物业年终会议管理制度

物业年终会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强物业年终会议的管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

2.本管理制度旨在规范会议的组织、召开、记录和落实，遵循公开、民主、高效、务实的原则。

二、适用范围

1.本管理制度适用于物业公司年终总结会议及相关配套会议。

2.本管理制度适用于公司全体员工，包括但不限于管理人员、普通员工及临时工作人员。

三、会议类型

1.年终总结会议：对公司一年工作进行总结，分析存在的问题，提出改进措施，部署下一年度工作计划。

2.配套会议：包括专题研讨会、工作汇报会、部门协调会等，旨在解决年终总结会议中提出的问题，推动工作落实。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由公司综合管理部门负责。

2.综合管理部门应制定会议计划，报请公司领导批准后实施。

3.会议的组织与管理应确保会议内容的充实、有序，提高会议效率。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、无故缺席。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

3.与会人员应遵守会议纪律，尊重他人发言，不随意打断他人。

4.与会人员应积极参与讨论，为公司发展提出建设性意见和建议。

六、保密规定

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密的，与会人员应严格保密。

2.未经公司领导批准，不得擅自泄露会议内容。

3.违反保密规定的人员，将按照公司相关规定进行处理。

七、其他

1.本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

2.本管理制度解释权归公司综合管理部门所有。

3.本管理制度自发布之日起实施，如有修改，以最新版为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.综合管理部门根据公司工作计划和实际需要，拟定年终会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

2.提前通知与会人员，确保相关人员提前做好参会准备。

3.准备会议所需资料、设备、场地等，确保会议顺利进行。

二、会议通知

1.综合管理部门应在会议召开前一周，向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应通过邮件、短信或电话等方式发送，确保每位与会人员收到。

三、会议签到

1.会议开始前，与会人员应在签到处签到，领取会议资料。

2.综合管理部门应做好签到记录，以便于统计参会人员及发放会议纪要。

四、会议议程

1.会议主持人按照预定议程主持会议，确保会议内容充实、有序。

2.会议议程包括：年终工作总结、部门工作汇报、问题分析及改进措施、下一年度工作计划等。

3.会议主持人应控制好发言时间，确保会议议程顺利进行。

五、会议讨论

1.与会人员围绕会议主题展开讨论，提出建设性意见和建议。

2.会议主持人应引导与会人员积极发言，保持讨论的针对性和实效性。

3.讨论过程中，记录员要做好会议记录，特别是重要观点和决策。

六、会议决策

1.会议主持人对讨论成果进行总结，形成决策。

2.决策事项应明确责任部门、责任人及完成时限。

3.与会人员对决策事项进行表决，形成会议决议。

七、会议总结

1.会议结束时，会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.与会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

八、会议资料的整理与归档

1.综合管理部门应在会议结束后，及时整理会议资料，包括会议记录、表决结果、决策事项等。

2.将会议资料归档，便于日后查询和落实。

九、会议通知与纪要的发布

1.综合管理部门根据会议记录，编写会议纪要，经公司领导审批后发布。

2.会议纪要应发送给所有与会人员，以便于了解会议内容和落实相关工作。

十、会议流程的持续优化

1.综合管理部门应定期收集与会人员对会议流程的意见和建议，不断优化会议流程。

2.结合公司发展和实际需要，适时调整会议议程和形式，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.综合管理部门负责会议纪要的编制工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、与会人员、讨论主题、决策事项、责任部门及完成时限等。

3.会议纪要经公司领导审批通过后，及时发布给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的传达与学习

1.各部门负责人收到会议纪要后，应及时组织本部门人员进行传达和学习，确保每位员工了解会议内容。

2.对于涉及多个部门合作的决策事项，相关部门应共同研究，明确分工，确保协同推进。

三、责任部门的落实与执行

1.责任部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，明确责任人及完成时限。

2.责任部门应将实施方案提交给综合管理部门备案，并在规定时间内完成相关工作。

四、会议纪要的跟踪与监督

1.综合管理部门负责对会议纪要的落实情况进行跟踪与监督，确保各项工作按计划推进。

2.定期召开协调会议，了解各部门在落实过程中遇到的问题和困难，及时协调解决。

五、落实情况的反馈与评估

1.责任部门在完成决策事项后，应及时向综合管理部门反馈落实情况。

2.综合管理部门对各部门的落实情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

六、未落实事项的处理

1.对于未按期完成的决策事项，责任部门应向公司领导说明原因，并提出解决方案。

2.综合管理部门应加强对未落实事项的跟踪，必要时报告公司领导，确保问题得到及时解决。

七、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要落实完毕后，综合管理部门应将相关资料整理归档，便于日后查询。

2.建立会议纪要管理台账，对会议决策事项的落实情况进行汇总，为公司决策提供参考。

八、持续优化会议纪要跟踪落实机制

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题，提出优化措施。

2.结合公司发展需求，不断完善会议纪要跟踪落实机制，提高公司执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由综合管理部门统一管理。

2.需要召开会议的部门或个人，应提前向综合管理部门提交会议室预订申请，内容包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.综合管理部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置。

2.会议室内应保持干净、整洁，桌面摆放整齐，座椅舒适。

3.会议室应配备必要的信息化设备，如投影仪、音响、白板等，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

2.会议期间，与会人员应遵守会议室纪律，不随意移动桌椅、损坏设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保会议室恢复原状。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由综合管理部门负责维护和管理。

2.定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

3.会议前，综合管理部门应对设备进行调试，确保会议期间的正常使用。

五、会议室安全保障

1.会议室应定期进行消防安全检查，确保消防设施齐全、有效。

2.会议室内应设置明显的安全标识，提醒与会人员注意安全。

3.会议期间，综合管理部门应安排专人负责会议室的安全巡查，确保会议安全。

六、会议室环境卫生

1.定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量。

2.会议室内应配备足量的垃圾桶，垃圾分类投放。

3.与会人员应共同维护会议室环境卫生，共同营造良好的会议氛围。

七、会议室资源优化配置

1.综合管理部门应定期评估会议室使用情况，合理调整会议室资源。

2.提高会议室使用效率，避免资源浪费，为公司和各部门提供优质服务。

八、会议室管理制度的持续改进

1.定期收集与会人员对会议室管理制度的意见和建议，不断优化改进。

2.结合公司实际需求，适时调整会议室管理规定，提高会议室使用效果。

第五章附则

一