总裁办公会议管理制度

总裁办公会议管理制度总裁办公会议管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为加强总裁办公会议的管理，规范会议流程，提高决策效率，确保会议结果的落实，根据公司章程及相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总裁办公会议的组织、召开、记录、落实及会议室管理等相关工作。

第三条定义

总裁办公会议：指公司总裁主持召开的，研究、决定公司重大事项和重要工作的会议。

参会人员：指与会议议题相关的公司领导、部门负责人及相关工作人员。

会议纪要：指对会议过程、结论和决定进行记录的文件。

第四条会议原则

1.高效原则：会议应注重实效，议题明确，议程紧凑，确保会议在规定时间内完成。

2.民主原则：会议充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见，为公司决策提供参考。

3.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员需严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

4.落实原则：会议决定的事项，相关部门和人员应严格按照要求执行，确保会议成果得到有效落实。

第五条会议组织

1.会议召集：总裁办公会议由总裁或其授权人员负责召集。

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前，将会议时间、地点、议题等内容通知参会人员。

3.会议议程：会议召集人应根据公司工作需要，提前拟定会议议程，并报总裁审批。

4.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议召集人负责统计参会人员。

第六条会议召开

1.会议主持人：总裁办公会议由总裁主持，总裁因故不能参加时，可指定其他公司领导主持。

2.会议时间：会议召开时间原则上为每周固定时间，如遇特殊情况，可临时调整。

3.会议地点：会议地点为公司会议室，如有特殊需要，可另行安排。

4.会议纪律：参会人员应按时参加，保持会场秩序，手机等通讯工具应调至静音或振动状态。

第七条会议纪要

1.会议纪要由会议召集人或指定人员负责记录，记录内容应真实、准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、结论和决定等内容。

3.会议纪要应在会议结束后及时整理，报总裁审批。

4.会议纪要经总裁审批后，以适当形式通知相关部门和人员执行。

第八条落实与监督

1.会议决定的事项，相关部门和人员应按照要求及时办理。

2.会议召集人应对会议决定的落实情况进行跟踪督促，确保会议成果得到有效执行。

3.总裁办公室负责对会议纪要的执行情况进行检查，对未按期完成的事项进行催办。

第九条保密与公开

1.会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密规定。

2.会议纪要应根据公司规定，确定公开范围和方式。

第十条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本制度的解释权归总裁办公室所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.议题征集：会议召集人负责提前向公司各部门征集议题，各部门应结合工作实际，提出需总裁办公会议讨论的事项。

2.议题筛选：会议召集人根据各部门提交的议题，进行筛选、整理，拟定会议议程草案。

3.议程审批：会议议程草案提交给总裁审批，总裁审批通过后，会议议程正式确定。

4.会议通知：会议召集人应在会议召开前，至少提前3个工作日将会议时间、地点、议题等内容通知参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人：总裁办公会议由总裁主持，主持人应确保会议按照既定议程进行。

3.议题讨论：会议主持人按照议程逐项引导参会人员进行讨论，鼓励大家充分发表意见。

4.决策与结论：在充分讨论的基础上，总裁根据会议情况作出决策，明确责任部门和完成时限。

三、会议记录

1.会议记录：会议召集人或指定人员负责记录会议过程、结论和决定。

2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整，尤其要记录下总裁的重要指示和决策。

3.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、结论和决定等内容。

四、会议纪要审批与发布

1.会议纪要审批：会议纪要整理完成后，应报总裁审批。

2.会议纪要发布：会议纪要经总裁审批通过后，以适当形式通知相关部门和人员执行。

五、会议落实与反馈

1.事项办理：责任部门根据会议纪要要求，及时办理会议决定的事项。

2.落实跟踪：会议召集人应对会议决定的落实情况进行跟踪督促，确保会议成果得到有效执行。

3.反馈机制：各部门应定期向总裁办公室反馈会议决定事项的办理进度和结果。

六、会议评估与改进

1.会议评估：总裁办公室定期对会议流程、效果等方面进行评估，收集意见和建议。

2.改进措施：根据会议评估结果，总裁办公室对会议管理制度进行修订和完善，以提高会议效率和质量。

本章内容旨在规范总裁办公会议的流程，确保会议的顺利进行，为公司决策提供有力支持。参会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经总裁审批通过后，由总裁办公室以书面形式发放给参会人员及相关部门。

2.会议纪要的发布应确保及时性，以便各部门迅速了解会议决策和任务分配。

3.对于涉及多个部门或重大决策的会议纪要，总裁办公室应组织专题会议或通过内部通讯等方式进行传达和解释。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的事项，应具体分配至相关责任部门和责任人。

2.责任部门和责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，明确时间节点和完成标准。

3.总裁办公室负责监督任务分配的合理性，并确保各部门对会议决策的理解和执行一致。

三、落实进度监控

1.责任部门应定期向总裁办公室报告会议纪要事项的执行进度。

2.总裁办公室建立会议纪要执行进度跟踪表，对各项任务的完成情况进行监控。

3.对于执行进度滞后或存在问题的任务，总裁办公室应及时了解原因，并提出改进措施。

四、落实结果反馈

1.责任部门在完成会议纪要事项后，应向总裁办公室提交书面报告，包括执行过程、结果和后续建议。

2.总裁办公室对反馈结果进行汇总，形成会议纪要执行情况报告，提交给总裁。

3.对于执行效果良好的事项，应予以通报表扬；对于执行不力的事项，应追究相关责任。

五、持续改进与闭环管理

1.总裁办公室根据会议纪要执行情况，分析存在的问题，提出改进措施。

2.对于重复出现的问题，应深入分析原因，完善相关制度和流程，防止问题再次发生。

3.建立会议纪要落实的闭环管理机制，确保每一项会议决策都能得到有效执行，形成良性循环。

本章内容旨在强化会议纪要的落实工作，通过明确的责任分配、严格的进度监控和有效的结果反馈，确保公司决策的执行力，促进公司目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由总裁办公室负责管理。

2.预订流程：需使用会议室的部门应提前向总裁办公室提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.总裁办公室根据申请情况进行协调安排，确保会议室使用合理有序。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会议室设备由总裁办公室负责定期检查和维护，确保设备正常运行。

3.会议室布置应简洁大方，符合公司形象，座椅、空调等设施应保持舒适。

三、会议室使用规范

1.会议室使用遵循“先用先得”原则，已预订的会议室不得随意占用。

2.会议开始前，使用部门应提前进入会议室进行准备工作。

3.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得在会场内吸烟、进食。

4.会议结束后，使用部门应及时清理会场，关闭设备电源，确保会议室整洁。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，参会人员应保管好个人物品，贵重物品应随身携带。

2.会议室内的设备、物品不得随意损坏或带走，如有损坏，应照价赔偿。

3.总裁办公室负责定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室保密要求

1.会议室内讨论的内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密规定。

2.会议结束后，使用部门应妥善处理会议资料，防止泄露公司机密。

3.总裁办公室对会议室进行监控，确保会议安全。

本章内容旨在规范会议室的管理和使用，为公司各类会议提供良好的会议环境，保障会议的顺利进行。各部门应严格遵守本章规