业务群会议管理制度范本

业务群会议管理制度范本第一章总则

一、目的与原则

为加强业务群会议管理，提高会议效率，明确会议职责，确保会议质量，制定本管理制度。本制度遵循高效、务实、公开、透明的原则，力求会议决策科学化、民主化。

二、适用范围

本制度适用于公司业务群各类会议，包括但不限于业务研讨会、项目协调会、工作总结会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期及议程召开的会议。

2.临时会议：因特殊情况或需要，临时召集的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，主持人由会议召集人指定。

2.会议召集人负责确定会议主题、议程、参会人员及会议时间等。

3.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议按议程进行，并对会议成果进行总结。

五、参会人员

1.会议参会人员由会议召集人确定，参会人员应具备相关业务知识和经验。

2.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

3.参会人员应积极参与会议讨论，发表建设性意见，并尊重他人意见。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，避免影响会议进行。

2.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，及时落实相关工作。

七、本管理制度的解释权归公司业务群管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度自发布之日起实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集人根据业务需要，确定会议主题、目标和预期成果。

2.会议召集人指定会议主持人，并根据会议主题、目标及业务相关性，确定参会人员名单。

3.会议主持人负责制定会议议程，明确会议讨论的重点、难点和预计时长。

4.会议筹备人员负责通知参会人员，并将会议时间、地点、议程等信息提前告知。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程及参会人员。

2.会议按照既定议程逐项进行，主持人应确保各项议题充分讨论，并根据实际情况调整讨论时长。

3.会议期间，会议记录人负责记录会议内容、结论和待办事项。

三、会议讨论与决策

1.会议主持人引导参会人员针对议题展开讨论，鼓励发表不同意见，形成共识。

2.讨论过程中，会议主持人应保持中立，确保讨论公平、公正。

3.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成明确的决策结果。

四、会议总结与闭幕

1.会议主持人对会议成果进行总结，明确会议决策和待办事项。

2.会议主持人征求参会人员对会议的意见和建议，以提高会议质量。

3.会议主持人宣布会议结束，并对参会人员表示感谢。

五、会议纪要的编写与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的编写。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果和待办事项等。

3.会议纪要由会议主持人审核后，发送给参会人员和相关人员，以确保会议成果的落实。

六、会议效果的评估与改进

1.会议结束后，会议主持人应对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.根据评估结果，会议主持人提出改进措施，以提高后续会议的质量和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，由会议主持人进行审批，确保纪要内容准确、完整。

2.审批通过后，会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式通知所有参会人员和相关人员。

3.会议纪要的发布应及时，以保证会议决策的迅速传达和执行。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中应明确各项任务的责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的工作计划，并确保按时完成。

3.会议主持人应定期检查任务进度，对责任人进行督促和指导，确保各项任务按计划推进。

三、跟踪检查与反馈

1.会议召集人或指定专人负责对会议纪要中列出的任务进行跟踪检查。

2.跟踪检查应定期进行，及时发现并解决问题，确保会议决策的落实。

3.责任人应主动向上级领导或会议主持人汇报工作进展，对已完成任务进行反馈。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司规定进行归档，以便于日后查阅和追溯。

2.归档后的会议纪要应设立查阅权限，确保信息安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议管理部门申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要落实情况的评估与改进

1.定期对会议纪要的落实情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.针对会议纪要落实中存在的问题，会议主持人应组织相关人员讨论，制定解决方案。

3.通过不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议决策的执行力和业务效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议召集人或指定人员提前向行政部门或会议室管理部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.预订成功后，预订人需在会议开始前确认会议室准备情况，确保会议设施设备齐全、功能正常。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意张贴物品。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，正确使用会议室设施设备，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议结束后，预订人应负责组织参会人员共同清理会议室，确保场地恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备状态良好。

2.定期对会议室设备进行检查、保养，及时维修故障设备。

3.会议召开前，预订人应提前检查设备功能，确保会议顺利进行。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如防火、防盗等，确保会议安全。

2.会议室内应设置保密文件柜，存放会议相关资料，以防泄露。

3.参会人员应遵守保密规定，不得擅自携带会议资料外出或泄露会议内容。

五、会议室资源优化

1.行政部门应定期分析会议室使用情况，合理调整会议室分配策略，提高使用效率。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等远程会议形式，节约会议室资源。

3.推广无纸化会议，减少会议室使用过程中的纸质文件，提高环保意识。

六、会议室管理反馈与改进

1.定期收集参会人员对会议室管理工作的意见和建议，提高会议室服务质量。

2.针对存在的问题，及时调整管理制度，优化会议室管理流程。

3.通过持续改进，提升会议室管理的专业化和规范化水平。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，