学校会议室的规章制度

学校会议室的规章制度第一章总则

为了加强学校会议室的管理，确保会议的效率和质量，制定本规章制度。本制度适用于学校内所有会议室的使用与管理，旨在规范会议流程，明确责任分工，保障会议设备设施完好，提高会议效率。

一、会议目的

1.会议旨在传达政策、研究工作、解决问题、沟通交流、提高工作效率，禁止利用会议时间进行与会议无关的活动。

2.会议应注重实效，议题明确，议程合理，严格控制会议规模和时间。

二、会议类型

1.学校会议分为全体会议、专题会议、部门会议等。

2.全体会议由学校领导主持，全体教职工参加。

3.专题会议由相关领导或部门负责人主持，相关人员参加。

4.部门会议由各部门负责人主持，本部门人员参加。

三、会议组织

1.会议的召开应由主持人或会议发起人提前向学校办公室申请，经批准后方可召开。

2.学校办公室负责会议的统筹安排、通知发布、会议纪要整理等工作。

3.会议主持人负责会议的组织、议程安排、会场纪律维护等工作。

四、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、无故缺席。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，保持会场安静。

3.与会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，不得交头接耳、随意走动。

4.会议内容涉及保密事项，与会人员应严格保密，不得泄露。

五、本规章制度自发布之日起实施，学校各部门应认真贯彻执行。如有违反，将按学校相关规定进行处理。学校办公室负责对本制度的解释和修订。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程如下：

一、会议筹备

1.会议发起人应根据工作需要，确定会议主题、议题、议程和参会人员范围。

2.会议发起人应提前向学校办公室提交会议申请，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.学校办公室负责审核会议申请，统筹安排会议室、会议设备等资源，并及时通知会议发起人和与会人员。

二、会议通知

1.学校办公室应在会议召开前至少3个工作日发布会议通知，明确会议时间、地点、议程和参会人员。

2.会议通知应包括会议主题、议题、议程、参会人员名单、会议准备工作等内容。

3.会议通知可通过校内公告、邮件、短信等多种形式发布，确保与会人员及时了解会议信息。

三、会议签到

1.会议开始前10分钟，与会人员应到达会场进行签到。

2.签到方式可采用纸质签到、电子签到等形式，由学校办公室负责组织。

3.会议主持人应在会议开始前5分钟，对与会人员的到会情况进行统计，并向会议发起人报告。

四、会议议程

1.会议主持人应按照议程安排主持会议，确保会议议题逐一进行。

2.会议议题讨论时，与会人员应充分发表意见，主持人应确保讨论充分、有序。

3.会议议程如需调整，应由会议主持人提出，经会议发起人同意后进行调整。

五、会议记录

1.会议期间，学校办公室应指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论和决定事项。

2.会议记录应客观、真实、完整地反映会议情况，并存档备查。

3.会议结束后，会议记录应及时整理，由会议主持人审阅、签字确认。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作安排。

2.会议总结应包括对会议成果的肯定、对与会人员的感谢、对下一步工作的部署等内容。

3.会议总结可由会议主持人或指定人员在会议纪要中记录。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，学校办公室应将会议纪要、签到表、会议通知等相关资料整理归档。

2.归档资料应按照学校档案管理规定进行保存，以备后续查询和审计。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的有效转化和决策的执行，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的编制与分发

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审阅。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审阅，并提出修改意见。

3.会议纪要经会议主持人确认无误后，由学校办公室进行格式统一和排版，并于2个工作日内完成正式会议纪要的编制。

4.学校办公室负责将正式会议纪要分发给与会人员、相关部门和责任人。

二、决策事项的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决策事项应进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.学校办公室应协调相关部门和责任人，确保决策事项的落实。

3.责任部门应制定具体实施方案，责任人应按照实施方案推进工作。

三、进度跟踪与反馈

1.责任人应定期向会议主持人汇报决策事项的进展情况，遇到问题应及时反馈。

2.会议主持人应定期检查决策事项的落实情况，对进度滞后的事项进行督促。

3.学校办公室应建立会议决策事项跟踪表，记录各事项的进展情况，并进行定期更新。

四、会议纪要的执行评估

1.对于已完成的决策事项，学校办公室应组织相关人员进行评估，总结经验教训。

2.评估结果应作为改进会议管理和决策执行的依据，及时向学校领导层报告。

3.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并重新明确完成时限。

五、会议纪要的归档与查阅

1.学校办公室应将正式会议纪要按照档案管理规定进行归档，确保资料的安全和可追溯性。

2.会议纪要的查阅应在保密的前提下提供便利，相关人员可通过学校办公室申请查阅。

3.学校办公室应定期对会议纪要进行整理，为学校管理和决策提供历史资料和参考。

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效使用和设施完好，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.使用部门需提前向学校办公室提出会议室使用申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.学校办公室根据会议室使用情况，统筹安排并确认预订结果，及时通知申请部门。

3.会议室预订应遵循先申请、先安排的原则，特殊情况下，学校办公室有权调整会议室分配。

二、会议室使用

1.使用部门应按照预订时间、地点使用会议室，不得随意更改或占用其他部门预订的会议室。

2.会议期间，使用部门应确保会议室内的设施设备完好，遵守会议室使用规定。

3.会议结束后，使用部门应及时清理会议室，将设施设备归位，确保会议室整洁。

三、会议室设施设备管理

1.学校办公室负责定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.使用部门如发现设施设备故障，应及时向学校办公室报告，以便及时维修。

3.会议室内的设施设备不得随意搬离或更换，确需调整时，应报学校办公室审批。

四、会议室环境卫生

1.会议室应保持整洁卫生，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.使用部门应负责会议期间的卫生保洁工作，必要时可联系学校后勤部门协助清理。

3.学校办公室定期对会议室进行卫生检查，发现问题及时整改。

五、会议室安全管理

1.使用部门应确保会议期间的安全，遵守消防安全规定，严禁使用明火。

2.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.学校办公室应制定应急预案，应对会议期间可能发生的突发事件。

六、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由学校办公室统一管理，使用部门需在会议开始前领取，会议结束后及时归还。

2.使用部门应妥善保管会议室钥匙，不得私自复制或转借他人。

3.钥匙丢失或损坏，使用部门应及时向学校办公室报告，并承担相应责任。

遵守会议室管理规定，是确保会议顺利进行的基础。各部门应共同维护会议室的正常使用秩序，为学校各项工作提供良好的会议环境。

第五章附则

为确保本规章制度的实施，特制定以下附则：

一、本规章制度自发布之日起