至2024年6月3日，地点为北京市某国际会议中心。第三条会务服务内容3.1会议场地预订乙方负责根据甲方提供的论坛规模和时间，预订合适的会议场地，并提供符合甲方要求的会议设备与设施。3.2会议设备与设施乙方负责提供会议所需的音响、灯光、投影等设备，并提供必要的技术支持与保障。3.3会议餐饮服务乙方负责提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐和晚餐，并保证餐饮质量与安全。3.4会议安保与接待乙方负责会议期间的安保与接待工作，包括参会人员的入住、交通安排、人身安全等，并保证参会人员的人身安全和财产安全。第四条服务费用4.1服务费用计算双方同意会务服务费用为人民币万元整，具体费用明细见附件。4.2费用支付与结算甲方同意按照合同约定的时间和方式支付服务费用。乙方在提供服务后，提供相应的发票给甲方进行结算。4.3费用调整与变更如因甲方原因导致论坛规模、时间、地点等发生变更，双方可协商调整服务费用。如因乙方原因导致服务无法按照约定提供，乙方应承担相应的违约责任。第五条技术支持与保障5.1技术设备支持乙方负责提供会议所需的技术设备，并提供必要的技术支持与保障，确保设备正常运行。5.2网络与信息安全乙方负责提供网络与信息安全保障，确保会议期间的网络畅通和安全。5.3技术服务团队乙方派出专门的技术服务团队，负责会议期间的技术支持与保障工作。第六条宣传推广6.1宣传材料制作乙方负责根据甲方提供的论坛主题和规模，制作宣传材料，包括海报、邀请函等。6.2宣传渠道与方式乙方负责通过网络、社交媒体、报纸等渠道进行论坛的宣传推广工作。6.3宣传效果评估乙方负责对宣传推广效果进行评估，并向甲方提供评估报告。第八条赞助商合作8.1赞助商权益甲方同意给予赞助商在论坛现场的品牌展示、宣传推广、会议资料广告等权益。具体权益内容见附件。8.2赞助费用与合作方式赞助费用为人民币万元整，甲方同意按照合同约定的时间和方式支付赞助费用。赞助商可以选择以现金、产品或服务的形式进行赞助。8.3赞助商宣传与展示乙方负责为赞助商在论坛现场提供宣传与展示机会，包括会场布置、宣传材料制作、展台设置等。第九条应急预案9.1突发事件处理乙方应制定应急预案，确保在会议期间出现突发事件时能够及时妥善处理。9.2医疗与安全防护乙方负责为会议提供医疗与安全防护措施，包括配备专业医护人员、保安人员，并确保会场急救器材的齐全。9.3应急预案演练乙方应定期组织应急预案演练，提高应对突发事件的能力。第十条法律约束10.1合同效力本合作协议自双方签字盖章之日起生效，对双方具有法律约束力。10.2违约责任违约方应承担相应的违约责任，赔偿对方因此造成的损失。10.3争议解决方式双方通过友好协商解决合同履行过程中的争议，协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。第十一条保密条款11.1保密内容双方对在合作过程中获得的商业秘密、技术秘密、客户信息等保密信息予以保密。11.2保密期限保密期限自本合作协议签订之日起算，至合作协议终止或履行完毕之日止。11.3违约保密责任违约方应承担泄露保密信息所造成的损失赔偿责任。第十二条合同变更与解除12.1合同变更条件双方同意合同的变更需经双方协商一致，并以书面形式确认。12.2合同解除条件一方违约导致合同无法履行，另一方有权解除合同。12.3变更与解除后的处理合同变更或解除后，双方应按照约定处理合同未履行部分的事宜，并承担相应的违约责任。第十三条合同的成立、生效与终止13.1合同成立条件本合作协议自双方签字盖章之日起成立。13.2合同生效时间本合作协议自双方签字盖章之日起生效。13.3合同终止条件本合作协议在履行完毕后终止。第十四条其他约定14.1双方的其他权利与义务双方在其他方面如有约定，应以书面形式附在本合作协议中。14.2合同的附件与补充协议本合作协议的附件和补充协议均为本合同的有效组成部分，与本合同具有同等法律效力。14.3合同的签字盖章与备案本合作协议一式两份，双方各执一份，签字盖章后生效，并备案。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：论坛主题、规模、时间与地点确认书本附件详细确认了论坛的主题、规模、时间与地点，以及相关的议题安排。附件二：服务费用明细表本附件详细列出了会务服务费用的各项明细，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮服务费、安保服务费等。附件三：技术设备支持与保障方案本附件详细描述了乙方提供技术设备支持与保障的具体方案，包括设备清单、技术支持团队配置、网络信息安全措施等。附件四：宣传材料制作方案本附件详细说明了乙方如何根据甲方提供的论坛主题和规模，制作宣传材料，包括海报、邀请函等。附件五：嘉宾邀请与接待方案本附件详细描述了乙方如何根据甲方提供的论坛主题和规模，提供嘉宾邀请名单，并协助甲方进行嘉宾接待。附件六：赞助商权益确认书本附件详细列出了赞助商的权益，包括品牌展示、宣传推广、会议资料广告等。附件七：应急预案本附件详细描述了乙方如何制定应急预案，以及如何处理会议期间可能出现的突发事件。附件八：保密协议本附件明确了双方在合作过程中对商业秘密、技术秘密、客户信息等保密信息的保密义务及违约责任。附件九：合同变更与解除协议本附件详细描述了合同变更与解除的条件、程序及双方的责任。附件十：附件清单本附件列出了所有附件的清单，以便双方查阅。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方违约行为及责任认定：（1）甲方未按照约定时间支付服务费用，乙方有权暂停提供服务，并要求甲方支付违约金。示例：如果甲方在合同约定的支付时间内未能支付服务费用，乙方有权暂停提供会务服务，并要求甲方支付人民币10万元的违约金。（2）甲方提供的论坛主题、规模、时间与地点等信息发生变化，导致乙方无法按照原合同提供服务，甲方应承担违约责任。示例：如果甲方在合同履行过程中突然决定将论坛规模扩大一倍，导致乙方无法按照原合同提供相应的会务服务，甲方应承担违约责任。2.乙方违约行为及责任认定：（1）乙方未按照约定提供会务服务，甲方有权要求乙方支付违约金。示例：如果乙方在会议举办当天未能提供预订的会议场地，甲方有权要求乙方支付人民币10万元的违约金。（2）乙方提供的服务不符合约定质量标准，甲方有权要求乙方改正，并支付违约金。示例：如果乙方提供的会议设备存在故障，导致会议无法正常进行，甲方有权要求乙方改正并提供相应的设备，同时要求乙方支付人民币5万元的违约金。说明三：法律名词及解释：1.合同：本合同是指甲方与乙方之间就2024年度高峰论坛会务服务达成的协议。2.会务服务：会务服务是指乙方根据甲方提供的论坛主题、规模、时间与地点等要求，提供的包括但不限于会议场地预订、会议设备与设施、会议餐饮服务、会议安保与接待等服务。3.服务费用：服务费用是指甲方按照约定支付给乙方的会务服务报酬，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮服务费、安保服务费等。4.违约金：违约金是指一方违约时，按照约定向对方支付的赔