SMART商务版用户手册

SMART商务版用户手册SMART商务版用户手册/SMART商务版用户手册目录TOC\o"1-4"\h\z\u第一章系统基础 9第一节基本概念 10第二节基本标识 102.1宾客状态 102.2客房状态 11第三节基础操作 113.1登录 113.2退出 123.3更换工号 123.4密码修改 133.5宾客查询 133.6房态表查询 153.7系统快捷键的使用 17第四节公共信息 17第五节 版本信息 18第六节 切换练习库 18第二章前台 19第一节散客登记 191.1散客登记基本步骤 191.2散客快登 241.3散客主单 241.4常见散客登记实例 251.4.1VIP登记 251.4.2公司、旅行社或订房中心登记 261.4.3一个客人订同类型多间房 261.4.4一个客人订不同房类多间房 271.4.5同住、共享处理 271.4.6自用房 301.4.7免费房 311.4.8钟点房 311.5修改登记信息 311.5.1更改姓名 311.5.2补充信息 321.5.3换房 321.5.4续住 331.5.5留言 331.6房类资源 351.7宾客列表 371.7.1宾客列表主窗口 371.7.2信息灯 381.7.3查询 391.8档案 401.8.1客户档案主窗口 401.8.2新建宾客档案 41第二节散客预订 452.1散客预订基本步骤 452.2散客预订主单 462.3常见预订实例 462.4预订修改 472.4.1修改信息 472.4.2补充信息 472.4.3取消预订 472.4.4预订恢复 482.5更换宾客档案 48第三节团队预订 483.1团队预订基本步骤 483.2团队预订主单 503.3客房预留处理 503.3.1客房预留 503.3.2调整预留数 503.3.3释放纯预留 513.4成员批量处理 513.5定义团体付费 533.6散团转化 543.6.1成员出团 543.6.2散客入团 54第四节前台收银 554.1账务处理主单 554.2账务处理 574.2.1入账 574.2.2冲账 584.2.3调整 584.2.4信用卡处理 594.2.5定义账户 604.2.6分账 624.2.7选账 624.2.8转账 634.2.9部分结账 664.2.10临时挂账 674.2.11宾客结账 674.2.12联房结账 694.2.13团队结账 714.2.14结账错误补救 724.2.15宾客结账错误补救 724.2.16账单处理 734.3 查房 744.3.1 单间房查房 744.3.2 联房查房 744.3.3 团队查房 754.3.4 杂费及客吧入账 754.4账务查询 764.5交班报表 774.5.1交班报表窗口 774.5.2核对方法 774.5.3重要报表 77第五节房态管理 795.1房态管理窗口 795.2房态处理操作 825.3失物拾物 845.3.1拾物登记 855.3.2遗失报告 865.3.3领取 875.4报房及查房 885.4.1报房 885.4.2 退房 895.4.3备注输入 905.4.3 客吧直接入账 90第三章审计 92第一节消费账 921.1消费帐查询 921.2消费帐主单 931.2.1消费帐主窗口 931.2.2新建消费帐 931.2.3账务处理 94第二节AR账 942.1应收帐户查询 942.2新建应收帐 952.3应收帐户主单 952.4账务处理 96第三节夜间稽核 963.1夜审系统操作步骤 963.2房租审核及入帐 993.3费用审核 100第四节报表处理 1004.1报表打印 1004.2交班报表 1034.3稽核报表 1034.4报表专家 104第五节查询 1045.1帐务查询 1045.2历史宾客列表 1055.3话费查询 106第四章销售 108第一节 档案管理 1081.1档案主窗口 1081.2新建协议单位档案 1081.3协议单位档案及预订的关联 1111.4档案合并 112第二节房价方案 1122.1房价码 1122.1.1房价码窗口 1122.1.2新建房价码 1132.2建立特殊日期房价 1142.2.1特殊日期窗口 1142.2.2新建特殊日期 1142.2.3建立房价码特殊日期价格 115第三节佣金管理 1163.1佣金明细列表 1163.2佣金查询 1173.3佣金明细信息增加/修改 1173.4佣金码设置 118第四节销售员管理 121第五章贵宾卡系统 124第一节贵宾卡管理 1241.1贵宾卡查询 1241.1.1贵宾卡列表查询 1241.1.2CtrL+K读卡查询 1261.2贵宾卡主单 1281.2.1贵宾卡主单窗口 1281.2.2新建贵宾卡 1291.3积分处理 1301.3.1积分处理窗口 1301.3.2积分人工录入 1321.4修改贵宾卡信息 1321.4.1主单信息的补充和修改 1321.4.2贵宾卡的状态更改 1331.4.3贵宾卡的升降级 1331.4.4贵宾卡密码的修改 134第二节贵宾卡在其他模块的应用 1342.1贵宾卡如何做预订 1352.1.1预订单预订 1352.1.2Ctrl+K界面直接预订 1362.2贵宾卡客人如何做登记入住 1372.2.1贵宾卡持卡客人直接上门入住 1372.2.2贵宾卡客人预订转登记 1372.2.3入住客人和持卡客人不一致 1382.3贵宾卡积分使用 1382.4贵宾卡储值使用 140第六章维护系统使用说明 143第一节基础信息 143第二节人员权限设置 1432.1部门人员及权限设置 1432.1.1部门及班组的设置 1442.1.2人员设置 1462.1.3基本权限设置 1472.2报表权限设置 148第三节系统代码及参数 1493.1基本设置 1503.1.1优惠 1503.1.2证件 1533.1.3区域 1533.1.4站点设置 156全体系统站点基本界定 1563.1.5语种 1563.1.6其他 158事由 158饭店员工部门编码 159中文姓氏 159摘要输入帮助 1593.2预订接待 1613.2.1客房 161楼号 161大房类 161房类 162客房区域 163楼层 163房号 164临时态 1653.2.2来源及市场 166市场码组别 166市场码 166来源码类别 167来源码 167预订类型 1673.2.3房态图设计 1673.2.4前台其他 169换房原因 169特殊要求、房类升级理由 169取消预订 170保密级别 1703.3公关销售 1713.3.1客户档案 171客户档案系统类别、附加类别 171客户档案中的相关项目 1713.3.2销售员设置 1733.3.3房价体系 1733.4帐务审核 1733.4.1信用卡发卡行设置 1743.4.2钟点房收费定义 1743.5客房中心 1753.5.1失物招领 1753.5.2维修原因 1763.5.3查房站点定义 1763.6电话管理 1773.6.1计费参数设置 1773.6.2用户分类和分机落户 1803.6.3时段制相关数据定义 1823.7贵宾卡 1833.7.1贵宾卡类别 1833.7.2贵宾卡系统类别 1843.7.3贵宾卡来源 1853.7.4贵宾卡标志 1863.7.5积分换算定义 1863.7.6指定日期积分系数表 1873.7.7贵宾卡站点定义 1883.7租赁 1883.7.1类别 1883.7.2物品 189第四节其他 1904.1远程维护 1904.2电话计费 1904.3等级控制 1904.4运行状态 1914.5数据重建 191

第一章系统基础FOXHIS酒店管理系统SMART商务版定位于精品商务酒店、度假村及酒店式公寓，也适用于四星级及以下的单体酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。其主要功能模块划分为前台、审计、销售、维护、贵宾五个功能菜单。其中，前台大部分业务都可以在前台功能菜单里完成。前台的功能菜单中的子功能菜单有：散客预订、团队预订、散客登记、房类资源、预定列表、在住宾客、账务列表、客史档案、房态管理、房态图2、拾物遗失、查房报房、公共信息。而一些高级的操作帐务处理、报表、历史信息查询等都在审计功能菜单里完成；其子功能菜单有历史宾客、帐务查询、消费帐、AR帐、交班报表、报表专家、稽核报表、话费查询、夜间稽核、餐饮查询。销售管理相关的管理都在销售功能菜单里完成；子功能菜单包括客史管理、房价方案、佣金管理、销售员管理、档案合并及整理。维护功能菜单里主要子功能菜单有：代码设置、权限设置、远程维护、运行状态、更换工号、修改密码、话费手工入账、版本信息、数据重建、票据设置、计划编辑。贵宾卡管理相关的操作都在贵宾功能菜单里完成；子功能菜单包括新建贵宾卡、积分处理、积分转移。每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握SMART系统操作的基础。图第一节基本概念Foxhis酒店管理系统中有很多及酒店业务紧密相连的概念，只有熟悉了这些概念，读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握Foxhis的应用。●班别：为便于统计，根据上班情况，系统将班次分为五个，分别用固定的一位数字表示，1早班；2中班；3晚班；4夜班；5宵夜。操作员在进入系统时，必须根据实际情况输入班号信息。●工号：是操作员的编号，最长可以是十一位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母及数字的结合，如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。工号是唯一的，及实际工号有区别，必须在《前台维护系统》中定义之后才能在本系统中使用。●密码：密码长度为1至7位，输入时要注意字母的大小写的区别。进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在维护中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。●宾客分类：系统将宾客分为散客&成员、团队。●主单：本系统中把散客、团体成员、团体的登记单称为主单，因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体主单等。●帐号：帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下：帐号名第1位2－6位7－10位举例散客&成员帐号F年（第2位）、月（第3－4位）、日（5－6位）流水号F602230001团队帐号GG602230002AR帐号共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。AR00001消费帐帐号共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。C000006帐号命名规则表●房类：是房间类型代码，最多可以是三位，这三位既可以是字母、数字，也可以是两者的结合。房类一般由工程师或电脑管理员在维护中定义的。如可以定义“BJA”表示标准间南；定义“SR2”表示双人间。●房价：房间的实际卖价。第二节基本标识2.1宾客状态主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。状态状态含义备注R预订状态基本状态I当前在住O本日结帐D昨日结帐N应到未到而被删除的预订其他状态S临时挂帐（退房未结帐）X已被取消（删除）的预订表宾客状态流转图：XS↑↑R─→I─→O─→D↓N2.2客房状态对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。常用以下符号来表示不同的房间类型。房态含义VC干净房VD脏房OC住净房OD住脏房OO维修房（Outoforder）OS锁房（Outofservice）表房态流转图OO/OSOO/OS↑↑↓VC─→OC─→OD─→OC─→VD─→VC第三节基础操作3.1登录一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上,读者只需根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，双击即可打开登录窗口，如下图所示。图正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息，即可进入系统。图3.2退出执行系统主界面右上方的退出按钮，系统提示“是否确信退出系统”，如下图所示，单击〖是（Y）〗，成功退出系统。图3.3更换工号此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换工号功能。执行维护→更换工号，打开如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。图3.4密码修改为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。操作步骤：（1）、执行维护→密码修改，打开密码修改窗口。图（2）、根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认即可。3.5宾客查询系统中常用到查询功能，包括宾客列表、帐号查询。各业务部门使用程度也各有不同，下面的说明中将详细介绍，操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。宾客列表在SMART系统中，按照业务需求将宾客列表分成：预订宾客列表和历史宾客列表。所有宾客列表的结构基本一致，下面以预订宾客列表为例，加以说明。执行前台→宾客列表，打开预订宾客列表。窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页，窗口底行是宾客状态多选栏，该列表系统默认是预订状态。图查询方法●快速查询操作步骤：（1）ALT+A将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；（2）输入已知信息，可以是客人姓名、房号、预订号、账号等，回车，显示查询结果。图●组合查询用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。宾客列表下，单击右下角组合查询按钮或按SHIFT+CTRL+Z，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。图注意：由于前台业务随时在进行，因此如果打开列表时间过长，查询前请点击刷新按钮或按F5来刷新列表中的数据。信息含量每条记录信息含量比较大，需重点指出的项目如下：房价：显示房价的颜色默认是黑色，红色显示的房价表示房价保密。信息灯如下表解释：名称颜色操作VIP贵宾红色（贵宾）主单下，VIP项；保密粉红（要求免查询）主单下，保密项；留言蓝色（有留言）主单下，底行，留言；联房黄色（有联房）主单下，底行，联房；签单绿色――所有费用都允许记帐；墨绿色――部分费用允许记帐；无――所有费用都不允许记帐；主单下，底行，允许记帐；信息灯列表功能按钮窗口右边的功能按钮，一般都是快捷功能，如入帐等，这些功能能否使用视操作员的权限而定。具体如何操作请参见各节说明。3.6房态表查询在SMART系统中的房态管理图不仅可以直接的管理房态，同时还可以全面地反映整个客房的使用和宾客信息，对房态操作员来说，比较直观易懂容易操作。执行前台→房态管理，打开房态管理的窗口。图为便于说明，我们将房态管理图分成三个区域进行说明：左中、底行、右边，具体说明如下。左中：①．不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改；②．当鼠标停留在—在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。③．指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于OK房，可以完成预订、登记等操作，而对于住客房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。底行：①．每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率；②．通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。右边：窗口右边是一组功能按钮，介绍如下：①．登记预订功能按钮有：〖预订〗、〖登记〗、〖快等〗、〖留言〗、〖联房〗、〖统计〗、、〖打印〗、〖财务〗、〖刷新〗。②．房态管理功能有：〖置干净房〗、〖置维修房〗、〖取消维修〗、〖置临时房〗、〖取消临时〗、〖打印〗。③．为帮助初学操作员方便的看懂房态管理图特设置了〖帮助〗按钮，对于房态管理图上的字符标识有详细解释。图注意：房态管理的具体使用将在本书的第一章第五节做详细介绍。3.7系统快捷键的使用在SMART系统中，操作员可以使用相关快捷键来加快对系统的操作。系统主界面下窗口快捷键有：快捷键显示窗口CTRL＋E入帐CTRL＋R房价查询条件输入CTRL＋T公共信息CTRL＋RControlPanelCTRL＋D客房可用及占用CTRL＋H客房实时统计指标CTRL＋Z计算器常用的功能快捷键有：快捷键功能描述CTRL＋N新建预订主单或者档案CTRL＋O打开其他预订主单或者档案CTRL＋S保存当前预订主单或者档案CTRL＋B进入帐务处理CTRL＋K贵宾卡的使用ALT＋T预订主单上联房设置ALT＋A在列表中进行快速查询CTRL＋SHIFT＋Z在列表中进行组合查询ALT＋F5预订主单上信用授权设置CTRL＋E预订主单和帐务主单进行入帐SHIFT＋T帐务主单上进行转帐SHIFT＋C帐务主单上进行结帐F2查看操作日志F4预订主单入住F5刷新当前数据F9预订主单、帐务主单以及列表相关信息打印注意：常用的功能快捷键必须打开相对应的窗口，对应的快捷键才有效。第四节公共信息 用于查阅航班、火车、饭店等社会公共信息。执行前台→公共信息，打开『公共信息』。双击某一项，即可打开相关信息列表查阅。图版本信息用于查阅系统的版本信息。执行维护→版本信息，即可查阅。图切换练习库为便于新员工在岗空闲期间能进行模拟联系，系统特地设计了方便的数据库切换方式，即由正式库切换成练习库，练习库联系期间，不会影响正式库的数据，同时遇到需要对客服务时，也可快捷的从练习库切换到正式库。操作方法如下：登录界面，【班别】：输入实际的班次；【用户名】：输入员工自己的工号，并在自己的工号前加“*”；【密码】：输入自己工号的密码，如下图所示：图第二章前台第一节散客登记本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。1.1散客登记基本步骤操作步骤（方法一）：（1）执行前台→散客登记，打开登记主单。图（2）档案的相关信息填写【本名】处输入客人姓名，回车，系统自动及档案匹配，如下图所示，则表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定〗。若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。图若该宾客没有档案，只需点击客户档案查找中的〖新建〗，为该客人新建一个档案，档案界面如下图显示，输入完客人的其本信息后，单击〖确定〗。（或退出该界面，预订完成后系统自动生成客人档案。）图（3）回到登记主单界面，由下图可以看到，宾客基本信息（包括【本名】、【英文名】、【国家】、【V.I.P】、【语种】、【称谓】、【性别】）等信息都已由宾客档案相关信息导入。图单击选择相关的房价码（4）登记信息的填写，客人的离开时间，房间的类型以及价格：【天数】【离开】【房类】【房号】【定价】。给宾客选择房价码，确定。如不选择，系统默认为门市价格。单击选择相关的房价码图选择房号的时候系统会给予提示：选择房号对应的单选框选择房号对应的单选框图注意：系统房价优惠有两种录入方式：实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。（5）核对客人的来源、市场。【市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源，若有变动，操作员可修改。移动光标至【市场】、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。（6）确定客人预订其他要求：特殊要求、房间是否保密等。（7）基本信息输入完整后，单击工具栏上的存盘按钮，系统提示是否马上入住（8）点击是，保存所录信息。保存后，系统自动生成宾客账号、预订号，客人登记成功。图注意：登记单上粗体项目为必填项目：【本名】、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【来源】、【市场】、【预订类型】，如不填写，登记单不能存盘，并会有相关提示。操作步骤（方法二）：前台〖房态管理〗，打开房态管理窗口。图单击选择将要登记的房号，再点击登记，打开登记主单，填写相关信息，除登记主单上有房类和房号确定了之外，其他操作步骤同方法一。图1.2散客快登在繁忙的业务中，前台工作人员可以用更加快速的登记方法来给客人登记。操作步骤：（1）执行前台→房态管理，打开房态管理图，选中要快登的房间号码，点击房态图右边的快登按钮，打开快登窗口，系统自动记录下刚刚选择的房间号码以及相对应的房类。图（2）根据实际情况修改房价、天数、宾客姓名等，操作同方法一。确定后，系统提示登记成功。1.3散客主单散客主单包括主要信息和附加信息，而主要信息中又分上、下两部分，其中上半部分的信息如“姓名”等为客人的档案信息，下半部分则为客人具体的入住信息，在主要信息中又有一些是必填信息。下表列出了这些信息中需要注意、解释的部分。必填信息：项目说明本名客人的姓名，可以输入中文，也可以输入英文等。到达、离开客人的抵店和离店时间。如果是预订客人，系统默认到达时间为当天的18点；如果是登记或者快登客人，系统默认到达时间为当前客人到达的系统时间。系统默认客人住店一天，离开时间默认为第二天的中午12点。房价码客人住店能享受的房价优惠代码。选择公司、旅行社或订房中心后，一般系统将自动显示及该公司（旅行社、订房中心）匹配的房价码（必须是档案中已有的），操作员选择房类后，房价将自动显示。房类房间类型，一个主单只能选择一种房类。来源来源码主要用于表示宾客来源。客人主单上，选择某房价码，则自动跳出该房价码对应的市场码和来源码。市场市场码主要用于表示宾客的市场类型。客人主单上，选择某房价码，则自动跳出该房价码对应的市场码和来源码。预订类型客人预订的类型，系统默认是保留到下午6点，也可以分为担保预订、确认性预订、临时预订等。其他主要信息：项目说明语种语种及账单打印直接关联，选定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种。V.I.P选择贵宾等级，不选默认为普通客人，选择等级后，宾客列表将有红色信息灯提示。包价房价所包含的内容，如服务费、早餐等。证件类型如果客人用身份证登记，输入证件号码后，客人的性别、生日、街道信息会自动输入。保密选择此项后，查询客人信息时有粉色指示灯标识其为保密客人。备注灵活使用的注意事项。钟点房客人登记单上选中“钟点房”后，退房时系统“钟点房”提示应收费用。同时，夜审时增加一步骤为“本日钟点列表”提示未退的钟点房。房价保密选择此项后，宾客列表中该客人房价显示为红色。共享该项打勾，则表明该房间客人可以及其他客人共享此房间。表附加信息：项目说明销售员销售员信息。若是销售散客（无协议单位），请选择此项信息。该项信息的选择要慎重，直接关系到销售员业绩统计，因此要严格按照实际情况选择。加床正确录入加床数，加床金额，可在系统的加床报表中体现。C/OMsg结账提示信息。该信息在结账前，系统将自动提示。系统中结账前能自动提示的信息有：未传达留言、未归还租赁、C/OMsg、Routing等。1.4常见散客登记实例酒店业务中，客人登记情况复杂多样。除了知道最简便的登记方法，操作员还需要掌握其他不同的情况的登记方法，以便更好地为客人服务。以下主要根据操作方法一进行散客登记实例讲述，重点在于及普通登记的不同之处，如VIP登记、一人订多间房、一人订多种房等。1.4.1VIP登记操作步骤：在普通登记单操作的基础上，VIP处选择客人相应的级别，存盘。1.4.2公司、旅行社或订房中心登记操作步骤：点击“散客登记”，输入客人姓名、抵离等基础信息后，在【公司】（或【旅行社】、【订房中心】）处输入客人所属的协议单位，系统自动匹配该单位档案，选择后，“房价码”处自动显示该协议单位可以享受的房价码及对应房型的房价。同时，系统自动统计该协议单位的业绩。1.4.3一个客人订同类型多间房操作步骤：（1）系统主窗口，执行前台→散客登记打开客人主单，输入客人基本信息后存盘；（2）选择房类后，在【房数】处输入客人所需数量，点击存盘（CTRL+S），系统提示如下：图（3）选择“否”，点击工具栏上的〖分房〗按钮，弹出如下窗口：图（4）根据客人所需房数，在右栏选择房号（打勾即可），点击〖分房〗按钮，或直接点击〖自动〗，系统根据现有房源自上而下分房。同时，自动生成多个客人的预订主单，如下图所示：图注意：一人订多间房时，默认为联房关系（FLAG处显示联房），预订号相同。（5）双击打开其他客人主单，根据实际情况修改客人信息（具体方法请参照本说明书1.5章节），存盘即可。1.4.4一个客人订不同房类多间房系统中复制功能就是用来解决这类问题。复制功能使用前提是：第一个登记主单已经存在。操作步骤：（1）打开登记主单，输入客人信息后存盘。（2）登记主单下，单击工具栏上〖复制〗按钮，弹出如下『主单复制』窗口。图（3）系统默认复制后主单的【抵离日期】、【房类】、【房数】、【房价】、【市场】、【来源】、【包价】等信息及原主单相同。操作员根据客人的实际情况进行修改。（4）〖存盘〗后，当前预订单下方，显示多条预订记录，复制成功。，如下图。图（5）双击该信息打开主单，修改客人姓名等信息，再利用分房功能给客人分房即可。1.4.5同住、共享处理同住用于解决一个房间住多个客人的情况（通常这些客人之间相互认识）。这种情况可以分成两类：两个都有预订的客人同住、新增同住客人，分别对应合并现有预订、新预订两个功能。同住流程如下：同住Share输入姓名同住Share输入姓名新建New合并Combine匹配档案选择档案建档案Add查找预订选择目标预订分配房费已有预订无预订无预订无档案无档案有档案有档案●同住――新增（有档案）操作步骤：（1）打开登记主单，输入客人基本信息后存盘。（2）点击主单工具栏按钮〖同住〗，弹出如下『同住/共享-新增』窗口。【姓名】处，输入新增客人姓名，单击〖新预订〗，系统将根据所输姓名及宾客档案匹配。图（3）假设该客人有档案，则『客户档案查找』窗口显示查询结果。图（4）点击〖确定〗，弹出如下窗口。图（5）根据实际情况分配房费，点击〖确认〗。主单中客人【房间】处显示以#开头，如下，表明客人共享一个房间。注意：『同住/共享』窗口需解释功能如下：项目说明Package该客人的包价，如该房间的早餐为2，则每位客人的早餐应为1。主账对应房费承担对象。一人承担（Z）点击此项，则费用由当前选中的客人承担。平均分（S）选择此功能，则同住的客人平均承担房费。增加（C）继续增加同住客人。Goto点击〖Goto〗，则打开当前选中客人的主单。表●同住――新增（无档案）操作步骤：（1）（2）同上。（3）假设该客人无档案，则『客户档案查找』窗口无查询结果。单击〖新建〗，可打开Profile窗口，录入客人基本信息，单击〖存盘〗，新建档案成功，弹出房费分配窗口。（4）（5）同上。●同住――合并操作步骤：（1）同上。（2）单击〖同住〗，弹出『同住/共享』窗口，单击〖增加〗，【姓名】处，输入新增客人姓名，单击〖合并现有预订〗，系统将根据所输姓名查询预订宾客。『账号查询』窗口，显示查询结果，如下图所示。图（3）单击选择目标记录，单击〖确定〗，弹出房费分配窗口。（4）（5）同上。注意：合并时，两个预订中最多只能有一个是房号确定的。同住之后，修改房价有两种方式：直接在各自预订单上修改；单击〖同住〗,直接在“同住/共享”界面修改。1.4.6自用房自用房操作及一般登记相同，只需增加一步：宾客主单下，【市场】代码选择自用房即可。图1.4.7免费房自用房操作及一般登记相同，只需增加一步：宾客主单下，【市场】代码选择免费房即可。1.4.8钟点房钟点房操作及一般登记相同，只需增加一步：宾客主单下，【市场】代码选择钟点房即可。注意：（1）在客人登记入住后，系统会自动计算入住时间。在结账时，系统会按照收费标准和入住时间，计算应该收的钟点房费。如下图所示：图（2）如上图窗口，所示钟点房收费标准为：在2小时内，按【起步价】60元收费，超出起步时间2小时的，则超出部分按照每小时25元收取。（3）关于钟点房的收费设置，需要在“维护系统”中设置，设置方法见维护系统说明。1.5修改登记信息客人入住后，经常会出现各种各样的需求，如：更改姓名、补充信息、换房、续住、留言等。1.5.1更改姓名前台业务中，客人订多间房或为其他客人订房时，入住后往往需要修改客人姓名。此处主要介绍两种方法，操作员可以根据自己的需要选择。操作步骤（方法一）：（1）在宾客列表中找到目标主单，双击打开。（2）【姓名】处输入客人姓名，回车弹出如下提示窗口：图（3）点击“是”，系统自动匹配档案，根据实际情况选择调用已经存在的档案或新建客人档案，原客人档案仍然存在。点击“否”，原客人档案姓名被修改。存盘即可。注意：修改姓名不当会造成档案的重复，因此操作时要根据实际情况仔细选择。操作步骤（方法二）：（1）在宾客列表中找到目标主单，双击打开。（2）执行档案→宾客档案打开客人档案，【姓名】处输入客人姓名，回车，弹出提示窗口如下：图（3）根据需要选择是或否，存盘即可。注意：一人订多间房，分房后修改客人姓名时不能采用此方法，否则所有用该名字订房的客人档案都将被替换。1.5.2补充信息信息的修改操作非常简单，只需在主单中找到需要修改的项目，直接修改，〖退出〗前〖存盘〗即可。1.5.3换房操作步骤：（1）宾客列表中找到目标客人，双击打开。（2）【房号】处打开分房窗口，选择合适的房间，点击〖确定〗，存盘时弹出如下窗口：图（3）选择正确的理由即可，系统可以生成相应的换房报表。1.5.4续住操作步骤：（1）宾客列表中找到目标客人，双击打开。（2）【天数】或【离开】处修改客人的离店信息，存盘。注意：如果当前客人房间在其续住时间内有其他预订时，会出现以下『排房冲突警告』窗口。图这时酒店就需要来判断该房间租给那位客人是最合理的，再在系统中修改相关信息，修改方法如下：方法一：直接修改预订客人的房号，让现在住房的客人继续住下去；方法二：让预订的客人住该房，现在住房的客人在该房间到期时更换其他房间。1.5.5留言前台业务中，住店客人或店外访客会在总台做留言，因此需要前台操作员录入系统中，以便及时传达信息。操作步骤：（1）宾客列表中找到目标客人，双击打开。（2）点击主单底行〖8.留言〗，打开如下留言窗口。图（3）点击〖增加〗，右栏保存了一些常用留言，输入留言或直接从右栏中的帮助信息中双击选择，〖保存〗即可。图（4）主单中〖留言〗显示为蓝色。留言有效期默认为一天，列表中显示为蓝色信息灯。如下图所显示。主单上留言显示蓝色主单上留言显示蓝色列表中留言灯亮起图列表中留言灯亮起图1.6房类资源为了能清楚明了地显示出一段时间内酒店客房资源的占用情况，系统内设置“客房可用及占用”表以便查询。执行前台→房类资源，打开『客房可用及占用』列表，如下图所示：图为了便于说明，根据显示条件和附加信息就该列表进行阐述。显示条件：项目说明项目显示内容。默认显示可用房，用户可以点击打开下拉列表，选择“占用房”、“维修房”和“当日抵达”等条件，点击〖查询〗即显示所需结果。日期默认显示半个月的房类情况。用户可以自行选择一个月或更长的时间查询。房类默认显示所有房类，可以选择任意一种或几种。Tentative临时性预订，指没有担保的预订，如保留到18点的；如果客人预订时押卡或有担保的则称为确认性预订。默认Tentative前不打勾，即统计数据中不包含临时性预订。查询选择条件后点击〖查询〗显示结果。表附加信息：项目说明Arrivals当前预计抵达房数Departures当前预计退房的房间数Adults当前预计抵店人数Children当前预计抵店小孩人数Oo处于维修状态不可卖的房数Overrsv当前酒店已超预留的房数Overbook酒店允许超预留的总房数Datetype当前日期所属的房价日历的类型，房价日历的类型由酒店自行划分WaitlistRms当前处于Waitlist状态的预订房数WaitlistPers当前处于Waitlist状态的预订人数TotalAvl当前可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确定预订数MaxAvl当前最大的可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确认性预订数MinAvl当前最小的可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确认性预订数—临时性预订数Turnaways当前客人询问了，但没有预订房间的数量TotalOcc当前占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数MaxOcc当前最大的占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数+临时性预订房数MinOcc当前最小的占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数Events酒店的活动事务，用于记录酒店各类可能影响出租率的事务表注意：整个『客房可用及占用』窗口的数据是实时刷新的；查看【占用房】和【当日抵达】数据时，可以双击这两项对应的房数，打开查看相关明细并可以打印。如下图所示：图1.7宾客列表为了方便查询客人、团队信息，宾客列表以直观的形式显示有效客人的基本信息。操作员可以根据客人姓名、房号、公司、抵离日期等信息快速查找到预订、在住、本日退房客人等。执行前台→宾客列表打开宾客列表，如下图所示：图1.7.1宾客列表主窗口『预订宾客列表』上方是可以互相切换的标签页，如下图所示，所有预订客人又被细分为“散客&成员”、“团体&会议”、“VIP”等（酒店可以根据需要进行自定义设置）。列表中部显示客人的基本信息，如下图：图对于其中某些项目及信息灯解释如下：宾客列表项目说明房号如房号处显示的为#+数字，则表明有相同数字的房间为同住/共享房。#表示客人需要的房数。次数表示客人到酒店入住的次数。该客人为VIP。该客人要求保密。该客人有尚未传达的留言。联房（一人订多房时默认自动联房）。所有费用允许记账。部分费用允许记账。表列表底行为状态栏多选框，默认为预订状态。用户在查找客人的时候，首先要选择正确的状态，或直接选择“所有”。图列表右栏为查找框及一系列功能按钮，具体功能请参照前台部分内容。1.7.2信息灯信息灯的设置请参见下表：名称颜色操作VIP红色（是贵宾）主单下，VIP项；保密粉红（要求免查询）主单下，保密项；留言蓝色（有留言）主单下，底行，留言；单击留言灯可查阅、处理留言信息；联房黄色（有联房）主单下，底行，联房；单击联房灯可查阅、处理联房；记账绿色――所有费用都允许记账；墨绿色――部分费用允许记账；无――所有费用都不允许记账；主单下，底行，允许记账；单击记账灯可查阅记账权限；信息灯列表由上表可以看到，VIP、保密的设置比较简单，下面着重说明如何设置联房、记账。留言设置请参照本章1.5.5留言。●联房操作步骤：（1）单击〖联房〗，打开『联房设置』窗口，单击〖增加〗，打开『账号查询』窗口；（2）输入查询条件，单击〖检索〗，显示查询结果，核实正确时，单击〖确定〗，弹出提示框：“是否同时更新PackageRouting设置？”。PackageRouting是指联房的各房间包价共享。（3）按实际情况选择是否更新，联房成功。图●记账允许记账，即客人登记成功后，可签单付费，如餐厅消费可以签单转前台而不用付现，此时宾客列表中该客人的记账灯显示亮绿色。设置所有费用都允许记账：单击〖允许记账〗，打开『允许记账费用』窗口，单击“所有费用”前“□”，使框内出现“√”符号，如下图-1所示。单击〖确定（O）〗，设置所有费用可以签单成功，记账灯显示。设置部分费用允许记账：单击〖允许记账〗，打开『允许记账费用』窗口，单击目标费用前“□”，使框内出现“√”符号，单击〖确定（O）〗即可。如设置客房、商务中心――传真、商务中心――复印允许记账，单击选择这些费用，如下图-2所示即可，记账灯显示。图1.7.3查询●快速查询操作步骤：（1）ALT+A将光标移至输入条件处（或鼠标单击右上角快速查询输入框）；（2）输入已知信息，可以是客人姓名、房号、预订号、账号等，回车，显示查询结果。图●组合查询用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。宾客列表下，单击右下角组合查询按钮或按SHIFT+CTRL+Z，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。图注意：由于前台业务随时在进行，因此如果打开列表时间过长，查询前请点击刷新按钮或按F5来刷新列表中的数据。1.8档案档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。1.8.1客户档案主窗口主窗口下，点击“客史档案”打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。图『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗或ALT+O，显示查询结果，双击某记录，可打开。点击“清除”可清空所有的输入条件以便重新再输。针对一些较为复杂的查询，可以使用组合条件查询（CTRL+SHIFT+Z）。查询常用条件有：名称、单位名、协议号、销售员等。1.8.2新建宾客档案●操作步骤（1）『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口；（2）单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。图（3）输入客人【本名】，按Tab键，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名2】。（4）使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。（5）如输入客人身份证号码，系统将自动进行校验，通过校验后，客人的性别、生日、籍贯和街道信息将自动产生。（6）基本信息录入完整后，单击〖存盘〗（CTRL+S），自动生成档案号。图注意：姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如账单、登记单）的正确显示。新建档案时，先输【本名】，回车，【姓】、【名】、【姓名2】将自动显示为中文名对应的拼音。●档案信息（1）主要信息――客人主要信息，如上图所示；（2）附加信息――客人附加信息，如下图所示；图附件信息中可以设置客人为黑名单或付现客人。（3）喜好&特要――客人的特殊要求、喜好；其中特殊要求、偏好房号、排房要求直接及预订挂钩；图（4）优惠策略――房价优惠优惠，主要针对协议单位，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；图（5）统计分析――客人历史消费统计；图（6）图像资料及相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料；图注意：档案作为酒店业务的重要资源，是整个系统的基础，及预订有着紧密关联。新建预订或登记时，输入客人姓名后系统都会自动及档案匹配。如果该客人有档案，可以直接选择档案，系统直接从档案中导入已知信息到主单中；如果无档案，则需要新建档案。·其他日常业务中偶尔会出现档案重复等情况，因此操作员需要学会如何合并档案。操作步骤：（1）点击〖客史档案〗，找到目标档案，双击打开。（2）点击档案窗口按钮〖合并〗，系统自动搜索出及原档案名称相同的档案，用户也可在【姓名】处输入搜索。图（3）找到目标档案后〖确定〗，系统提示“是否确信合并档案”，点击是。图（4）『喜好及特要』窗口【说明】处显示档案合并信息。用户也可以在点击主单工具栏〖日志〗（F2）查看操作日志。第二节散客预订2.1散客预订基本步骤（1）主窗口下，点击菜单按钮〖散客预订〗打开如下预订主单，加黑的为必填项：图（2）输入客人【本名】，系统自动匹配档案。如客人有档案，选中后确定即可；如客人无档案，点击〖新建〗或退出『客户档案查找』窗口。（3）输入【抵离】、【房类】等基本信息，确认【房价码】、【来源】、【市场】和【预订类型】（可以设置默认值）。注意：【来源】和【市场】的选择将影响报表数据的统计，【预订类型】及『房类资源』中Tentative的数据有关，因此请仔细确认此三项代码。（4）如客人属于某协议单位，在【公司】（或旅行社、订房中心）处输入名称，系统自动匹配档案，选择后〖确定〗即可。【房价码】和对应房类的价格会自动生成，同时将自动统计该协议单位的业绩。（5）确认客人房价和其他需求，如【特殊要求】等，存盘。系统自动生成宾客账号、预订号，预订成功。注意：系统房价优惠有两种录入方式：实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。图2.2散客预订主单散客预订主单及登记主单相同，此处不再赘述，具体请参照本章1.3散客主单。2.3常见预订实例常见的预订，除了一次订一间房的，还有一次订同种房类多间，一次订不同房类多间的情况等。由于预订的操作方法及登记一样，此处不再赘述，详细方法请找照本章1.5常见散客登记实例。2.4预订修改客人预订后，经常会出现一些业务要求，如修改信息、补充信息、取消预订、取消后要求恢复等。2.4.1修改信息信息的修改操作非常简单，只需在预订单中找到需要修改的项目，直接修改，〖退出〗前〖存盘〗即可。2.4.2补充信息补充信息的操作非常简单，预订主单上有的项目，可以直接在预订单上录入，〖退出〗前〖存盘〗即可。2.4.3取消预订操作步骤：（1）宾客列表中，找到目标预订客人，双击打开主单。（2）主单中，执行状态→取消，弹出宾客状态更改窗口。图图（4）宾客状态更改窗口，选择【原因】，有其他说明的，录入说明，之后单击〖确认〗按钮，取消成功。注意：（1）取消后，宾客状态由R→X；（2）一般取消理由由酒店根据以往经验提供，在『维护』中设置。取消时，原因是必填项，一般要求操作员根据业务实际录入，保证后期数据分析的准确性。2.4.4预订恢复取消之后，可以恢复。预订宾客列表中，选中底行的状态“取消”，找到目标预订单，打开主单后，执行状态→恢复，弹出确认窗口，单击〖确认〗即可。恢复成功后，宾客状态由X→R。2.5更换宾客档案酒店业务中有多种情况下（如，实际住客和预订单上客人不是同一个人时）需要更换客人档案。更换档案的方法已在散客登记章节介绍，具体方法请参照本章1.5.1修改姓名。第三节团队预订3.1团队预订基本步骤团队预订的基本步骤可以分成两部分：一、基本信息的录入；二、预留房操作。操作步骤：（1）――（4）团队基本信息录入（1）点击主窗口〖团队预留〗打开团队预订主单。（2）【名称】输入团队名称，确定【国籍】、【语种】，预订时选择正确的语种，打预订确认单时，系统会默认所选语种。（3）确定【旅行社】（或【公司】/【订房中心】），此处以旅行社为例。光标移动至【旅行社】处，输入旅行社名称，回车，系统自动匹配旅行社档案，客户档案查找窗口显示符合查询条件的旅行社列表，选中。单击〖确定〗，【旅行社】处显示该旅行社档案号，【房价码】处显示该旅行社专用协议代码，移开光标，显示旅行社全名。图（4）录入【抵离日期】，方法同散客；录入【成人】、【小孩】等其他信息。基本信息录完后，单击〖存盘〗按钮，系统自动生成团队账号（G＋9位流水号）、预订号。图预留房操作：（5）单击〖预留〗按钮，打开客房预留窗口，选择【房类】、输入【房数】、【人/间】。单击〖确定〗，弹出确认窗口，单击〖是（Y）〗，某房类预留成功。若需预留其他房类，只需重复上步骤即可。图3.2团队预订主单一个完整的团体主单包含以下内容：主要信息、附加信息、团体付费及记账情况、预留房信息、团体成员信息等。团体预订主单中主要信息、附加信息的大部分内容和散客预订单一致，下表列出了团体预订主单中需要指出的几个参考项目，操作员只要了解含义即可。项目说明共同点成人团体成员的成人数（不包括陪同、导游）。根据排房情况，这些值都会自动调整，仅供参考。小孩团体成员的小孩数量。房数团队的房间总数（如果只在房数处输入一数量，而不做预留操作，并不会真正占用房类资源）。房价指团体中各种房类中的最高价格，系统设计了专门的【房价】定义功能。此处的房价将自动根据房价定义情况进行调整。仅供参考。表3.3客房预留处理客房预留即建立团队占房，是团队业务处理中特有的功能。团队预留房处理包括预留、调整预留数、释放纯预留。3.3.1客房预留客房预留操作步骤即团队预订基本步骤之五，此处不再赘述。要注意的一点是：团队中预留房的抵离日期范围不能超出团队主单抵离日期范围。3.3.2调整预留数预留数有增减变化时，需要调整预留数。操作步骤：（1）团体预订单下，双击预留记录，打开『修改预留』窗口；图（2）选择【房类】，表示换房类；修改【房数】，调整需要数；也可修改预留时间（【开始】、【结束】）、【房价】。单击〖删除〗，删除该预留记录；（3）〖存盘〗，退出即可。3.3.3释放纯预留首先要求操作员明确纯预留的含义。可以从两方面来理解纯预留：（1)从操作上看，有预留，无分房的，即为纯预留；（2)从信息上看，团队主单有效记录中有指定【房类】，同时没有产生成员账号的预留，可以理解为纯预留。操作步骤：团队主单下，按F8或执行客房→释放所有纯预留，弹出确认信息提示框，单击是，即可。图3.4成员批量处理成员主单界面及散客界面基本一致，基本业务操作也基本相同。但团队成员又有其特殊性，同一团队的各成员间有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员处理设计了批量信息输入功能。批量处理功能可以批量处理成员入住、预订取消，批量开关电话、VOD等接口，修改抵离日期等。下面指出批量开关电话等操作的基本步骤：（1）团体主单下，单击〖分房〗，打开『综合排房』窗口，按客人要求选择房号后，单击〖分房〗，系统自动生成成员记录。图注意：综合排房窗口下，分房有两种方式：手工、自动。手工分房就是选择所需房号，单击〖分房〗按钮；自动分房不需要选择房号，只需直接单击〖自动〗按钮，系统将自动自上而下分房。（2）退出『综合排房』窗口，主单下方显示多条记录。图（3）单击〖批量处理〗按钮，打开住店信息批量处理窗口。图（4）系统默认全选所有成员记录，操作员可以根据工作需要，选择目标记录。注意：选择记录的方式：①、利用窗口上全选、反选按钮；②、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；③间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（5）选择项目值，单击〖执行〗按钮，即可看到批量处理效果。（6）修改团体成员信息时，直接点击右栏“项目”下的“宾客档案”打开修改成员信息界面。单击选中成员，改完以后存盘即可。如下图：图3.5定义团体付费团体账务分为团体主单账务和成员账务两部分。这两者之间通过团体付费的设置实现成员费用到团体主单的自动转账，因此团体付费也可以理解为团体成员（定义账户）的批量设置。团体付费定义是否正确，直接关系到团队的结账速度。通常团体付费的定义是由酒店预订员或接待员在预订或登记时完成。操作步骤：（（1）、团体主单下，单击“4.团体付费”，弹出『选择费用类型』窗口。图（2）费用类型按树型结构显示，单击多选框，选择费用。（3）单击〖确定〗，团体付费定义完成。注意：（1）团体付费定义前后，请比较成员房间定义账户的变化。（2）团体付费只对定义之后的录入的费用起作用，对于定义之前已有的费用，如需要转账，必须手工处理。（3）如某一团队内客人团体付费形式多样，请在『批量处理』中进行操作。3.6散团转化3.6.1成员出团成员出团主要用于处理团队成员迟于团体主单离开的滞留问题。它必须在团队主单结账前执行，一旦转化成功，就切断了成员及团队之间的联系，使得成员转变成一般的散客。成员主单下，执行其他→散团转化，系统提示“确信要进行出团操作吗?”，单击〖是（Y）〗，出团成功。图3.6.2散客入团操作步骤：（1）宾客主单下，执行其他→散团转化，系统提示“确信要做入团处理吗?”。图（2）单击〖是（Y）〗，弹出『请选择有效团队会议』窗口。图（3）单击选择团队，系统提示“确信要加入――XXX团”。图（4）单击〖是（Y）〗，入团成功。 注意：（1）宾客入团、成员出团操作都应注意房价的问题，如有变化需手工修改。（2）另在转化过程中，账号都是不改变，只改变了团队号。（3）团队成员批量出团或转团操作也在团队主单中的『批量处理』进行操作。第四节前台收银4.1账务处理主单宾客列表中，单击目标客人，窗口下方自动显示当前客人的帐务信息，操作员可直接在列表上做帐务处理。图操作员也可以通过查询功能，找到目标客人，点击右排工具栏中的〖账务处理〗按钮打开账务处理主单。（或双击打开客人预订单后，点击工具栏上的〖账务处理〗按钮）。图账务主单可分成五个部分加以说明：左上、左下、右上、右下、底行。左上：显示宾客账户。其中联房、同住或是团队成员，一起显示。左下：默认显示各类费用汇总，也可以选择按客人显示账务明细（可用于识别转账信息）。右上：显示客人基本信息，各项含义及其注意点如下。项目说明团队名显示团队名称（若该客人是团队成员，即有【团队】信息）公司/旅行社公司、旅行社信息包价包价信息应收客人当前的余额，押的信用卡及信用金额备注前台备注及结账提示特殊要求前台特殊要求，点击该项目可以选择特殊要求表右下：默认显示有效账务明细，红色表示客人所交金额。将底行的滚动条往后拖可以看到操作员工号、时间等详细信息。底行：重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。4.2账务处理4.2.1入账操作步骤：（1）账务主单下，单击工具栏上〖入账〗按钮，弹出『入账』窗口；图（2）【代码】处按F1选择相应的项目，【金额】处输入数额；（3）输入【单号】等信息，单击〖入账〗。如果输入定金，系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择，有些酒店的定金单由收银员手工填写。注意：如果一次入多笔相同项目的账务，也可以在宾客列表中进行操作。找到目标信息，点击〖入账〗，【代码】选中后在【锁定营业项目】前打勾，选择不同的客人房间，其他操作同一般入账。4.2.2冲账用于冲减当天本人、本班发生的账务。操作步骤：（1）账务主单下，单击选中目标账目，可以是一条也可以是多条。图（2）执行明细账务→冲账，弹出确认窗口，单击〖是（Y）〗，冲账成功。4.2.3调整调整功能一般用于修改隔天账务，输入增加或减少的费用。操作步骤：（1）账务主单下，单击〖调整〗，打开『调整』窗口；（2）【代码】处输入原费用代码，并输入折扣的【原因】；图（3）【金额】处输入金额，单击〖确定〗，退出即可。调整项目账务信息中【TAG】处有标记AD。4.2.4信用卡处理信用卡操作包括正确操作押卡、取消无效押卡。押卡操作步骤：（1）账务主单下，执行其他→信用，打开『信用授权明细』窗口。（或直接点击账务主单出口【应收】最后一项）（2）选择【项目】（即信用卡类型），录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【水单号】等；（3）单击〖确定〗，信用授权明细窗口显示有效压卡记录；图（4）登记主单【付款方式】、【信用限额】，显示相应信息；同时账务主单【应收】处显示卡信息及金额。取消押卡操作步骤：（1）账务主单下，按SHIFT+F3，打开『信用授权明细』窗口，系统默认显示有效的押卡记录；（2）双击目标押卡记录，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”，单击〖是（Y）〗，取消成功；图注意：单击信用授权明细窗口左下角多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。4.2.5定义账户定义帐户归纳起来有三种用法：帐务分类、定义转帐到某宾客帐户、定义转帐到应收。帐务分类操作步骤：（1）、预订主单下，单击〖定义帐户〗，打开定义分帐户窗口；（2）、单击〖增加〗，输入【帐户名称】；（3）、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码；图（4）、输入【备注】、【付款方式】等信息〖存盘〗、〖退出〗即可。图效果：系统自动将帐务分成两类，严格按照所选费用代码规类。●定义转帐到某宾客帐户操作步骤：（1）、单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入房号或姓名。图（2）、回车，弹出『帐号查询』窗口，核对客人信息。图（3）、单击〖确定〗，自动显示帐号、姓名。图（4）、单击〖增加〗，输入【帐户名称】；（5）、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码；（6）、输入【备注】、【付款方式】等信息〖存盘〗，『定义分帐户』窗口如下图所示。效果：自动把子帐户中的费用转帐到目标帐户。定义转帐到应收操作步骤：（1）、单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入AR帐号或AR帐名称，回车，弹出『帐号查询』窗口，核对应收帐信息，单击〖确定〗，自动显示【帐号】、【姓名】。图（2）、其他步骤同上。效果：按照分帐户涉及的费用代码，将帐务分成两类，并提示转帐目标。4.2.6分账分账用于把一笔账，分成两笔，一般结合选账、转账、部结等功能一起使用，完成某项业务。操作步骤：（1）账务主单下，单击选中目标账目（不用打勾）。（2）单击〖分账〗，打开『分账』窗口。图（3）【请输入拆分后金额】处，输入金额。（4）单击〖确定〗，目标账目自动拆分成两笔。注意：拆分过的账目TAG处有标记S和SP。4.2.7选账常用的选账方式直接选择、按费用代码选账和按宾客选账。直接选择比较简单，结合CTRL或SHIFT选中账目即可，此处主要介绍按费用代码选账和按宾客选账。按费用代码选账账务主单下，单击左下角费用汇总（可多选），可选中该账户下所有同代码的账目，如下图，单击左下角“房费”，右边明细账中所有的房费都被选中。图按宾客选账账务主单下，单击左下角“按客人”，单击选择某位客人，即可选中该客人的所有账务。图4.2.8转账用于把客人账务从一个账户转到另外一个账户,主要有联房转账、转其他房间和转公司账三种情况，下面将作一一介绍。操作步骤（联房客人转账）：（1）打开联房客人账务主单，找到目标账户，单击打开。（2）选中需要转到其他房间的账目（打勾），点中账目前所打的勾拖动到目标客人账务主单，系统提示“是否确信将选中账目转到（房间）客人”，点击“是”，转账成功。图（3）被转账账目TAG及【转账】处有标记。注意：联房转账时，不能选中左上角的『同行客人账务』，必须打开须转账客人的账户，如上图所示，否则无法成功操作账务拖动。●操作步骤（转客房账）：（1）账务主单下，选择目标账目；（2）单击〖转账〗，弹出『转账』窗口；图（3）若是所有选择费用都转到对方账户，直接进入（4）；若只是转所选账目中的部分，可在【费用合计】中输入要转的金额。（4）、【房号】处输入目标房号（或账号），回车，系统自动及当前宾客匹配，弹出查询结果。图（5）核对并选择目标账户，单击〖确定〗，【账户】Acc#处显示目标账户名。（6）单击〖确定〗，所选账务自动转至目标房间。●操作步骤（转公司AR挂账/消费账）：（1）账务主单下，选择目标账目；（2）单击“转账”，弹出“转账”窗口；图（3）确认【费用合计】，【房号】处输入公司/消费账的名称或按F1查找。图（4）选中确认，点击〖确定〗即可。4.2.9部分结账酒店业务中，客人有时会就部分账目进行结账，如结房费或餐费等。系统中，当账务列表中有选中的账目时，〖结账〗为部结功能。操作步骤：（1）账务主单下，选中需要部结的费用。（2）单击〖结账〗，弹出『部分结账』窗口。图（3）如果按选中的费用结账，直接点击〖确定〗，弹出『结账』窗口；如果按客人指定金额结账，必须在【结账费用】处输入需结的费用，系统自动将某笔账拆分。选择付款方式，打印客人账单即可。图4.2.10临时挂账退房不结账的情况在酒店业务中也是时常发生的，系统中使用临时挂账功能处理。操作步骤：（1）账务主单下，执行账务处理→挂账；图（2）弹出加收房费窗口。图（3）根据实际情况选择房费加收（系统可以自定义默认加收房费的时间，如中午12点），系统提示“是否确信要将Fxxxxxxxxx临时挂账”。图（4）单击〖是（Y）〗，宾客状态由I转化为S。临时挂账中涉及的账务处理方法基本同普通客人。注意：临时挂账后，客房状态由OC→VD。4.2.11宾客结账结账操作简要流程：（1）打印账单；（2）单击〖结账〗；（3）选择结账方式；（4）结账收款。下面按客人结账时的不同付款方式，进行说明：人民币现金结账操作步骤：（1）账务主单下，单击〖结账〗，一般会弹出『结账』窗口，如下图所示。图（2）一般客人结账会有如下几种情况：a.离日为本日，结账时间早于酒店规定的加收半天房费之前，直接弹出『结账』窗口,如上图所示。b.离日为本日，结账时间迟于酒店规定的加收半天房费的时间，则弹出半天房费加收窗口，选择是否加收，再结账。图c.离日为本日以后，则弹出『选择结账方式』窗口.图d.如客人房间为钟点房（客人主单右下角选择“钟点房”），默认DAYUSE栏选择【钟点房】，同时右下角金额输入框被激活。（3）按实际情况选择后，即切换到『结账』窗口。【代码(D)】处输入现金付款方式，检查【金额】是否正确，核对完毕后，点击〖确定〗弹出『单据打印』窗口。图信用卡结账操作步骤：其他步骤同现金结账，重要区别在『结账』窗口处理上。若客人已押卡，结账时『结账』窗口默认用卡结账；若临时用卡结账，请在【代码】处输入付款方式代码，【金额】处，系统自动显示结账款金额，输入【卡号】及【单号】，单击〖入账〗，弹出账单……（处理同现金结账，不再赘述）。4.2.12联房结账联房结账有两种情况：所有联房客人一起结账、部分联房客人一起结账。所有联房客人一起结账操作步骤：（1）找到联房某一成员，打开其账务主单，窗口左上角显示及该客人联房的所有人员。深蓝色选中的为当前选中的宾客。图（2）选择“同行客人账务”，如上图，点击〖结账〗，按照普通客人结账流程即可完成联房客人批量结账。部分联房客人一起结账操作步骤：（1）找到联房某一成员，打开其账务主单；（2）执行文件→部分账户，打开『部分账户』窗口，单击多选需要结账的客房；图（3）单击〖选定〗，账务主单显示“部分账户账务”，单击〖结账〗即可。图4.2.13团队结账相对散客结账，团体结账要复杂一些，因为团体账务由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单账务和团体成员账务。只有当团体成员主单和团体主单的状态都是“O”时，团体结账才算完成。团队结账要求先成员，后主单。系统将团队主账、成员账务显示在同一账务窗口下。一般团队账务主单包含：团队主账（账号为Gxxxxxxxxx），成员账，整个团体账务（包含团队主账和所有成员账）。图成员账务每个成员账务下，都有系统自动生成的团队付费子账户。成员账务处理基本同散客一致。团队结账基本流程：查询团队查询团队成员账务非零账务成员结账查看团队主单账务团队主单结账操作步骤：（1）宾客列表下，查找到目标团队，双击打开团队账务主单；（2）查看非零账务成员，为成员结账，成员结账方式及散客相同；（3）单击选择“整个团体账务”，结账，即可将结账成功。●团队成员账务一起结账团队、成员账务一起结算，只需选择“整个团体账务”，结账即可。4.2.14结账错误补救操作步骤：（1）账务主单下，执行账务处理→撤销结账，打开『历次结账明细』窗口。图（2）单击选择结账记录，弹出确认窗口。图（3）单击〖是（Y）〗，部结撤消成功。（4）撤消后，账务返回到账务主单，要求操作员正确处理收款记录。注意：撤销部分结帐和撤销结帐都只能撤销当天的帐务。4.2.15宾客结账错误补救操作步骤：（1）账务宾客列表下，选择本日结账状态，查找到目标客人；（2）双击打开账务主单，执行账务处理→重新入住，弹出确认窗口，单击〖是（Y）〗，重新入住，即可进行账务补救。图（3）若是有账目遗漏，补录账务，再结账即可；若是结账错误，则需撤销结账，再做处理，使用撤销结账功能即可。注意：（1）重新入住时，如果原房间仍是脏房，则系统提示如下，点击“是”，客人状态变“S”。打开客人主单给客人换房或等房间清洁后再重新入住即可。图（2）团队重新入住类似散客，此处不再赘述。4.2.16账单处理关于账单的操作都是在账务主单下，具体情况有以下几种：项目操作步骤备注打印选择账目选择目标，单击〖账单〗，弹出窗口，单击“所有选中账”，打开账单，打印即可；只有账务主单下选择账目后，单击账单，打开的选择窗口中才会有“所有选中账”项。未结账账单打印单击〖账单〗，弹出窗口，单击“所有未结账”，打开账单，打印即可。补打部分结账账单单击〖账单〗，弹出窗口，单击相应的“结账单号”，打开账单，打印即可。系统中部分结帐的结帐号为字母B＋流水号。结账时打印账单结账完后，系统自动弹出打印账单窗口。表账单打印默认打印明细账目，操作员也可根据客人要求选择其他模式：按费用分类、按日期分类、按房间费用分类、按成员分类等，同时可以在账单左下角选择账单语种。所有这些账单模板都由工程师在系统切换之前按酒店格式设置。图查房查房功能是客人在退房时，前台人员通过系统按钮直接进行报房处理，由指定的铃声提醒客房中心有房间要求退房。这样可以及时、迅速的通知客房中心进行查房。查房操作