后勤办公室会议管理制度

后勤办公室会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

本管理制度旨在规范后勤办公室会议的召开、流程、纪要跟踪落实以及会议室的管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效能。制定本制度时，遵循以下原则：

1.规范性：明确会议召开的程序、参会人员职责及会议纪要的撰写要求，确保会议合规、高效。

2.实用性：结合后勤办公室工作实际，制定切实可行的会议管理制度，提高会议质量。

3.动态管理：对会议纪要的跟踪落实进行实时监控，确保会议决策的执行力度。

二、适用范围

本管理制度适用于后勤办公室组织召开的各类会议，包括但不限于：主任办公会议、专题协调会议、工作例会等。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如每月的工作例会。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题协调会议。

四、参会人员

1.必须参会人员：会议组织者、主持人、记录人及与会议议题相关的部门负责人。

2.邀请参会人员：根据会议议题需要，可邀请相关部门人员参加。

五、会议纪律

1.会议召开期间，参会人员应严格遵守会议纪律，保持会场秩序。

2.参会人员应按时参加，不得迟到、早退，如有特殊情况，需提前向会议组织者请假。

3.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，不得随意离场，不得交头接耳，不得做与会议无关的事情。

4.会议内容涉及敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

六、本管理制度的解释权归后勤办公室所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者根据工作需要，提前收集会议议题，明确会议目的和预期成果。

2.确定参会人员：会议组织者根据议题，确定必须参会人员，并根据需要邀请相关部门人员参加。

3.下发会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员下发会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

4.准备会议材料：会议组织者负责收集、整理会议所需材料，并在会议召开前至少2个工作日分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由记录人负责组织参会人员进行签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各部门负责人或议题提出人就相关议题进行汇报、讨论。

4.会议主持人对讨论情况进行总结，形成决策或提出解决方案。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决或征求意见。

2.表决事项应记录在案，包括表决结果、参会人员意见等。

3.会议决策应明确责任人、完成时限和验收标准。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.记录人整理会议纪要，包括会议时间、地点、议题、参会人员、讨论情况、决策结果等。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内，由记录人整理完毕，并发送至参会人员。

3.会议组织者对会议效果进行评估，收集参会人员意见和建议，为下次会议提供改进方向。

六、特殊事项处理

1.如会议过程中出现突发情况，会议主持人可根据实际情况调整会议议程。

2.如有紧急议题需要讨论，会议组织者可在征求参会人员同意后，临时增加议题。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，由记录人提交给会议主持人进行审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要后2个工作日内完成审批，确保纪要内容准确、完整。

3.审批通过的会议纪要，由记录人及时发布给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论的主要内容和决策结果。

2.会议纪要应明确各项决策的责任人、完成时限和验收标准。

3.会议纪要应简洁明了，便于理解和执行。

三、会议决策的跟踪

1.会议决策的责任人应按照纪要中明确的完成时限，推进相关工作。

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作落实。

3.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者报告，寻求支持和协调。

四、会议纪要的执行反馈

1.责任人应在完成会议决策相关工作后，向会议组织者提供执行情况反馈。

2.会议组织者对执行情况进行评估，如有需要，可组织相关人员对执行结果进行验收。

3.对于未按期完成或执行不到位的情况，会议组织者应查明原因，督促责任人采取整改措施。

五、会议纪要的归档与查阅

1.记录人应将审批通过的会议纪要整理归档，便于日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保资料管理的规范性。

3.会议纪要的查阅应根据保密要求和工作需要，遵循相应的权限和程序。

六、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，提出改进措施。

2.根据会议纪要执行过程中的反馈，不断优化会议流程和决策落实机制，提高会议效率和管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向后勤办公室提出申请。

2.申请内容包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，后勤办公室根据实际情况予以安排。

3.预订会议室需至少提前3个工作日，紧急会议可根据实际情况协商解决。

二、会议室布置与设备管理

1.会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.会议室设备包括投影仪、音响、话筒等，使用前应进行检查，确保设备正常运行。

3.会议期间，如遇设备故障，会议组织者应及时联系后勤办公室进行维修或更换。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，恢复原状。

四、会议室保密管理

1.会议室应采取必要的保密措施，如设置门禁、密码等。

2.参会人员在会议室内不得泄露涉及国家机密、商业秘密等敏感信息。

3.会议结束后，会议组织者应妥善处理会议材料，防止泄露。

五、会议室维护与更新

1.后勤办公室定期对会议室进行检查、维护，确保设施设备完好。

2.根据工作需要，后勤办公室可对会议室进行升级改造，提高会议质量。

3.会议组织者和参会人员对会议室的维护与更新提出建议和意见，后勤办公室应予以重视并采纳。

六、会议室资源调配

1.后勤办公室应合理调配会议室资源，提高利用率，避免资源浪费。

2.在保证会议需求的前提下，可对会议室进行共享，提高使用效率。

3.特殊情况下，后勤办公室可根据实际需要调整